高校办公室职责及工作效率研究

　　【摘要】高校办公室是高校行政管理工作的综合职能部门，因此，提升办公室工作效率，是提高学校行政管理工作效率的重要保障，也是提高教学质量的重要保證。更为重要的，是落实习近平总书记对办公室工作提出五个坚持的重要举措。为此，本文从“内政外联效率”、“上传下达效率”、“综合督办效率”三个方面，探讨高校办公室的职责及其工作效率，旨在为高校办公室提高工作效率提供参考依据。
　　【关键词】办公室 职责 工作效率
　　2014年5月8日，中共中央总书记习近平在中央办公厅视察调研时，从政治、能力、作风、精神和纪律五个方面对办公室工作提出五个坚持的要求，为新时期办公室工作指明了方向，提出了更新、更高的标准。根据习近平总书记的讲话精神，结合高校办公室的工作实际，本文专门针对办公室工作中五个坚持的要求，论述如何提升高校办公室的工作效率。
　　高校办公室通常是指校办公室、学院办公室、系办公室。按照高等院校现行行政管理体制，校办公室是全校行政管理的中枢，院办公室是全院行政管理的中心，而系办公室则是全系教学与科研的协调中心。三级办公室行政管理体系，构成了高校行政管理上下联动、左右协调、横向到边、纵向到底的督办格局。然而，从实际情况来看，大多数高校只设有校办公室和院办公室，从而形成二级行政管理体系。而系办公室职能工作主要由系主任来承担。为了论述的方便，本文统称“办公室”。
　　办公室是高校行政管理工作的综合职能部门，承担着教学、科研和后勤管理工作中“联系内外、沟通左右、承上启下”的中心枢纽作用。它是校院领导班子实现管理职能的重要机构，其工作效率的高低直接关系到行政管理效果的好坏。为此，本文首先从以下三个方面探讨办公室的职责及其工作效率。
　　一、内政外联效率
　　办公室既是日常事务工作的督促检查机构，又是各项工作正常运转的枢纽，既是学校对外交往的联络官，又是对外树立文明形象的窗口。因此，办公室的首要职责就是对内进行各项行政管理工作的督办，对外进行联系工作。由此可见，办公室的行政工作效率与外联工作效率，是高校行政管理工作能否顺利进行的关键。
　　高校各项教学科研和后勤保障工作十分复杂，千头万绪，因此，办公室要充分发挥参谋和督办作用。其中，最重要的是要协助领导制定行政管理工作规范和规章制度，使各项工作有条不紊。这是办公室内政效率最重要的体现。与此同时，学校制定的各项规章制度，以及教学与科研发展规划，也要靠办公室进行有效督办，落实到各项工作之中。因此，督办是办公室内政效率又一重要体现。
　　随着高等教育体制改革的深入，学校与社会、其他高校之间的交往和联系更加密切。因此，办公室要成为学校对外联络工作的大使，成为学校文明形象的代言人。无论是对外接待工作，还是对外合作工作，都要以诚相待，以理服人，忠诚地完成学校每一项对外联络工作。这就是外联效率的重要体现。
　　二、上传下达效率
　　上传下达，是办公室工作的基本职责。在实际工作中，办公室要把领导交办的事项及时传达下去，将各部门及教职工的意见及时反馈上来，使上下信息得到及时沟通。在上传下达过程中，对学校会议下达的文件以及集体决定的事项，必须及时落实到经办单位；对各部门和教职工的请示报告要及时提交有关领导，并根据领导批示交由有关部门处理。此外，还要及时向当事人反馈处理结果。
　　上传下达是办公室的日常工作，因此，办公室上传下达的工作效率主要表现为及时、到位、落实、反馈，做到及时不延时，到位不走位，落实不落空，反馈不虚假。成事不误事，办事不添乱，传达不拖延，这是办公室工作效率的底线。此外，还要做好文件下达与执行反馈的整理汇总工作，及时追踪执行情况的进展，督办未完成的事项。
　　三、综合督办效率
　　办公室不是决策机构，而是督办机构。它是学校决策与执行单位之间的桥梁与纽带，既传达决策机构的指令，又反馈执行单位的结果。因此，它是学校决策及各种事项贯彻到学校各部门，再进行落实的督办机构。
　　督办工作可以分为三个层次，即长期规划与计划的督办、年度工作计划的督办、学期工作计划的督办。凡是由办公室负责下达的计划、事项和具体任务均由办公室督办，因此，办公室在督办工作中应做到“亦缓亦急、亦宽亦严、亦点亦面”，从而真正做到亦督亦办。
　　所谓亦缓亦急，是指有些事项规定在一定时期内完成，而有些事项必须完成，因此，办公室应在督办中分清轻重缓急，做到有条不紊。亦宽亦严，是指有些工作政策性较强，而有些工作则灵活性较强，对于政策性较强的工作要严，而对灵活性工作要宽松，让执行单位灵活掌握，因此，督办工作应做到宽严相济。所谓亦点亦面，是指督办工作要坚持轻重有别、点面结合的原则。特别是学校推行的教学科研和后勤保障工作的创新与改革，应进行试点，由点带面。此外，要杜绝督办工作各取所需的做法，正真做到督而得法、办必见效的良好效果。
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