行政办公系统工作体系研究

　　[摘    要] 行政辦公系统是企业管理体系的有机组成部分，新形势、新任务、新要求给行政办公系统带来了新挑战和新问题。本文尝试通过对行政办公系统工作进行体系评价，在战略引领和文化建设的背景下，形成一份用于研究行政办公评价体系效果的报告，促使行政办公系统工作在后续的体系建设过程中适应企业管理体系要求，从而实现现有管理和未来要求的有效衔接和顺利过渡。
　　[关键词] 行政办公系统;企业管理;未来要求
　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 21. 041
　　[中图分类号] F272.9    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2018）21- 0102- 02
　　1      研究背景
　　行政办公系统作为企业管理体系的核心组成部分，是这个大系统中最具活力、最有战斗力的子系统，既从属于企业管理体系，又服务于企业管理体系，同时它自身作为一个有机整体，又具备相对独立和明确的功能，通过与企业其他职能系统相互作用，共同确保公司有效运行，在企业发展建设中发挥重要的综合枢纽、服务窗口和参谋助手作用。因此，行政办公系统应该是公司战略的坚定执行者，改革创新的先行者，这需要行政办公人员以系统的思维方式去思考、用系统的工作方式去推进，以企业战略为引领，以管理政策为指导，以产品实现为主线，以过程管理为核心，以管理工具为抓手，开展体系建设，从职能管理为主向服务保障为主转变，建成上下一体的行政办公系统。
　　2      研究目标
　　在行政办公系统战略引领和文化建设的背景下，利用行政办公系统评价体系，将行政办公系统工作从理念、文化、制度和管理等四个方面进行提升，使得行政办公系统转变工作方式，适应企业管理体系要求。
　　通过对办公系统文化、使命、愿景及战略的定位，细化各项管理指标，提升评价体系的科学性。通过完善指标体系具体解决以下几方面问题：一是明确行政办公系统的总体设计，提升总体把控能力，解决行政办公系统结构性问题。二是强化行政办公系统核心能力，促进各要素之间的协同力，解决行政办公系统功能性问题。三是丰富行政办公系统管理工具，创新管理方法，解决行政办公系统效率和一致性问题。
　　3      行政办公系统评价体系的构成
　　为适应现代企业管理要求，行政办公系统必须具有“一致性、高效性、有效性、安全性”的特性，而现实中，行政办公系统在运转体系和管理体系方面仍无法完全达到上述“四性”的要求，主要原因在于：一是行政办公系统职能战略不够清晰;二是业务条线的建设和管理尚有差距;三是还未形成一套系统、先进的工具方法;四是办公系统团队建设尚有差距;五是行政办公效率还有提升空间;六是还未形成较为系统、引导性较强、具有办公系统特色的文化。
　　因此，行政办公系统必须着力提升“谋划能力、沟通能力、执行能力、应变能力”四大能力，扎实开展“组织建设、业务建设、队伍建设、文化建设”四大建设，有效发挥“统筹协调、参谋助手、服务保障”三大功能。
　　行政办公系统评价体系也必须在上述战略与文化的背景下进行建设，进一步突出指标的可操作性和可考核性，优化评价结构，完善评价方法，做好评价激励。
　　3.1   优化综合评价结构
　　在综合评价的整体框架内，简化业务条线评价维度，优化条线设置，针对企业职能设置的实际情况，设置类似督办工作、接待办会、信访工作、公文管理、档案工作、外事工作、信息工作、保密工作、值班工作、治安保卫、公务用车等多个行政办公业务条线。
　　3.2   完善综合评价方法
　　一是加大对企业行政办公系统“一致性、高效性、有效性、安全性”建设的支持力度和推进程度的评价。二是在评价指标设置、权重分配中充分考虑任务承担工作量和完成质量等因素，引导行政办公系统将工作重心转变到建立能力、完成任务上来。三是充分量化指标，避免模糊性表达及指标设定，以便各业务条线在推行及自检过程中有据可依。四是尝试在部分条线推广交叉复核机制的运用，在评价过程中促进行政办公业务条线相互学习和借鉴。
　　3.3   突出评价的激励作用
　　一是充分平衡各业务条线的重要性，按照业务条线平均分配先进名额。二是充分考虑行政办公人员团队内部的竞争力度，按照权重分数比例分配先进个人额度。 三是设置先进集体奖项，引导集团公司和各类所属单位均衡行政办公系统发展，打破条线间壁垒及行政工作界限，便于行政办公系统强化条线合作的掌控，从而深化行政办公系统人员“集体意识、服务意识、客户意识”。
　　4      行政办公系统评价体系运行方法
　　4.1   提升思想意识，推动行政办公系统一致性建设
　　引导企业集团及各所属机构积极对照评价指标，统一管理政策、统一管理方法、统一管理工具，形成条线工作合力，在为公司做好服务保障的同时，增强对行政办公系统职能的体系管理意识。
　　集团公司应引导各所属机构按照行政办公系统评价指标的有关要求，明确各自的管理要求、管理流程和联系人，从而使得行政办公的管理更加规范化。
　　4.2   利用多元信息化手段，提升行政办公系统高效性运作
　　为更好地发挥行政办公系统行政枢纽的作用，确保公司事务性工作有序运转，行政办公人员应积极开拓工作方法，利用多种信息化手段，保障信息流转的畅通。
　　一方面，可以建立统一的公文管理、督查督办、外事管理等信息化系统模块，通过扩大办公信息化覆盖范围，尽量将每项办公业务处理过程信息化，实现行政办公管理方法的统一、管理平台的统一和管理信息的互联互通。另一方面，各行政业务条线应以工作任务为出发点，利用短信群、微信群等移动平台，建立多个工作团队，使得信息发布可以第一时间到达所有相关人员，不受场地及电脑设备的限制，极大提高信息传输的效率，提升各业务条线的凝聚力。
　　4.3   加强调研和反馈，确保行政办公系统工作的有效性
　　为更好地做好顶层设计，保障行政办公系统工作的效果，一方面，应加强调研，学习相关经验，为评价体系研究提供框架，为办公系统工作的统筹策划提供依据。另一方面，企业应将集团公司及各所属机构的行政人员组成联合团队，相互学习，通过共性问题的借鉴、个性问题的讨论，及时交流条线工作评价情况，共同推动办公系统职能作用的发挥。
　　4.4   规范标准和流程，强化办公系统工作安全性
　　行政办公系统应梳理、制定条线工作规章制度，形成职能条线顶层制度与操作细则相匹配的两级文件体系，从而使得行政办公系统工作根据国家有关要求及企业发展现状，有章可循、有据可依。
　　通过行政办公评价体系的推行，使得行政办公系统均受益匪浅，成果显著。作为行政服务保障枢纽，行政办公系统据此一方面可以全面有效提升自身能力，发挥好支撑和保障作用;另一方面可以优化管理流程、组织机构和工具平台，持续提高了行政办公效率。从而使得行政办公的工作围绕核心业务，持续推进制度化、流程化、标准化、信息化，实现行政办公系统业务的规范高效运行。