高职院校行政秘书工作现状及改善对策

　　【摘 要】行政秘书是各高职院校中不可或缺的一支团队，他们是高职院校行政管理层与师生员工间相互沟通的桥梁和纽带。本文对行政秘书工作的特点进行了分析，对高职院校行政秘书工作中存在的问题进行了剖析，并提出了改进对策。
　　【关键词】高职院校 行政秘书 工作现状 对策
　　【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2014）29-0048-02
　　高职院校行政秘书既是学校教学管理层的参谋和助手，又是管理层与师生间交流的纽带和桥梁，是管理部门中必不可少的一支力量。但院校行政秘书尚未得到应有的重视，而且工作以广而多、杂而乱、细而碎“著称”，工作中缺少交流，引发很多问题，影响了师生之间的关系和工作效率。因此，通过对高职院校行政秘书工作的现状进行分析，提出改进的对策，从而更好地开展行政工作。
　　一 行政秘书的工作职能
　　1.文书工作
　　协助领导要求，撰写各项档案材料，制订相关工作计划；批转传阅上级相关文件和其他事项的通知；校园对内对外文稿的草拟、审校、打印和发布，如年度工作计划、工作总结、通知和申请报告等；负责上报各类档案的校对、呈送和存档管理工作；会议纪要的整理，校园动态更新等。
　　2.人事工作
　　完成校园教职工岗位聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定、人事调动工作；负责办理校行政领导、协管的离退休人员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会福利等待遇的登记造册、报批、领取、分发手续等工作。
　　3.行政工作
　　主要涉及各类信息资料、来函的归档和保存；根据校园建设要求，进行人员培训；协助领导督促各项工作计划、制度实施落实；会议安排、会务筹备的工作；审核有关文档的签署，证明材料；掌握学生的休学、复学、转学、退学等信息，并及时做好归档备查工作。
　　二 行政秘书的工作特点
　　1.辅助性
　　行政秘书工作不能脱离领导而独立存在。行政秘书工作是围绕领导以及相关上级部门的工作内容展开，协助完成教学相关内容，这是秘书工作中最核心的职能。校领导不仅要负责行政工作，还要兼顾其他事件处理、访问学习，因此工作不能面面俱到。这就需要行政秘书帮助督促与跟进领导布置的工作，及时反馈在教学管理中的重大事件，做到提醒与汇报。
　　2.协调性
　　行政秘书的协调工作主要是辅助领导化解纠纷、理顺关系、提高工作效率，保持最优化的过程。行政秘书是处在管理层、教师、学生中的一个信息交汇处，各项工作要在各个部门、多方面的配合下完成。在工作中，行政秘书要主动收集上级下达的指示，与部门领导进行沟通做出方案安排，将工作要求及时准确地传达到各个部门，并在执行过程中做到答疑和督促工作。
　　3.服务性
　　服务是行政秘书工作的核心表现，既要服务领导、服务教师，也要服务学生。行政秘书比教师更直接地接触到领导，要在领导与教师间做好沟通工作，将上级的工作要求完整准确地传达给教师，并将其间的工作难题转达给上级。对学生的服务，要考虑到学生的年龄、心智，进行最有效的沟通，耐心地解答学生的问题，不能出现厌烦情绪。
　　4.规律性
　　行政秘书的主要工作是协助上级处理好日常教学管理工作，主要包括工作情况统计，档案整理及归类、汇总等。工作杂、数量多，属于常规工作，每天都会有各种琐碎的事务要处理，因此每项工作都要安排好时间，做好备忘，不能拖拖拉拉。
　　三 高职院校行政秘书工作中存在的问题
　　1.学校方面
　　第一，领导对行政秘书的重视度和承认度不够。由于一
　　些传统的思想观念，大多数人轻视文秘工作，把它单一地理解为接电话、收发文档等事务工作，更有人称之“花瓶职业”。在校园中，有些教师歧视秘书工作，认为学历水平低，教学能力不达标的人才会应聘教辅工作。行政秘书也往往会把这一阶段作为跳板，等到有能力进行教学时，努力转到教学编制。因此，行政秘书在平常的岗位中失去了原有的工作热情，并且缺少成就感。
　　第二，学校在对行政秘书利益分配和评定职称方面存在不合理现象。在校园评定秘书职称中，往往忽视了秘书的特殊性。对于教师的评定有一套完整的评价体系，通过取得不同的职称来提高个人收入，得到工作上的满足。但是行政秘书的评定却恰恰相反，工作量巨大也得不到相应的尊重和理解，相对应的工资和升值空间也很难得到，这使得许多行政秘书在岗位上感觉前途渺茫，在转岗和转行中做抉择。
　　第三，行政秘书的专业能力较弱，学历层次和技术职称偏低、现代管理知识缺乏。“据统计，我国16所重点高校的教学管理人员年龄在45岁以上的占总数的52.5%，大专以上学历占72%，学过现代管理知识的仅占11.6%。”① 有资料显示，绝大多数教学秘书所学专业与所从事的工作不一致，而大多数教学秘书的学历在专科以下，技术职称在中初级，甚至没有技术职称。据了解，大多数行政秘书没有接受过专业的秘书上岗培训。
　　第四，行政秘书的工作压力大，项目多且繁杂。行政秘书的大多数工作都属于事务性工作，这些工作没有过多的技术性，对职位的要求也不高，导致了工作的创新能力下降。长时间从事这样的工作，将影响自身价值的体现，容易产生厌烦心理。
　　2.个人方面
　　第一，工作效率低。高职院校行政秘书的工作涉及各个方面，每天从安排会议、传阅档、接待来访者，到整理各项档案，并要完成领导布置的一些临时事务，使得行政秘书不能专注一件事务。比如，在统计一项获奖数据时，会有一些学生需要重新办理或是注册学生证，或是上级有重要文件需要签发，这就严重耽误了数据统计的工作进度，甚至影响该项工作的精确度。
　　第二，人际关系紧张。行政秘书作为领导的参谋，与领导关系密切，地位自然变得微妙。当行政秘书下发一项工作时，班主任会有习惯性的抵触心理，因为他们不仅每天有多节课要教学，还要负责管理一个班级，而且不太认可行政秘书的职务，所以一般的行政秘书刚上岗时会有一段时间的调适期。要尽力做好与班主任和学生的沟通工作，做到互相理解，要时刻摆正自己的位置，做到参谋而不越权，始终以学校规章制度办事，不以个人喜好作为评价标准。