【XX学院档案管理制度】XX学院

XX学院档案管理制度 为了更加完善学生、教职工的档案管理，现就学院档案管理制定以下制度：
一、档案的收集 1、学生校内档案于新生入学现场进行建档，并根据实际收取材料在档案袋封皮所粘贴的目录(见附表1)上进行标注；
（注：新生入学现场不收取高中档案） 2、迎新结束后，学生校内档案转致班主任（商学院）或年级组长（XX学院）处，班主任或年级组长需核对、检查档案内存放资料，并补足所缺资料。同时，班主任或年级组长开始收取高中档案，并于当年的12月31日前，由学生科汇总、院办牵头将校内档案交至学院档案室存放，高中档案交至学校档案室存放。(注：凡计划外专业学生，一律不准收取高中档案。) 3、新教职工入职后，行政科需十个工作日内，将档案目录（见附表2）中所要求的材料收集齐全，建立好档案，并将档案存放于学院档案室。

二、档案的借阅、领取及领取方式 （一）档案的借阅 1、学生校内档案存放于档案室后，除转专业、当兵入伍或退学原因外不可借阅，以免遗失；

2、教师档案仅行政科及教务科为完成学校所要求的数据或相关资料收集时可借阅，借阅时需进行签字备案。

（二）档案的领取 1、学生当兵入伍、转专业、退学及自动流失的档案领取：
①如学生当兵入伍，该生高中及校内档案需从该班取出交由档案室负责人单独保存在学校档案室（高中档案）及学院档案室（校内档案），并于学生退伍返校后转交至插班班级负责人并放入该班档案中；

②如学生转专业，该生需于办理转专业手续时将其高中档案、校内档案一同转走；

③如学生退学，该生需在办理退学手续时需将其高中档案取走；

2、毕业生档案领取 毕业生档案整理时，班级负责人可整班领取该班的校内档案及高中档案，并将毕业生的高中档案封存在学生的校内档案袋中，待学生毕业后由学校统一通过机要寄至毕业生户口所在地的人力资源和社会保障局（或当地人才市场）；

3、特殊档案处理 ①毕业生未按时领取或退回的毕业生档案（含毕业证和报到证），由班主任或年级组长交至招生就业科后统一存至学院档案室，后期领取需学生本人按学校规定办理相关手续及提交相应材料后，方可由招生就业科负责老师为其发放档案；

②由于自动流失或其他任何因为而遗留下来无人领取的学生高中档案，各班级负责人需将此类档案交至学院档案室负责人统一存放。

③学生退学或是自动流失，其校内档案一率不予发放，待班级档案更新时取出并交由学院统一处理；

（三）领取方式 1、学生校内档案、高中档案的领取（非正常毕业的发放），均需该生班级负责人及学生本人共同领取并共同签字确认，如委托他人办理领取手续，需要提交学生本人签字的委托书及学生本人与被委托人身份证复印件进行存档备案。

三、档案的更新 每年的4月份及10月份（整月）为档案更新时间，更新项目及方式如下：
1、教职工如有新获得的职业资格证书、职称、科研成果、荣誉证书、等相关资料，需提交至行政科并由档案室负责人进行存档；

2、学生如有新获得的荣誉证书、职业资格证书等相关资料，需提交至学生科，并由学生科统一安排存放于相应的学生档案中。

四、档案的存放 学生、教职工的所有档案有学院行政科统一存放于学院档案室，专人负责，严防信息泄露现象。

附件：
1、学生档案目录 2、教职工档案目录 3、档案收集、存放流程图 XX学院 XX年XX月XX日 附1 ：学生档案目录 学院学生档案资料一览表 姓名：
学号：
序号 材料名称 是否提交 备注 1 军训表 2 体检表 3 报到程序表 4 家长告知书 5 公寓禁止外注、 禁止使用违规电器告知书 6 安全协议书 7 身份证复印件 8 一寸照片 9 学生详细信息表 10 备注 附2：教职工档案目录 学院教职工档案资料一览表 姓名：
入职日期：
序号 材料名称（基本材料） 是否提交 备注 1 教职工基本情况登记表 2 身份证复印件 3 毕业证书复印件 4 学位证书复印件 5 序号 材料名称（专职老师部分） 是否提交 备注 1 教师资格证复印件 2 职称证书复印件 3 科研成果 序号 材料名称（其他） 是否提交 备注 1 教职工岗位变动审批表 2 3 附件3: 学生档案收集、存放流程图 迎新现场校内档案建档 转至班主任/年级组长核对档案 由学生科牵头、院办配合检查档案 校内档案存放于学院档案室 开始收取高职学生高中档案 高中档案存放于学校档案室 同时 迎新结束后 检查无误后 核对完毕后 注：
1、迎新现场不收取学生高中档案；

2、非高职学生，一率不收取高中档案；