基于财务联络员服务模式下的高校财务服务新思路的探讨

　　基金项目：福建省教育厅A类人文社会科学研究项目“基于网络环境下高校会计信息系统化的研究”阶段性的研究成果
　　中图分类号：F234 文献标识码：A 文章编号：1002-5812（2015）22-0036-03
　　摘要：本文深入剖析高校“报账难”的问题，提出一种基于网上预约与财务联络员预审相结合的服务新模式。通过重构报账流程，运用数据共享技术，将网上报账系统、网上薪酬系统及账务系统进行有效融合，实现网络预约信息可实时写入账务系统，并在财务联络员定点集中初审后，直接生成相关凭证信息的功能，从而有效缩短业务流程，提高报账效率。
　　关键词：财务 联络员 服务方式 数据共享
　　着高校办学规模的扩大，高校的资金来源日趋多元化，资金量越来越大，于是一方面出现因财务事项激增，财务人员的工作压力随之增大，甚至不堪重负；而另一方面，报账人员需花费大量的时间和精力去处理报账业务，主管领导对于频繁零星的审批签字也很反感，报账难的现象日益严重，迫切需要探索一种方便高效的财务服务模式，来应对高校财务报账所面临的挑战，适应学校内涵发展、可持续发展的需要，实现社会效益和经济效益双赢的目标。在日趋繁杂的经济业务环境下，如何运用先进的信息系统，探索全新的财务服务新思路——财务联络员报账方式来提高财务服务效率及服务质量，解决“报账难”的问题，已成为高校亟待解决的问题。
　　一、目前高校财务服务模式的现状
　　目前，高校收入来源呈现多样化，支出内容日益复杂化，财务部门的工作量成倍增长，但相应的财务审核人员并没有增加，业务量的激增与人员不足的矛盾越来越突出。财务报账已成为全国各大高校师生的一大难题。
　　为了应对日益倍增的财务事项，缓解报账难的问题，各高校财务部门想尽各种办法，如用自动排号机、开发网上预约系统等，但因每天财务部门所能处理的业务有限，只能在排队人数总量上有所限制。财务报销“一号难求”导致报账人员办理报销业务时和财务人员的矛盾冲突频发。究其原因：一是一些报账人员不熟悉财务业务处理流程，容易出现错误；报账排队等待时间过长，甚至部分报账人员在长时间等待后仍无法完成报账，因此，对财务部门意见较大。二是高校财务制度在执行过程中，许多财务事项均需相关部门的领导进行审签，包括一些设备采购、科研经费、专项经费等支出，部分金额较大的经费支出还需分管校领导审签。审签人对这类财务事项进行审签时，顾及报账人员的面子，没有考虑财务部门意见，难免会出现错误或者违背意愿的审批情况。为此，许多审签领导也对财务部门意见较大。三是财务工作量剧增与高校财务人员紧缺的矛盾。高校财务人员，尤其报账大厅的财务审核人员，均是在报账人员的注目下紧张地处理业务，工作量大，心里压力也大，无法对所承接的业务进行仔细、专业的判断，容易出现疲劳和差错状况，长此以往不但严重影响高校财务工作人员的工作热情及工作效率，财务风险也随之加大。
　　二、重构财务服务体系——财务联络员服务新模式的理论依据
　　针对以上问题，从重构财务服务体系的角度出发，运用先进的技术手段，本文提出财务联络员服务的新模式，以期达到提高服务工作水平及效率的目的。并通过该模式的运行，达到师生满意、财务工作量降低的双赢效果。
　　财务联络员新模式从理念上打破了传统的广大教职员工到财务部门报账方式，在该服务模式下，高校财务部门首先要建立财务联系人制度，每周定期派财务人员定点到学院报账、答疑解惑；其次，定期培训学院报账人员，使其具备一般财务人员的业务知识；再次，利用现代化信息手段，实施网上预约报账系统、网上薪酬系统等，减少报账中间环节，减少报销人等待的时间，切实提高服务工作水平及效率；最后，联合运用高校账务系统，将报账人员初步填制的单据扫描至账务系统，直接生成有效的财务凭证，从而达到降低财务工作量的效果。
　　三、财务联络员服务新模式的实施流程
　　（一）运用数据共享手段重构网络，实现网上报账的流程
　　随着网络技术的发展，越来越多的信息手段运用到高校财务工作中，高校财务要实现网上自助报账，首先要解决财务内部网络信息与校园网财务信息的交互采集数据问题。在保证财务信息与互联网信息安全的前提下，搭建网上预约报账及网上薪酬的流程。本研究运用网络拓扑结构改革高校财务网络问题，具体如图1所示。
　　如图1所示，财务信息内外网的交互是由2条单向链路分别获取数据，首先将财务内部的财务信息发送至一台带有双网卡前置机，再通过网闸的映射技术，将数据写入到外网相关的数据库；同时，外网的数据库将相关的财务信息发送至外网的前置机，再通过网闸的技术，过滤到内网服务器。通过这样的闭路链接，不但保证了信息的实时交互，同时也保证了财务信息安全。
　　（二）运用先进的网上预约报账及网上薪酬系统，推行财务联络员新模式
　　在解决财务信息内外网信息交互问题后，构建网上预约报账及网上薪酬系统。这两个系统顾名思义是能够直接利用互联网技术实现预约报账或办理领款业务的功能。目前，高校所运用的这类系统基本上是由天财、天翼等软件公司开发的产品。下文将重点阐述如何运用这两个系统，结合财务联络员新制度，推行财务服务新模式，有效达到缩短排队时间，提高报账效率，缓解报账难的问题。
　　（三）实施网上预约报账及网上薪酬系统的流程
　　高校财务在日常报账过程中，通常由项目负责人安排报账人员到财务报账，因此，在报账过程中，通常有报账人、项目负责人、相关分管业务的审签人及财务审核人员等多种角色。如此多的角色，如何统一到网上预约报账及网上薪酬系统处理不同的业务，成为系统要解决的问题。为此，系统为这些角色设置不同的权限，而这些权限也是由项目负责人来进行设置的。具体如下。
　　首先设置项目负责人权限。由于项目负责人要对所负责的项目承担相关的经济责任，因此，项目负责人应有报账、领款、查询等的最高权限，系统会给项目负责人赋予所负责项目的最高权限。其次，在项目负责人拥有最高权限后，项目实施过程中，发生经济业务需要报账人进行报账时，项目负责人就可以将所负责的某项项目授权给报账人（可为课题组的教师或者研究生），报账人使用工资编号或者学号登录到网上预约报销系统，根据系统的提示填写相应的报销单据或者领款信息，并打印带有二维码信息的报销单据，再粘贴原始凭证信息，按照约定的时间递交给财务联络员。财务联络员定时到各指定地点进行初步审核，审核无误的单据带回计财处直接将相关财务信息扫描进内网账务，检查核对后直接通过无现金报账系统转账至相关账户，完成报账流程；若审核有问题的单据，经过沟通联系后，提出书面退回原因，密封后递交给学院财务秘书，由学院财务秘书负责退回。具体流程如图2所示。