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信息技术下的会计控制研究_现代信息技术在会计中的应用

无忧文档网时间: 2020-02-15 08:43:03 阅读:次

    摘要：在会计信息化时代，会计数据处理的集中使会计工作组织，会计控制手段、方式和范围都发生变化。文章探讨了信息技术对会计控制的影响及信息化会计控制的主要内容。

    关键词：会计信息化；
信息技术；
会计控制

    自20世纪80年代以来，随着高科技浪潮席卷全球，人类迈入了全球信息化和发展知识经济的年代，以网络、通信、信息处理、人工智能、多媒体等为核心的信息技术已成为世界经济、科技发展的动力。会计信息化是在会计工作中广泛运用信息技术、开发信息资源、利用信息促进企业发展经济和提高经济效益，以微电子技术为基础、以计算机技术为核心、以通信与网络技术为骨干、以多媒体技术为页面，提供多方位信息服务。在会计信息化时代，无论是传统手工会计信息系统环境下的会计控制还是电算化会计信息系统环境下的会计控制，都面临冲击和挑战。会计信息化对会计控制产生了重大影响。

    一、信息技术对会计控制的影响

    在手工会计中，会计控制主要是通过会计人员的职责分工，不同的岗位负责不同的工作来进行的，各职能岗位相互牵制，定期进行核对，保证会计信息的准确性。在信息技术的环境条件下，所有的会计处理工作都由计算机完成，手工方式下的会计分工不存在了，从而给会计控制带来了许多影响，主要表现在以下方面：

    （一）身份识别与权限控制

    在会计信息化的过程中，原来人与人之间的关系部分地转化为人与计算机之间的联系，这就涉及到计算机如何识别人的身份以及权限的问题，即哪些人可以使用会计信息系统，不同的人分别具有哪些权限，可以进行哪些操作等。如何合理进行会计人员岗位设置，对保证会计数据的及时、准确和安全具有重要作用，这就要求结合企业组织的实际情况，进行科学合理的人员分工。同时，操作人员的身份合法性检验和操作权限管理变得非常重要，操作人员必须严格保护自己的操作密码，防止操作权限被他人侵犯。

    （二）审查复核机制削弱，控制内容发生变化

    会计信息化后，大部分会计工作都由计算机自动完成，手工处理方式下的各处理步骤不再存在，使人工会计系统设置的会计控制制度失去了意义，审查复核机制随之削弱，控制内容发生了变化，从而对会计控制提出了新的要求。如在信息化过程中所有账表数据都从记账凭证这个数据源头由信息系统自动进行数据抄录和复制，使“对账”失去了意义，同时针对电子会计数据的基本特性增加了人工会计系统中没有的“安全控制”和“应用控制”等项目。

    （三）磁性介质存贮数据缺乏证据，易被改动

    手工会计中一旦出现错误进行修改时，无论采取任何方式都会留下痕迹，但在会计信息化系统中，会计信息被记录在磁盘等磁性介质上，不易实现签字、盖章等具有法律效用的手段，而且在磁性介质上很容易进行不留痕迹的改动，不能通过字迹来确认会计责任，其他人员可能通过窃取操作人员的身份验证密码直接修改电子数据而不被发觉。另外，磁性介质容易受到各种物理因素和人为因素的影响而导致信息的混乱和丢失。因此，在计算机中如何使磁性介质上的数据具有法律效用，提高信息的准确性，防止数据的修改是一个非常重要的问题。

    （四）对计算机系统的依赖性

    在信息技术的环境下，控制的技术和措施由单一的制度控制发展为制度控制与程序控制相结合，且更多地依赖于会计信息系统的程序控制。由于系统中的数据电子化，处理过程隐性化，导致多数会计控制必须由会计信息系统直接实现程序控制才能保证控制的有效性、系统性和客观性。因此，会计信息系统内部控制功能正确、完善与否直接关系到会计控制的质量，关系到财务会计制度是否贯彻执行。因此，计算机的软硬件环境对会计数据的安全性起到十分重要的作用。

    二、信息化会计控制的主要内容

    信息技术环境下的会计控制与手工方式下的会计控制其目标是一致的，但由于信息化会计产生了原会计制度无法解决的问题，因此必须树立起新的控制观念，代之以新的控制方式。控制的重点由传统的财务部门转移到电子数据处理部门，控制的方式由人工控制转变为人工控制与计算机控制相结合，以计算机控制为主，控制的要求更加严格，控制内容也更加广泛。除了要明确会计人员职责，建立完善的会计制度之外，在系统开发设计时就要考虑到内部控制和数据安全可靠性的要求，考虑到信息技术环境对内部控制的影响，在程序设计时采用相应的措施确保会计信息的准确性。信息技术条件下的会计控制包括一般控制和应用控制。

    （一）一般控制

    一般控制是指普遍适用于会计信息系统，为系统的研制开发、组织管理与应用环境等方面进行的控制。一般控制是应用控制的基础。

    1、组织与管理控制。组织与管理控制是通过组织机构的设置、人员分工、岗位职责、权限划分制度等形式进行的控制。组织控制的最基本要求是达到恰当的职责分离，使系统中的有关人员正确有效地履行自己的职责，并能有效地限制和及时发现错误。组织机构的设置从企业的规模和经营目标出发，依据精简结合、相互牵制等原则，按照信息化系统的要求设置相应的组织机构，按会计工作内容的性质和职责划分工作岗位。各组织机构需要重新设计各岗位的职责和相应的内部牵制制度，做到各司其职和相互牵制。

    2、系统开发和维护控制。系统开发控制是对开发前准备和开发过程进行的控制，是一种防御性控制，其目的是防止系统在开发过程中可能出现的错误和偏差，保证系统开发过程中各项活动的合法性和有效性，以及系统的内部控制和审计线索的完整。系统的开发必须经过授权，并且要遵循国家有关标准和规范。系统维护控制是保障系统正常运行而对软硬件进行维护的控制。对软硬件进行的修改、升级和更换要由相关人员进行监督，并将修改报告存储归档，经过测试符合要求后才能够投入使用。

    3、系统操作控制。系统操作控制是指对操作权限和操作规程的控制。企业根据系统工作岗位的设置及其要求，制定岗位权限标准体系，通过设置口令来实行。为了保证系统数据处理质量和系统的安全性，应建立全面而统一的操作规程，明确操作方法和操作次序，防止重复、遗漏和错误操作。完善的操作规程对保证会计信息系统的安全，保护设备资源，防止软硬件数据遭受自然或人为的破坏，保证交流的正常运行具有十分重要的作用。

    4、系统软硬件控制。系统软件控制是保证系统软件运行正常而预先在软件内部设计的各种处理故障、纠正错误、保证系统安全的控制。软件的质量如何，技术是否成熟可靠，直接关系到数据的安全和系统的正常运行。硬件控制是保证系统正常运行而对设备所处的环境进行的一种控制，又称工作环境控制。硬件设备是软件的依托，其性能的高低、质量的优劣、处理能力的强弱，关系到信息系统处理过程的准确性和可靠性。要制定计算机机房及设备管理制度，确保机房设备环境良好，健全硬件检查与维护制度，为电子数据处理创造优越的外界条件。

    5、安全保护控制。系统的安全保护控制主要是对数据和程序安全的控制。数据的安全关系到财务信息的完整性和保密性，程序的安全直接影响着系统的运行。要防止操作失误造成的数据破坏和有意的人为破坏。对进入系统、子系统和各个模块时，设置相应的授权口令，防止非法进入和非法操作。在系统中建立“操作日志”，一旦出现问题可据以复查。

    6、系统文档控制。文档控制是对系统内文档资料的存档、保管和保密的控制。存档的资料包括打印输出的凭证、账簿和报表、存储会计数据和程序的软盘及其他存贮介质、应用软件修改、升级的技术说明、系统开发运行中的各种文档及其他会计资料等。对文档资料的安全保管就是要进行数据备份，对备份数据的恢复制定的书面操作方案，与备份数据一起存档。对软件技术文件、源程序及其目标代码建立安全保密制度，制定完善的档案管理制度。

    （二）应用控制

    应用控制是对会计信息化系统数据处理过程的控制，包括数据输入控制、数据处理控制、数据传递控制和数据输出控制。

    1、数据输入控制。输入控制是对系统输入数据的正确性进行的控制。输入信息是信息系统的数据信息源头。无效信息的输入会造成“假账真算”，产生大量的数据垃圾。输入控制的主要目的是保证输入数据的合法性、完整性和正确性，涉及系统数据采集的各个环节。输入控制技术主要包括平衡校验、逻辑校验、代码校验、复录校验、分录校验、责任控制等。

    2、数据处理控制。处理控制是对系统进行数据处理的有效性和文件正确性进行的控制，其目的是保证数据计算的准确性和数据传递的合法性、完整性和一致性，保证会计处理流程的正确性和有效性。数据处理是由计算机系统指令执行的内部功能，包括数字的核对，对字段、记录的长度检查，代码和数值有效范围的检查，对文件的长度、标识以及是否被感染等进行检查。

    3、数据传递控制。传递控制是对数据在传递过程中有效性的控制，其目的是为了保证数据在传递过程中的准确、安全和可靠。控制的主要措施有：保证良好的物理安全，尽量采用结构化布线安装网络，开辟安全数据通道，采用虚拟专用网（VNP）线路传递数据，对传递的数据进行加密与数字签名，确保传递数据的保密性和完整性。

    4、数据输出控制。输出控制是对系统的输出结果进行控制，其目的是保证输出数据的准确性，输出内容的及时性和适用性，重点在于数据稽核控制、授权输出控制和打印程序控制等。输出控制是应用控制的最后一道控制措施，能够防止输出信息的遗露、篡改和泄密等。

    参考文献：

    1、George H.Bonder,William S.Hopwood.Accounting Information Systems(第8版)[M].清华大学出版社,2003.
    2、辛茂荀.会计信息化[M].经济科学出版社,2003.
    3、于玉林.现代会计理论[M].经济科学出版社,2004.
    （作者单位：塔里木大学经济与管理学院）