烟草行业财务信息系统两级部署条件下行业层面财务管控探讨

　　 【摘要】 烟草行业专卖专营垂直管理的经营体制，要求总公司对全行业人、财、物做到统一管理，对资源进行统一调度和配置，本文针对烟草行业财务信息系统及数据两级部署条件下给总公司层面对全行业财务管控带来挑战进行了重点分析，并提出了相应的解决措施，希望对烟草行业层面的财务管理工作能够有所帮助。
　　 【关键词】 两级部署  财务管理  问题及措施
　　 根据烟草专卖法，烟草行业专卖专营垂直管理的管理体制，国家烟草专卖局代表国家作为国有资本出资人，履行行业资本运营及烟草制品专卖的监管职责，行业主要由烟草商业、卷烟工业、卷烟机械三大板块构成。烟草商业主要由三级法人体系构成，即中国烟草总公司、各省级烟草公司及所属地市级烟草公司，主要从事烟叶的生产、收购及对卷烟工业的销售，从卷烟工业购进卷烟制品并向卷烟零售户进行批发销售，为卷烟工业购进的烟叶进行复烤加工并收取加工费等业务。
　　 经过30余年的发展，烟草行业在烟叶生产、卷烟品牌、烟机加工方面，取得了长足的进步，并为国家财政增收做出了巨大的贡献，但目前已面临增长速度回落、工商库存增加、结构空间变窄、需求拐点逼近的“四大难题”，正进入结构调整、品牌培育、市场化取向改革的关键时期，因此如何在全行业内更加科学地调度和分配行业资源，厉行成本费用集约、强化行业经营风险管控，正是中国烟草总公司层面在管理特别是财务管理方面必须面对的重大课题。
　　 一、财务信息系统两级部署条件下总公司层面财务管控所面临的挑战
　　 如上所述，烟草行业已完成会计核算软件的实施和部署，既为行业实现统一的会计政策和会计核算方法奠定坚实的基础，也为行业实施有效地监管创造了良好的条件。但由于各种客观因素的制约，财务信息系统只能分两级部署，即总公司与各省级公司分别部署自己的财务信息系统，总公司及专业二级公司的数据存储于总公司本级，各省级公司的数据存储于省级公司本部。财务信息系统两级部署的方式，给总公司对各省的财务管控带来巨大的挑战和困难。
　　 1、数据标准难以做到高度统一，数据加工成本高昂
　　 虽然总公司高度重视数据标准的重要性，并统一下发了诸如会计科目、行业内单位、卷烟、烟叶、存货收发类别等重要档案的名称和编码，但由于财务信息系统分散部署，数据标准的统一性并不理想。主要体现在：一是数据的收集、整理、命名和编码的工作量太大，总公司不可能对所有数据包括供应商、客户、存货、固定资产都做到全行业统一;二是总公司难以控制各省级公司在系统实施及运行中对行业标准的修改，各省级公司基于核算习惯和自身需要，对明细会计科目及辅助核算项目等做一定的修改，对每个省来说可能是适当的，但对全行业数据非标准化却是致命的;三是新增的基础档案无法保证全行业高度一致，即使总公司在最初能对所有基础档案都做到高度统一，但由于系统处于动态运行中，需不断增加新的档案，由于软件分散部署，基础档案由各省级公司分散命名和编码，必然导致新增档案的不一致。四是各省级公司由于管理水平的参差不齐，在核算中使用的数据维度的多少及数据颗粒度的大小都不尽相同，各自在系统中对核算要件的设置也不尽相同，这也是产生非标准化数据的又一重要原因。因此，要将各省级公司海量且非标准细节性数据如购销单据、会计凭证等全部远程传输到总公司，再进行数据清洗，转换并加载至总公司的数据库中，在此基础上才能进行数据合并、汇总、查询与分析，显而易见，数据核对量大，加工成本非常高昂。
　　 2、行业合并报表编制方式，工作量巨大，准确性有待提高
　　 由于与合并报表相关的内部交易数据未传输到总公司，目前行业合并报表的编制方式依赖于各省级公司通过久其报表向总公司上报省级公司的合并报表及与行业内单位之间内部交易对账记录，总公司在汇总的基础上编制行业合并报表。这种方式存在的问题主要为：一是各省级公司及其所属地市级公司工作量巨大，耗时耗力，时效性难以保证;二是由于总公司缺少各种卷烟、烟叶、烟机的生产成本明细及期末结存，行业合并报表的编制只能抵消行业内的投资关系、商品购销、债权债务等，但对存货及固定资产交易中未实现利润却很难抵消或难以准确保证，从而致使整个行业的合并报表的准确性有待提高。
　　 3、数据的分散存储，总公司的知情权受到限制，难以做到适时管控
　　 由于数据分散存储，大量细节性数据都存储于各省级公司，总公司仅凭报表来了解各省级公司的经营情况并进行管控，带来的问题主要为：一是报表只是一个汇总数据，其隐含的信息量相当有限，而众多的问题必须通过细节性数据才能提示出来，因此从某种程度上讲，这导致了总公司的知情权被无形剥夺或受到限制，无法更广更深更细地了解各省级公司的经营细节以及潜在风险，更无法解决对各省级公司的深层次监督问题;二是报表是对一段时间经营的汇总反映，决定其必然具有滞后性，导致总公司对各省级公司经营情况的了解必然滞后于各省级公司生产经营，难以做到适时掌控和适时的资源调度，难以保证对重大投资、重大付款等做到科学审批;三是总公司对于各省级公司的控制指标，很难及时进入各省级公司的全面预算管理系统，被有效地进行分解，形成过程控制，虽然总公司可以通过年末兑现奖惩等方式进行激励和约束，但由于缺少过程的刚性控制，到年末往往是木已成舟，效果并不明显。
　　 二、应对思路
　　 1、明确管理重点，以需求为基础决定所需要的数据
　　 从管理手段上看，在当今信息化环境中，管理主要就是基于数据的管理，有什么样的管理需求，决定需要什么样的数据。在目前财务信息系统两级部署的条件下，要重构一套系统，将存储于各省级公司的所有财务与业务的细节数据全部传输到总公司，再按设定的标准对收到的数据进行数据清洗、转换及加载，在此基础上进行合并与汇总，从理论上是可行的，但从实际操作层面看，这样做一是数据加工成本高昂，二是相对于总公司的管理需求，也没有必要。笔者认为，在烟草行业目前的管理体制和管理模式下，总公司应抓大放小，将财务管理重点放在以下四个方面：一是由计算机系统自动抓起、自动核对行业内单位之间的内部交易数据并产生抵消分录，在汇总各省级合并报表的基础上，自动生成烟草行业的合并报表;二是充分了解货币资金、重要的生产用房、专用生产设备在各省的分布情况，并结合各省级公司生产经营规模，强调资产使用的效率，严格固定资产投资增量的审批，实现总公司对于重要资源在各省级公司的科学配置，避免各省级公司拼资源拼设备，导致整个行业的产能过剩以及因资源分布不均造成闲置和浪费;三是充分了解行业的对外投资、债权债务情况，强调对外投资效果，严格对外投资增量的审批，以维护行业权益，做到债务可控;四是总公司对各省级公司审批后的年度重要经营指标，能快速下发到各省级公司预算执行系统，并得到分解落实，形成对各层次主体预算执行的过程控制，以此保证整个行业战略目标的实现。