创建国家卫生城市档案资料的收集与整理

　　创建国家卫生城市档案资料是创卫工作开展情况的最直观的表现，是国家卫生城市技术评估和考核鉴定的一项重要依据，也是检查组专家到抽检单位必查的项目之一，每个创卫工作单位都有做好创卫档案资料建档工作的责任。本人试结合本单位参加湛江市创卫工作中档案资料收集与整理的一些做法和体会做一介绍，与同行交流。
　　一、创卫档案资料的收集
　　创卫档案资料的收集范围广，容量大。要特别注意以下4 方面的事项：
　　（一）收集时间。收集时间是保证内容完整的一个重要方面。如湛江市创卫档案资料的收集时间：要求从2010年1 月1 日开始至现在，按年度收集整理，时间跨度较大，接近4-5 年时间。务必按时间先后收集齐全，对其中有遗漏的，要查漏补缺。
　　（二）项目分类。项目分类要清晰，既要结合国家卫生城市技术评估与考核鉴定的各项检查内容，又要结合教育系统和学校的创卫实际。项目分类清晰一是便于单位各部门的分工合作，二是便于档案资料的收集与管理。如笔者单位湛江师范学院基础教育学院结合湛江市教育系统创卫建档要求进行档案资料项目分类包括：组织管理、健康教育、疾病防制、二次供水管理、控烟工作、环境卫生、食堂卫生、病媒生物防制等。各类内容按一定的内在逻辑进行分类，一目了然。
　　（三）建档内容。根据《国家卫生城市标准》及技术评估和考核鉴定工作规范，按国家卫生城市十大指标主要内容和相关项目检查内容、重点内容，结合湛江市教育系统创卫建档工作实际，制定符合学校实际的创卫档案建档指引。在建档内容中要注意内容的细化。如上述建档的8 项指标，其中的每一项都要进行分解细化，才能把每项工作做好。如二次供水管理就包括以下具体内容：二次供水单位基本情况、组织管理机构、二次供水卫生管理制度、水池清洗制度、水污染事件报告制度、清洗作业规程、供管人员和清洗人员健康体检合格证明、二次供水水池清洗服务承包合同书、水池清洗消毒记录表、清洗消毒进货索证资料和记录表、水质检测报告。
　　（四）资料收集需要解决3 个问题。一是注意文件行文的规范，如成立各类工作领导小组、实施方案、制度等有关发文，要鉴别行文是否规范，注意体现文号、是否有红头、签发单位、责任者、签发时间、单位印鉴、签发份数等，字体、纸张要求一致，要体现文件的真实性和严肃性。二是注意各项各类创卫相片的拍摄要及时，时间要准确，一些场景往往过后不能再现，如创卫宣传、检查、会议、环卫整治等相片的收集，要体现及时、真实、直观。一是用数码相机或手机随时拍摄。二是要及时做好电子相片编辑，标注拍摄时间、题名等内容。三是注意对照创卫建档内容索引，认真做好每年创卫档案资料的收集与检查，及时做好查漏补缺工作。如结合相关职能部门的督查意见，需整改的补充资料或一些来不及拍摄的相片资料，该补要补，能补则补。
　　二、创卫档案资料的整理
　　创卫档案资料收集只是工作的第一步，下一步就要做好档案的整理，档案的整理需要掌握一定的工作原则和方法。
　　（一）资料整理需掌握三原则。一是“佐证”原则。围绕《国家卫生城市标准》提供佐证资料是做好创卫档案资料的基本原则，佐证资料不能随便编造，要有依有据。如健康教育，佐证资料是对照该项目标准提供依据，做到佐证资料充足。二是“适量”原则。如果所有创卫佐证资料都要整理入档，那是不现实的，一些资料如日常清洁记录、健康教育调查问卷、试卷、各级各类文件、涉及多部门的整改等，重叠内容多或量大，要注意鉴别、排查、梳理，进行精选瘦身，做到项目齐全，“适量”即可，其它备用。三是“合理”原则。根据各部门按年度收集汇总资料，经检查齐全后，在整理时要结合实际应用需要，进行合理归类，如将项目涉及成立领导小组、计划、总结、方案、会议纪录、经费明细等归于组织管理类案卷；将各项各类宣传图片、会议、活动相片、录音、摄影等归于相片档案类案卷；一些项目资料较少，如疾病防制、二次供水管理、控烟工作等可归于健康教育类。这样整理既方便查找又便于装册入盒，在专家或有关部门检查时，查起来容易。
　　（二）资料的整理注意各类材料的规范。其中包括：首先是文书类档案整理的规范。根据年度和项目分类，一是将资料按项目内容进行组卷，每卷厚度以不超过2 ㎝为宜。二是将组卷好的文书档案资料编印上页码。三是编印卷内文件目录、案卷目录。卷内文件目录包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。案卷目录主要概述卷内文件主要内容、包括案卷号、题名、年度、张数，如2013 年湛江师范学院基础教育学院健康教育工作计划、总结、人员名册、教育评价、心理咨询活动方案、文体活动方案、教学、教材、课程安排、健康教育知识考试、统计、健康教育宣传等资料。其实是相片类档案整理的规范。将相片进行分类，如会议类、健康教育宣传类、工作检查类、病媒生物防制、环境卫生管理等，分类后再按时间顺序进行编号、排列；相片组卷与制作相片芯页，每卷相册建立30-60 张相片，每页相册存放2 张相片，相片芯页按照《相片档案管理规范》的要求简明扼要地填写反映每一张相片的具体内容，包括相片号、拍摄时间、摄影者、相片题名
　　等要素；编印相片档案卷内文件目录、相片档案总说明；卷内文件目录包括相片号、相片题名、拍摄
　　时间、摄影者、相片所在页号。相片档案总说明主要概述该卷相片档案收集了某年度某项目类别的相片。档案收集整理后，其最后一道工序是案卷装册入盒，按照档案整理的工作流程，档案整理后要将案卷装册入盒，在这一工作中，要注意以下几个环节：一是每卷档案要编好卷内文件封面、封底，与卷内文件目录、项策引导和扶持信息资源的建设，加强国民信息素质教育，提高信息资源的开发与利用能力。同时要加大对非法有害信息监控和打击力度，切断信息污染产生和传播的途径。如打击盗版、非法书刊影像资料的生产销售，完善网络监控，为网络使用行为立法，加强网络伦理道德教育等，努力建设一个健康、成熟、有序的网络信息环境。为了更好地治理信息污染，我国制定了一系列法律法规及规章制度，如《互联网信息服务管理办法》《关于维护互联网安全的决定》《信息网络传播权保护条例》《互联网著作权行政保护办法》等，一定程度上降低信息污染的不良影响。