浅谈办公室行政管理工作

　　摘 要：作为信息传递的中枢、沟通上下的喉咙、协调左右的纽带，同时又是协助领导决策和处理日常事务的手足，办公室是确保公司工作正常运转的重要保证，本文通过阐述办公室行政管理工作的地位、职能，就做好办公室行政管理工作提出几点建议，以期建立完善的企业行政管理模式，提升办公室行政人员的职业素养。
　　关键词：行政管理 办公室 建议
　　行政办公室作为一个综合的办事服务部门，办公室整体的职能不外乎“参谋、服务、协调”三大功能。这三大功能发挥的好坏，直接关系到各级部门的正确决策，关系到各级政府重大决策和重要工作能否落到实处，关系到各级部门能否步调一致，齐心协力地确保政令畅通，关系到一个地方经济社会各项事业的健康发展。特别是在铁路施工企业，无论是在机关还是项目部，办公室工作的好坏直接影响着整个团队的工作。作为一个基础性业务服务部门，所有一切事物都要从现实进行规划，首要任务就是强化建立的制度。制度是企业管理的根本，是企业文化的基础，只有完善的制度其他一切工作才可以有条不紊，所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间形成密切配合使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体，结合在铁路施工企业的工作实际，本文就做好新时期办公室行政管理工作发表一些观点。
　　一、明确职责要求
　　搞好行政管理和服务工作的前提是要全面熟悉和了解单位的情况，对单位的内设机构、部门职责、人员构成、分工等基本情况要了如指掌，从而做到胸有成竹，处事不慌。牢固树立“事小不轻为、事杂不乱为、事急不盲为、事难不怕为”的为民务理念，对重要事项要抓住时机推进落实；对突发事项快速反馈，及时处理；对专题事项进行跟踪了解，督查促办；对具体事项落实到位，注重实效。办公室还要学会运用“办大事，从细节做起，做小事，从大局着眼”，充分发挥综合协调作用，做好三个方面的服务：为领导服务做到到位而不越位，为部门服务做到携手而不插手；为项目服务做到主动而不被动。
　　二、规范行政管理和服务的方式方法，建立科学的管理体系
　　确立工作标准、规范工作程序、优化管理体系、提升管理能力是行政服务和管理的具体体现，是提高工作效率、加强办公室效能建设的必然要求。
　　1.确立工作标准，推进管理和服务的标准化。办公室作为一个单位的龙头机构，应大力推进管理服务工作的标准化建设，既要把办公室的工作梳理出来，如公文处理、会议安排、政务信息、档案工作、组织人事、财务管理等，对每项工作建立标准、规定要求，明确分工。同时还要根据有关规定制定各个部门工作职责和工作标准，使单位内每个部门、每个同志知道做什么、怎么做、达到什么要求。这就要求办公室在实践中善于总结经验，博采众长，根据新形势、新任务、新要求，结合本单位工作特点，不断改进和规范工作标准，推进本单位管理标准化建设工作上新水平。
　　2.健全管理制度，推进管理和服务的规范化。规章制度的建设是实现有效管理的航标，一切管理行为须有法可依，有章可循，从而实现管理工作规范化。应按照合法性、合理性、完整性和公约性的原则，抓好制度建设。对已经形成的一些行之有效的工作制度和管理办法，很好地加以继承，对不严密或不完善的制度及时加以修订和完善。还要根据新形势、新任务的要求，不断推进制度创新。办公室同志要带头执行各项规章制度，带头抓好各项规章制度的贯彻落实，用制度管人，按规章办事。
　　3.建立管理流程，推进管理和服务体系的科学化。第一要结合部门实际，设立岗位责任制，进一步明确岗位的责权利；第二要对每个事项确定工作流程，坚持按流程办事；第三要严格按照实效、动态等原则要求，对岗位目标进行分解、优化；第四要结合实际，制定不同岗位人员工作的考核内容、标准，不断完善考核的程序和办法。
　　4.加大执行力度，提高管理和服务的有效性。所谓执行力度，就是把想干的事干成功的能力。有了规章制度还必须严格执行，否则一切制度只能是纸上谈兵，成为一纸空文。要使办公室运行协调、有序、高效，就必须严格按规章办事，增强责任心，在管理上杜绝有令不行、行而无效的现象。提高执行力的有效办法是建立奖惩分明的工作机制。表扬、奖励好的，批评、处罚差的。不能好坏不分，是非不明，更不能形成“干的不如不干的，不干的不如捣乱的”怪圈。
　　5.发挥协调和督办作用，保证整体工作务实高效运转。协调和督办贯穿于办公室工作的各个方面，把各方面的情况综合好，把各方面的关系协调好，把工作协调督办好，对于一个单位工作的务实高效运转有着重要的作用。为此，一要牢固树立大局意识和服务意识，按照单位领导班子的意图和决策来思考、筹划、安排和处理问题；二要增强督办工作的主动性，及时督促按规定要求和时限贯彻落实情况，并注意发现落实过程中出现的新情况、新问题，提出解决问题和完善决策的建议。
　　三、提高综合业务素质，提升管理和服务的能力和水平
　　在提高部門单位行政工作质量和效率等方面，办公室担负着重要责任，这就要求办公室人员必须具有更高的政治觉悟、更强的奉献精神、更精的业务本领和更严的纪律观念。为此，办公室的同志要不断加强自身建设，提高综合素质。第一，要加强学习。学习党的路线方针政策以及法律、经济等方面的知识，还要认真研究机关管理这门科学，学习先进的管理知识和思想，不断改进管理和服务的方式方法，与时俱进，干事创业，提高工作绩效；第二，强化服务理念。摆正位置，把管理寓于服务之中，把提供优质服务作为管理工作的首要任务；第三，弘扬协作精神。办公室人员虽然各有分工，但对外是一个整体，一定要加强协作，强化团队意识，做到“人人有事管，事事有人管”，互相帮助，齐心合力，提高办公室的整体管理能力。
　　四、争取领导重视支持，为发挥办公室管理和服务职能作用创造条件
　　要认清形势，把握大局，增强责任感、紧迫感、使命感，提高工作的自觉性，主动性。要学会适当补偿领导在精力、知识、能力上的不足，加强与领导的思想沟通，建立好与领导“对接”的工作语言。要胸怀大局，超前工作。办公室工作如果不去梳理就会如同乱麻，工作时间不固定，加班加点更是家常便饭，没有吃苦耐劳、无私奉献的服务精神，难以做好办公室工作。因此，要积极主动的去做好梳理工作，做好办公办会办文三件大事，同时以身作则，严于律己树立良好形象。充分发挥行政管理和服务的职能作用，要靠办公室人员的不懈努力，又要有单位领导的关心和支持。开展管理和服务工作的前提是了解单位的工作部署和安排，因此单位领导要积极创造条件，让办公室人员及时了解和掌握单位的有关情况。领导既要对办公室人员严格要求，给他们交任务、出题目、压担子、提要求，鼓励他们放手大胆地工作，又要理解和体谅办公室人员，为他们创造良好的工作环境。要善于发现并重用那些埋头苦干、任劳任怨、实绩突出而不事张扬的好干部，使办公室岗位成为干部成长的摇篮，始终保持蓬勃生机和活力。
　　总而言之，办公室工作综合性强，需要天文地理、鸡毛蒜皮都知道一些，而任何个人的能力和智慧都是有限的，这就要求我们在工作过程中要坚持多向领导学、向同事学，善于博采众长，只有多读书，都看书，工作起来才会得心应手。进而最大限度地调动大家的积极性，实现资源的优化配置，在相互配合、互相促进中把工作干好。
　　参考文献：
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　　[3]赵文忠.新形势下做好办公室行政管理工作的几点思考[J].办公室业务，2012，4（23）：19.