电力线路档案系统化管理助力应急抢修（档案信息在电力企业生产发展中的作用）:电力应急抢修
电力线路档案系统化管理助力应急抢修 一、 概述 创新是适应新形势发展的需要，也是实现自身进步的根本途径。对于档案管理工作同样如此，也必须注重通过创新来实现档案管理工作水平的提高。近年来随着档案载体形式的不断革新，档案管理工作部门必须通过开拓创新，来实现档案管理工作的变革，提升档案管理工作层次，推动档案管理工作在新时期的发展进步。本案例通过解决电力企业档案管理工作在体制和法律上都还存在一些弊端和缺陷的问题，充分体现了档案管理的经济效益和社会效益。
二、 实施背景 1、档案信息资源数字化的重要意义 档案具有凭证、参考的基本作用和价值，通过对档案的开发与利用，其作用和价值可以大大的增强与提高。如何开发和利用档案，将决定档案价值所能扩展的广度和深度。在档案信息管理从传统管理阶段向信息管理阶段、信息资源管理阶段发展的过程中，一定时空里的档案载体与档案信息能够分离，把具备可开发性和有用性的档案信息视为一种资源加以管理、运用和调控，即体现档案的信息价值。当今信息技术日新月异，与经济社会交汇融合，尤其是因特网融入了整个社会，与个人学习、工作和生活的方方面面息息相关，档案管理也从中受益，基本实现数字化，即与实体相分离。档案信息资源的数字化具有非常重要的现实意义，它能极大地提高档案管理与服务的效率，减少纸质档案底本和原件的使用率并降低损毁的风险。在数字化的基础之上，进一步依托现有技术采集、处理、传递和使用档案信息资源，促进数字化档案信息的开发与利用，赋予档案数据更大价值，成为各级组织和单位信息化建设的重要方面。开发和利用档案信息资源实际上是尽可能有效地发挥档案的积极效应——反过来对开发与利用的效益进行评价，又能够更好地指导档案开发与利用的实践工作。
2、电力企业档案管理的现状与问题 “十二五”期间，国家档案信息化建设具备一定规模，初步建成以局域网、政务网、因特网为平台，以档案信息管理系统为支撑，以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息发布为基础的档案信息化体系。全国各级综合档案馆开放档案约1.3亿卷 (件)，公开出版档案编研成果6080种，21亿字;通过举办特色展览、拍摄各类电视文献专题片等形式，进行档案研究成果的展示与宣传，以提高档案价值对全民的影响认知度和知识转化理念;《本草纲目》《侨批档案》《黄帝内经》《南京大屠杀档案》和 《元代西藏官方档案》等一批历史文献入选《世界记忆名录》，全民档案保护意识明显增强; 利用网络平台提供档案信息查询和推送档案公共产品。在 “四个全面”的战略布局下，国家大数据发展战略和 “互联网+”行动计划的推进，正深刻影响着档案工作的理念、技术、方法及模式。随着透明、开放、服务型的政府建设要求的增强，信息技术的发展将档案信息资源管理推到政府治理和公共服务的重要位置。电子政务建设是推进和实现了档案资源的数字化增量和电子化档案的形成、管理的重要因素，档案信息化建设与互联网在档案建设中的开发与利用成为发展趋势。
当前电力企业档案管理工作在体制和法律上都还存在一些弊端和缺陷: 档案工作队伍素质亟待提升，专业型人才不足，档案信息缺乏系统化管理，软硬件基础也有待加强;伴随着云计算、大数据和移动网络技术的发展，档案开发与利用在隐私保护、信息安全、数字记忆留存等方面都面临着挑战和存在着问题。档案信息资源作为企业基础性战略资源，其开发与利用要积极适应服务广大客户的要求，主动适应企业发展建设的需要，更要全面适应建设国际一流能源互联网企业宏伟目标的要求。
三、 创新做法 创新是档案部门发展的原动力。近年来，随着我国经济社会的快速发展，档案工作有了很大的进步，接下来让我们通过六个方面的创新实践浅谈档案信息管理在电力企业应急抢修中的作用：
1、 档案信息管理专业人才不足。真正学现代信息资源管理专业的人非常少，大多数档案管理人员缺乏现代信息资源管理的系统培训和学习。首先，大部分企业、高校都没有专门从事档案管理的人员，该工作只是由办公室的其他人员来兼任，而这些人员的工作重心又不在档案管理上，更没有精力来钻研档案信息管理业务。其次，档案管理人员对档案信息管理的新规定、新标准理解程度不够，工作质量不高，不能熟练掌握档案管理的方法和技术，这样往往造成档案相关资料收集不全、业务不精、管理混乱的现状。针对以上问题，供电企业深化人才队伍建设，集中培养和造就一大批具有档案、电子信息、信息技术开发与服务、线路运维管理等多方面技能的综合性人才。一方面，要着力调整档案管理队伍结构和知识结构，造就一批具备相关专业知识的技术人员对软硬件进行日常维护、维修，从而保障各种专业设施的正常运行。另一方面，要对现有的档案管理人员进行专业培训，使其努力掌握计算机基本知识、网络知识、电子文件的管理和数据库管理，具备能适应信息化建设快速发展所需要的基本技能。再一方面，要对基层一线青年员工加强档案管理方面的培训，使其能够利用线路档案资料进行故障查找与分析。从而改变档案队伍结构单一、保管型人员过多的现状，建立一支结构合理、具有较高素质，能适应信息时代档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
2、档案管理人员思想认识不到位。其实长时间以来，档案管理人员对自身的要求并不是很高，对档案信息管理缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远。一是对档案管理工作缺乏激情，对档案管理的标准要求过低，所形成的档案资料不规范; 再是对档案工作人员的培养与任用重视程度不够，从而使档案管理人长时间无机会参加业务培训与档案工作交流，致使档案工作人员缺乏积极向上的工作态度。三是档案管理人员缺乏保密观念，利用其职务之便，为自己或他人谋求私利，导致档案管理意识的薄弱直接影响到了档案管理的质量。针对上述问题，供电企业不断提高档案管理人员思想意识。首先，档案管理人员应该努力增强自身的档案管理意识，对档案事业的建设与发展要倾注更多的爱心和心血，全身心的投入到本职工作之中。其次，档案管理人员也应该加强对自身工作重要性的认识，加强专业知识的学习，提高档案管理的水平。做到整理有序和科学管理，丰富档案信息。最后，档案管理人员应当自觉养成良好的职业保密习惯，增强保密观念，保护国家机密安全及集体和个人隐私，保守所管理档案信息内容的机密，尊重文件形成或者文件所涉及当事人的隐私及其他合法的权益。
3、信息技术所带来的档案信息安全问题。计算机受到网络犯罪分子、黑客及病毒的侵袭，极易导致文件被破坏、数据被删除、系统变得不稳定等。同时，数字信息具有共享和扩散等特点，它在处理、存储、传输与使用上十分脆弱，容易被干扰、遗漏、滥用与丢失，甚至被泄露、窃取、篡改、冒充与破坏。如何在网络系统中维护档案信息的安全性与完整性，有效防止他人的干扰破坏和信息技术自身的局限性，从而保证上网信息的安全亦是值得深究的问题。所以安全风险防范是档案信息管理建设的重中之重。一方面，要切实加强安全保障机制建设，全力提升档案人员的警惕性，采用身份认证、数据备份、防火墙等安全防护措施，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。另一方面，档案管理的网络化使档案本身就存在一定的安全风险，在推进档案信息化进程中必须采取一系列措施保证档案信息的安全与保密。这一系列措施就包括法规的制定、管理体制的健全，从而确保档案信息的安全。
4、软硬件基础还有待加强。档案信息管理需要投入许多人力物力，是一项耗资巨大的工程。目前电力企业普遍存在档案信息管理硬件和软件系统落后、设施条件差的现状。信息化建设投入力度不够，电脑、网络等信息化手段更新换代步伐滞缓，某种程度上制约了档案利用效率和潜能挖掘，从而严重影响了档案信息服务功能的高效发挥。由于软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的条件，是信息技术应用与档案信息资源开发利用的根基。这就要求企业要舍得投入资金应用到档案信息化建设，同时加强信息时代硬件建设和软件开发，改善工作环境，提供相应的技术支持。尤其是使用多媒体技术，可以使传统的纸质载体档案材料转化为全文、全图、全声的服务器储存，并实现上网自动检索，这就要求计算机及其配套设施必须跟上，在添置必要的计算机、服务器、扫描仪等硬件设备的同时，更要加大档案管理工作的软件开发与利用力度，以满足档案信息管理的基本要求。
5、线路档案资料大多以纸质版保存，经常丢失；
还有就是档案信息缺乏系统化管理，难以查找。针对上述问题，电力企业加快推进档案信息数字化建设，在硬件建设和软件开发方面同时着力。档案部门应规划与建设数字化档案数据库和现行文件利用数据库，在电子档案分类管理、电子文件规范归档以及电子技术处理等方面要有更高的要求和具体规范以推动档案数字化进程。面对不少单位档案工作人员少，档案藏量大的情况，使用电子设备对档案信息进行检索、编研、统计，可以大大提高工作效率和档案信息开发效益。要加大硬件设施投入，配备大型网络服务器、计算机、扫描仪、高拍仪、打印机、复印机以及摄像机、照相机、录音机等多种硬件设施，方便数据传输与资源共享。同时，强化软件设施建设，搭建文档一体化档案综合管理系统，构建档案信息系统局域网，实现档案录入和管理的数字化、集成化、网络化。于此同时打造信息网络平台，在建设完善和有效体验方面同时着力。档案管理平台是数字化档案资源开发与利用的重要一环，应将其打造成便捷的档案资源管理操作平台、全面的档案信息公开平台、及时的反馈和便民服务平台，做好档案工作与群众之间的桥梁工作。档案管理平台的设计原则应注重易用性、交互性和关怀性，要求档案管理系统项目设置合理、信息导入便捷，加强对平台架构、版面布局、搜索功能、借阅申请等性能的有效评估，提高档案管理平台的建设水平，充分调动档案管理人员对档案资源信息化建设的积极性和主动性; 要求档案信息公开平台查询功能完善，注重用户体验，能提供在线咨询、申请结果反馈、在线阅读等功能，提高利用者对信息公开服务的满意度; 需要不断拓宽档案信息来源，及时将反映本单位重大活动、重大事件和重要会议的新闻信息纳入档案信息平台，让档案管理平台真正成为利用者的 “资料库”。
四、 效果及影响 档案管理作为现代化各行各业发展的一项基础工作，不仅仅保证了企业的规范化发展，同时对于国家档案的完善性管理同样也有着积极推动作用。给予经济效益的角度而言，档案管理同样也带来了各种经济效益。关于档案管理和经济效益之间的关系，可以从以下两个方面说起：
1.档案本身使用价值较高，有效节约成本 档案的管理，主要是服务于生产活动，并在科学技术水平的生产过程中，有着较高的使用价值，在经济效益的创造中，更加注重使用价值的根本体现。对于档案的管理中，在现代化企业的管理改善中，更是注重价值信息的保存和挖掘，探讨更大的经济效益，将发展成本有效节约。
2. 档案管理实现了生产力的转换 档案管理和经济效益之间关系的最本质体现，主要是档案管理在转向生产力的同时，注重科学技术和档案作用的充分发挥，建立健全档案管理工作的同时，通过将信息在人脑中输入，在思维的模式结合中，对多种信息知识掌握，并将生产技术活动的有效性提高，将生产效率提高。与此同时，通过对以往档案资料的分析，能够快速总结经验，研判故障发生的地点，加快故障抢修速度。在档案的反复使用中，更是对已有的设计成果进行集成，实现劳动成本的有效节约。
档案管理不仅可以带来经济效益，于此同时档案管理同样也带来了各种社会效益。关于档案管理和社会效益之间的关系，可以从以下三个方面说起：
1.创新可以促进档案管理行业进步 档案管理行业在发展的过程中，需要对传统的工作方法进行创新，要认识到创新的重要意义，没有创新就没有进步，在当前社会形势下，档案管理体系存在一定的滞后性，为了更好的适应社会发展要求，要结合新时期的新形势对档案管理体系进行优化，还要引进先进的管理理念，要加强对档案管理人员的培训，提高工作人员的创意意识，在日常管理工作中，要针对存在的问题，找到应对的措施，创新开展档案管理工作。社会在不断的发展，档案管理资料的数量在不断增加，要对传统手动整理的方法进行创新，这样才能提高工作的效率，档案管理部门在引进计算机技术后，有效的提高了档案检索的效率，还可以提高资源的利用率，还可以使档案资料发挥出最大的效用。随着社会的进步和发展，与时俱进，创新开展档案管理工作有其必然性。
2.创新可以为档案事业的发展提供动力 社会在不断的发展，很多行业都引进了信息化技术，档案管理行业应用信息技术后，有效的提高了工作的效率，而且减少了工作中出现失误的概率。在当前社会发展形势下，档案管理行业也面临着较大的挑战，为了更好的满足用户的要求，档案管理事业需要不断的发展，要引进先进的设备以及技术，这样才能改变档案管理事业停滞不前的发展现状。档案管理行业还要加强对信息资源的建设，要满足用户对档案信息的需求量。为了提高用户的满意度，档案管理人员还要提高自身的服务质量，要具有服务的意识。很多档案管理单位都存在服务项目单一、服务水平不高的问题，只有不断的创新，做到与时俱进，才能使档案管理事业不断进步。
3.创新有利于实现可持续发展 档案管理行业在发展的过程中，要满足可持续发展的要求，应该提高档案管理的功能和提高档案管理人员的工作质量。加强档案馆的建设，可以增加档案馆的容量，可以避免出现档案无处存放的问题。相关工作人员还要提高档案信息的利用率，也使档案资料发挥出更大的效用价值。档案有着重要的记录作用，在城市规划与项目建设的过程中，要参考档案信息资料，这样才能保证规划与建设的质量。只有提高档案管理工作的功能，才能更好的为企业发展提供推动力。
档案资料在企业管理中所发挥的参考服务作用日益重要，对于推动企业的进步以及经济的发展也具有重要的作用。通过革新档案管理观念，创新档案管理等一系列措施，实现档案管理工作的系统化、法制化、精细化与规范化，确保档案资料的应用价值得到有效的利用，实现档案管理事业的长远发展。
