浅析协同OA系统在高校行政管理工作中的应用
摘要：OA系统是我国高校进行信息化建设的必要步骤,完善的协同OA系统对于提高我国高校的行政管理绩效具有重要意义。该文针对当前高校的实际工作需求,分析了协同OA的相关技术，讨论了其在高校行政管理中的主要应用。
关键词：协同OA系统；行政管理；公文流转
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)01-0156-02
目前我国高校行政管理模式有校—系二级或校—院—系三级管理层次，一级管一级，建构了一个金字塔式的组织结构，但由于高等教育发展出现的新情况、新问题层出不穷，普遍存在机构臃肿、缺乏科学规范的管理制度、存在管理“真空地带”、开拓创新不够、管理效益不高等问题。高校行政管理直接服务于高校的教学、科研，其管理水平是衡量高校整体水平的重要标志，提高高校的行政管理水平和工作效率，对于加快高校发展具有极其重要的意义。OA(Office Automation)系统即我们常说的办公自动化系统,它是随着网络通信、数据库技术发展而兴起的一种管理软件，随着我国数字化校园建设的快速发展，协同OA系统在高校已成为提高行政管理水平的重要工具。
1 协同OA系统的概念和相关技术
高校的行政管理工作中通常有文件繁多、公文流转速度慢、信息共享不充分、公共信息传达效率低等问题。因此,加快部门间的公文流转,合理实现信息共享, 高效完成信息传达是高校实现现代化办公的基本要求, 高校协同OA的建设也要基于以上需求来完成。
从字面理解“协同”应该是协助、共同参与的意思，建立以人为中心的事件驱动模式，是协同OA的一个主要特征，它更注重于组织门户平台的整合，将OA系统产生的信息，按不同应用层次，划分为面向浏览用户的外部信息以及面向系统用户的内部信息，并通过统一的平台集成显示，通过办公系统与组织门户（PORTAL）的协同，解决了两者以往存在的信息孤岛问题，同时也降低了系统用户的工作量。
工作流管理联盟(Work-flow ManagementCoalition WFMC)将工作流定义为:业务流程的全部或部分自动化, 在此过程中,文档、信息或者任务按照一定的过程规则流转, 实现组织成员间的协调工作以期达到业务的整体目。工作流技术要解决的基本问题是:使OA系统基于网络按照一定的工作流流转, 将某一事务的所有环节衔接起来, 使得上一环节的业务处理结果能自动流转到下一环节以便利用或处理。强大完善的工作流是OA 系统能实现自动化办公的基础。
高校协同OA系统是一个基于管理信息综合环境，以B/S架构(浏览器和服务器结构)及消息传递和工作流技术为核心的无纸化办公决策系统，用户直接通过浏览器进行访问使用。
1.1 开发语言、数据库
目前，用于开发协同OA系统的语言主要有ASP/.Net、 Domino、PHP、J2EE，从跨平台支持性、技术发展性、可维护性、技术支持能力、应用适应性等几方面考虑，J2EE支持跨平台，开放性佳，是目前最先进和流行的技术体系，是实现协同OA系统的最佳语言。后台数据库则宜采用功能强大的SQL Server数据库,通过浏览器请求服务,逻辑层对客户请求作出响应,然后通过数据库服务器,响应Web服务器的数据请求返回数据给用户。
1.2 角色权限管理
从工作流的角度分析，将业务过程划分为任务和角色，通过系统管理员对每个用户操作权限的分配和管理构筑整个集成系统。
1.3 语音、视频技术应用
基于语音、视频的IM技术的即时通应用，可加强内部信息交流、文件传递的及时性，同时整合协同OA系统和其他应用系统，作文统一的应用入口，极大提高整个系统使用的方便性和快捷性。
1.4 在线编辑、全文批注、电子印章等应用技术
利用在线编辑、全文批注等技术，即使是不熟悉电脑输入的用户也可通过手写板、手写屏等写入设备，模拟本人笔迹进行工作流、公文的在线审批工作，实现文件资料在线编辑、修改等，而实现网络电子文档的电子印章技术，可使公文更加真实可靠。
1.5 移动技术应用
随着无线通讯技术的发展，用户可以通过智能手机、PDA等终端设备，随时、快捷处理应用系统中的各种信息，并在线完成事务审批，保证管理人员能够在任何地方、任何时间实时访问、监控信息。这是未来应用技术的发展方向，也必将带动OA的进一步协同化与智能化。
2 协同OA系统主要功能模块
高校行政管理业务涉及到教务、科研、学生管理、人事、财务、后勤方面的管理活动，其核心是获取相关信息，在正确了解学校各种资源与状态的基础上，借助于相应的技术手段，高效、有序地实施各项业务工作和决策活动。在此基础上设计的协同OA系统主要功能模块包括：日常办公、信息发布、个人信息、人事管理、设备管理、车辆管理、系统管理和业务资源模块，其中日常办公模块是其最核心的重要组成部分，可分为：公文收发管理模块、上级来文模块、重要事项督办模块、会议管理模块、通知其他模块等五大模块。
3 协同OA系统的应用
3.1 形成连接各部门的信息网络
搭建整个内部网络化、自动化高效协同办公平台，提供一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物、邮件系统等，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。不同的部门和个人有不同的访问权限，均可在网络上获取与本工作相关的信息，实现信息传输自动化、信息获取便捷化。
3.2 实现跨平台的信息集成
协同OA系统提供与各种数据库连接的接口，集成其他的应用系统，通过程序定制，访问现有的业务信息系统，如：财务、人事系统等，在内部办公系统中，进行同步管理，缩减工作环节，提升办公效率。
3.3 实现工作流程的自动化
各个部门都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过协同OA，实现工作流程的自动化，提供方便的文档查询和记录，实现流转过程中的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，分析各环节流程便于改进，实现高效率的协作。
3.4 实现管理工作科学化
通过使用协同OA系统日常办公模块，公文、档案、会议、交办、申请、审批、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求，形成标准和规范化的计算机流程处理，利用重要事项督办管理模块加快事务办理的速度、提高办事效率等，从而实现高校行政管理工作的科学化。
3.5 激发个人创造力
协同OA通过过程的流程化、交流的自由化和反应的即时化，将人从繁琐的事务、刻板的环境中解放出来，最大限度地释放人的创造力，在缩小普通员工与管理层之间的物理距离的同时，也逐渐缩小了心理距离，从而体现现代管理理念倡导的“扁平式管理”。
3.6 实现资源利用合理化
通过协同OA系统，将高校的各类信息，如人、财、物等各类文件、规章制度、数据等由计算机统一管理，按权限进行保存、共享和使用，实现信息共享、远程和移动办公，减少繁琐的办公流程，工作流程速度与效率大大提高，节约办公成本，进一步实现无纸化办公。
4 结束语
如今协同OA系统的设计方案和技术已经越来越成熟, 合理的运用OA系统软件可以为高校管理工作增色不少, 但协同OA并非万能的工具，在选择协同OA产品时，应清楚其产品的设计理念、具体功能、易用性、售后支持等。在安装系统后，还需要大量的实施工作，如信息录入、工作流设计、人员培训、测试使用、日常维护、安全防范等；只有自上而向坚定的推动协同OA系统的建设与使用，才能将之真正服务于高校行政管理工作。
参考文献：
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