业务流程优化在教务管理工作中的实践应用

　　【摘要】教务管理是维持教学秩序、推进教学改革和建设的重要工作。本文结合教务管理工作实际，通过对教务管理核心业务工作流程的梳理及优化，使工作流程更加规范化、合理化、科学化，从而提升教务管理工作水平和成效，促进高校教育教学工作质量。
　　【关键词】流程优化教务管理实践应用
　　【中图分类号】G473 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2014）5-0007-02
　　教务管理工作是高校管理工作的一个重要环节，它既是影响和反映高校整体办学水平的要素之一，也是高校维持正常教学秩序，实施教学计划，实现人才培养目标的根本保证。高校教务管理要在分析现有工作业务内容的基础上, 通过梳理和优化教务管理流程，找出业务流程各节点之间的联系与顺序, 合并相近工作, 减少重复环节,从而有效提高高校教务管理水平和工作效率，提升教育教学工作质量。
　　一、教务管理工作的特点
　　教务管理工作是一个较为复杂的系统工程，具体是指"高等学校的管理人员根据确定的培养目标,按照一定的管理原则、程序和方法,去组织管理教学过程中的人力、物力、财力、时间和信息,建立正常的、相对稳定的教学秩序,保持教学过程的畅通,使教学过程达到协调化、高效率与最优化,确保教学任务的完成,以培养德、智、体全面发展的优秀人才 "[1]。总体来说，教务管理工作具有以下几个特点：
　　1.教务管理具有很强的事务性，工作主要包括对师资、教室、教学计划及所有教学资源的统筹规划、分配与管理，层次多且复杂、涉及面广、工作量大，任何一个环节出现问题都会对教学任务的完成及教学秩序的稳定造成影响。
　　2.但部分管理工作仍缺乏清晰规范的流程控制，没有形成系统的管理流程体系。教务管理人员有时会依据自己的工作经验来进行处理，管理过程往往比较随意，控制松散，当人员出现变动时将直接影响部分工作的处理程序。
　　3.部分工作业务在职能部门间存在交叉重叠，缺乏有效合理的协调与衔接，在一定程度上停留在职能化管理的模式上，还没有完全实现流程化管理。
　　4.教务管理相关职能部门比较注重本部门或岗位的工作目标，容易忽视相关岗位的工作特性和要求，部门成员只关注自己的工作，独立工作能力较强，但对整体工作流程不熟悉也不关心，不注重整体工作的质量，对工作效率、效果造成影响。
　　5.教务管理信息系统不完善，部分业务流程没有实现信息化管理，管理工作要靠人工来完成。为确保教学秩序的稳定，教务管理人员忙于应付各种日常的事务性工作，忽略或弱化了本该执行的教学质量监控和服务工作。
　　因此针对上述特点，教务处需要对教务管理流程进行进一步梳理、完善和优化，加强流程控制，提高流程管理的信息化水平，保证良好的教学管理效果，为规范管理建立坚实的基础。
　　二、教务管理业务流程的梳理和规范
　　在教务管理工作中，良好的管理和教育教学效果和高质量的业务流程存在着必然的联系。为了优化管理流程，首先需要对业务流程进行梳理和规范，在进行梳理和规范时应掌握以下几点：
　　1.以业务流程为核心，通过对重点工作事项进行优化，突出关键业务，减少没有价值的业务，以达到提高管理效率和管理水平的目的。
　　2.以整体流程全局最优为目标，注重整体工作质量，设计和优化流程中的各项活动，尽可能减少无效的活动，以最小的资源达到最好的管理效果。
　　3.对教务管理的每一项流程都责任到人，制定相应的符合实际的、可操作的规范，尽量减少人为因素的作用。
　　4.利用信息管理技术规范、优化管理工作流程，将业务流程和信息化管理技术结合起来，使业务流程通过管理信息系统达到高质、高效的运行。
　　三、教务管理工作业务流程的优化实践
　　教务管理工作影响着整个教学过程的有序运行，而这些管理工作的成效离不开对业务流程进行优化和设计。
　　1.梳理和优化管理流程
　　以我院为例，教务管理工作往往涉及多个部门和管理岗位，为了从各个管理岗位纷繁复杂的事务中梳理出一条清晰的流程，我们首先对其中的核心业务流程进行分析、评价，同时对各项工作之间的目的性、关联性进行认真梳理和归类, 并将工作业务与学院相关管理制度、管理规定进行对应,为具体工作任务制定出一个详细的执行步骤和程序, 最终固化为一个流程。
　　2.基于Microsoft Visio的流程图绘制
　　为了增强流程的可读性，我们在对管理流程优化实践中，采用了Visio软件来绘制流程图，用图表的方式来描述流程中的各个活动及其相互关系以及各活动的主要承担者。
　　下图所示为教学运行管理中的教师申请调课工作流程图。
　　
　　流程简要描述：教师提出调课申请，经所在系、教研室和教务处批准后方可进行调课。
　　根据流程图绘制要求，我们用矩形框代表流程中的工作进程内容，用菱形框代表判定活动，一般用于表达审核事项，根据判定结果，进行后续不同的活动；用箭头连接线表示流程中活动的前后关系。 所有用矩形框、 菱形框表示的活动节点及箭头线构成了流程的完整逻辑体系。
　　通过采用Visio软件绘制跨职能流程图，在流程图的左侧注明职能部门或承担者，将工作落实到具体岗位，从而确保部门或人员各司其职，各负其责。使工作程序能够更清晰的进行描述。
　　在教务管理工作中，我们通过对管理业务流程的优化实践，分析梳理了现有的教学运行管理流程，制定了详尽、严格的流程控制规范，将流程用图形化的方式表示。通过对管理流程的梳理和优化，使得管理人员做事有指引、有规则，大大减少了扯皮现象，也减少了管理人员岗位变动带来的工作不稳定，避免盲目性，从而有效提高了管理效果和质量。
　　参考文献：
　　[1] 蒋芳薇,刘粤惠,张扬.当前高校教务管理工作的特点、问题与对策探讨, 高等理科教育，2010（2）.
　　[2] 侯蓉,金宏伟.对高职高专教务工作流程化管理的思考-以湖南一师为例，沧桑，2008（3）