网络教务环境中的高校教务档案管理研究

　　摘 要：随着各项技术的不断发展，高校学籍档案管理在数字化网络教务环境中的弊端逐渐显露出来，尤其对于中外合作办学这种新型的办学模式带来了极大的困扰。因此，对于高校而言，学籍档案管理的优化与改革工作迫在眉睫。基于此背景，文章从我国高校学籍档案管理现状及其存在问题入手，对我国高校学籍管理数字化软件使用情况以及高校学籍档案管理方法对策进行探讨与分析。
　　关键词：学籍档案管理；高校学籍档案；数字化校园；中外合作办学
　　学生学籍档案管理则是高校档案工作的重中之重，因为学生学籍档案管理不仅关系着学生人校、在校以及毕业等全过程记录的完备真实与否，还关系着学校能否运用相关信息更好的开展各项工作。然而目前我国各高校中学生学籍档案管理的状况令人担忧，并且高校学生学籍档案的数字化转变迫在眉睫。
　　1 网络教务环境中我国高校学籍管理数字化软件的使用情况
　　1）数字化学生学籍档案管理系统无法实现灵活化的信息采集与信息处理工作。根据上文的分析可以得知，目前我国高校学生数字学籍的产生一般来源于纸质学籍的导入，而这样的导人工作需要庞大的人力、物力与财力，还需要耗费非常长的时间，并且在纸质学籍档案转数字档案的过程中很可能会出现学生信息输入错误等问题，由此可见目前数字学籍档案的建立效率是较低的。除此之外，在学生信息处理过程中，涉及到不同生源地、不同招生类型、不同专业、不同省份的各类学生信息的更新、储存、判断与分析，这些工作都依赖于学籍档案数字化软件的支撑，但是由于软件自身的原因（如自信息采集相同字段设置问题等），这些工作在完成过程中仍旧出现灵活度较低、对人工依赖较大的问题，换句话来说，目前学籍档案管理软件的智能化水平较差。
　　2）数字化学生学籍档案管理系统的功能较不完备。在近几年的数字学籍档案系统的使用过程中，学籍档案管理系统功能上的缺陷逐渐被暴露出來。如中外合作办学等学分互认项目学籍信息处理模块缺失、中外交流项目学生获奖情况确认板块设计不合理等等阎。特别是在中外合作办学等学分互认项目学籍信息处理方面，智能处理模块的缺失导致相关人员在处理学分互认的工作上，只能通过最为原始的人工方法进行确认，而这个过程涉及到了较为漫长的等待时间与确认时间，从而会给学分互认工作效率的提升带来极大的困难。
　　2 高校学籍档案管理方法与对策
　　2.1 高校学籍档案管理方法与对策之内部环境的改善
　　相比于学籍档案管理工作的外部条件而言，内部环境一般指的是学籍档案管理人员的管理水平、学籍档案的管理制度与管理内容。在学籍档案管理人员水平方面，为了使得管理人员能够熟练的运用现代化的学籍档案管理系统对学生的学籍进行管理，为了使得管理人员能够更好的将现代化的管理理念运用到日常的管理工作中来，学校应该根据实际的管理情况，积极的组织培训与交流活动，使得目前学籍档案管理队伍能够接受更好的管理理念与数理操作技术的培训，从而使得其管理水平能够有更好的提升翻。
　　在学籍档案管理制度与管理内容方面，学校可以从以下几个角度人手：首先，科学调整学籍概念与内容。不论是对于学籍档案管理工作而言还是对学籍档案管理系统而言，学籍概念与内容都是各项工作的基础与依据，因此，学校应该尽快根据实际的办学情况，对目前的学籍概念与学籍内容进行科学的调整，如高考检录表录入与否、毕业离校信息记录与否、生源地变化记录方式与内容等等。其次，
　　学校应该通过相关措施尽量减少学籍档案各部分内容之间存在的多头管理与交叉管理，学校应该尽早对学籍档案管理制度进行完善，明确不同专业、不同类型学生学籍管理的归属，确定不同部门学籍档案的管理工作内容，以减少多头管理与交叉管理现象的产生。
　　2.2 高校学籍档案管理方法与对策之外部条件的改善
　　1）提高学籍档案管理系统的数字化程度。根据上文的分析可以得知，学籍档案管理系统数字化程度的低下是限制学籍档案管理效率提升的主要原因之一。因此，建议学校能够通过多方面努力来提高学籍档案管理系统的数字化水平。对于从外部引进学籍档案管理系统的学校来说，学校中相关人员应该增加与软件开发公司之间的交流，并且在交流里将软件使用过程中的弊端表达出来，从而使得软件公司能够根据高校实际情况对学籍档案管理软件提供升级与维护，同时努力做到实时更新升级。
　　2）完善纸质学籍向数字学籍的转变。纸质学籍向数字学籍的转变是学籍档案管理工作中的重点与难点，因此，为了提高这部分的工作效率，在数字学籍系统中应该增加外部数据的导入方式。目前我国所使用的外部数据导入方式大多是人工输入，然而，在目前技术的支持之下，外部数据导入方式可以由扫描软件自动生成等等。当然，在利用自动化技术导入数字的过程中还涉及到了信息的校验，在这一点上，建议学校能够引进数字签名或是技术校验等方式对所引进的数据进行确认。
　　3）增加智能化的信息处理模块。对于高校学籍档案管理工作而言，不仅要处理学籍信息的录入，最为重要的是对学生的信息进行处理，其中包括对不同类型学生各方面的学籍信息的处理等等。因此，为了更好的发挥数字化学籍档案管理系统的作用，学校应该积极增加智能化的信息处理模块，如对于中外合作办学等学分互认项目的学籍信息的处理来说，相关人员可以设计相应的模块将学分互认的处理转化成计算机语言，一般满足计算机中的条件，就可以按照所设计的条件自动完成学分互认的工作。如此一来，各种需要处理个性化学籍信息的高校便可以更加快捷的使用自己相应的模块，使得学籍管理系统的兼容性更强，工作更高效。
　　3 结束语
　　智能化高校学籍档案管理方法在数字化网络教务环境中的运用是高校日常管理的一大进步，因此，高校应该根据实际工作情况，针对目前高校工作中新政策（如教育对外合作政策、国内本科生交换政策、国内外短期留学生政策、暑假学校学分互认政策等等）的实施状况，通过增强与学籍系统开发企业的交流合作，对学籍档案管理方法进行不断的完善与补充，从而使得高校学籍档案管理系统能够给高校学籍档案管理带来更大的益处。
　　参考文献
　　[1]柳萍，苏卫平，纪晓群，等.数字化校园环境下学籍档案管理方法与技术研究[J].档案与建设，2011（2）：ll-l4.
　　[2]田甜.信息技术在高校学籍档案管理中的应用[J].中国高新技术企业，2015（9）：40-41.