做好行政办公室工作几点思考

　　摘 要：随着社会的变革和市场经济发展，行政办公室工作的地位和作用日显重要，其要求也越来越高，决不是仅仅限于文件的转转发发，来人接待接待等此类琐碎工作了。本文就如何充分发挥行政办公室职能作用,不断扩大服务内涵和提高服务质量等谈谈自己的粗浅认识。
　　关键词：办公室；行政工作；服务质量
　　
　　办公室处于连接领导、服务单位的重要地位，担负着承上启下、沟通内外、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障等职能。职能范围广、工作头绪杂、敏感问题多、协调任务重是办公室的工作特点。具有参谋、助手、协调、服务、表率等多种职能，是行政工作的枢纽和窗口。形势的发展、科技的进步、党执政方式的转变，对办公室工作提出了新的要求，如何主动适应新形势，不断改进服务方式，提高工作质量，我感觉应该处理好“三种矛盾”，强化“五种意识”，提高“六种能力”，着力建设“五型”办公室。
　　
　　一、解决好“三种矛盾”
　　
　　1．解决大局和小局的矛盾。办公室作为一个综合部门，其性质主要体现在综合协调和服务上，主要是为领导、单位服好务。这就要求办公室把“一切服从大局”作为办公室工作的出发点和落脚点，当办公室工作与单位的整体工作、小局工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到小局服从大局、局部服从整体；当个人利益与工作发生冲突的时候，要个人利益服从全局利益。
　　2．解决主动和被动的矛盾。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。对一些常规性、阶段性工作，不应消极等待，要主动着手，提前准备。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。
　　3．解决政务和事务的矛盾。政务和事务是办公室工作的两个轮子，政务工作主要是决策参谋、调查研究、政务信息、文电处理、督促检查、机要档案保密等工作。事务工作一般是除政务以外的其他各项工作，包括行政服务，诸如接待应酬、安全卫生、行政管理等。事务工作是搞好政务工作的先决条件，不能把政务看成是大事，把事务看成是小事或可有可无的一事。
　　
　　二、强化“五种意识”
　　
　　1．强化参谋意识，当好领导助手。办公室作为领导的“外脑”，参谋意识的强与弱、参谋作用的好与差、参谋质量的高与低，是影响局领导决策水平、决策速度、决策质量的重要因素。因此，办公室要想领导所想、急领导所急，不断增强工作的主动性、超前性和预见性。要经常有针对性地进行调查研究，切实掌握部门的发展状况和制约发展的瓶颈所在，做到有的放矢、一语中的，为领导决策提供丰富翔实的第一手资料和科学合理的建议，充分发挥了参谋助手作用。
　　2．强化服务意识，做好综合协调。协调、服务是办公室的重要职能，只有服务到家、协调到位才能为领导分解压力，确保政令畅通，使各项工作落到实处。要吃透上情、掌握下情，能够为领导决策提供充足的材料和多方面信息，为领导起草高质量的会议文稿。要服务单位,经常倾听各处室的意见和建议，帮助解决工作中遇到的实际困难和问题；要服务群众，对来访群众要热情接待，诚心办事。对群众来信，要认真阅读，逐一落实。
　　3．强化创新意识，提高工作质量。创新是工作前进的持久动力。面对日新月异的新形势、层出不穷的新问题，如果一味因循守旧、固步自封，工作效率和工作质量就难以提高。因此，必须解放思想、更新观念、勤于思考、勇于实践，善于用发展的眼光和改革的办法来解决问题。
　　4．强化学习意识，提高队伍素质。办公室涉及单位等方方面面的工作，建设一支高素质的队伍是做好办公室工作的前提和保证。因此，必须强化办公室的学习意识，教育每个同志树立终身学习的观念，积极创建学习型单位。平时要做到“四勤’’，即：“脑勤”，多思考，善于在杂乱琐碎事务中寻找工作规律，提高工作效率；“腿勤”，不怕多跑路、多流汗，把工作做细做实；“手勤”，多动笔、勤练笔、广泛多搜集材料，做到精益求精；“嘴勤”，多向其他处室同志了解情况、多向内行学习本领，不断提高工作水平。
　　5．强化表率意识，树立良好形象。办公室是局单位的重要窗口，每个同志的一言一行事关单位形象。因此，要教育办公室工作人员牢固树立表率意识，时常反省自己、磨练意志、提高修养，保持良好形象，争做单位的表率。
　　
　　三、提高“六种能力”
　　
　　1．提高文字表达能力。办公室是出材料、出政策、出思路的地方，大到领导讲话、汇报材料，小到会议纪要、拟发通知等，办公室天天在和资料打交道，如果不会耍“笔杆子”，其价值就不会太大，很难发挥重大作用。材料是一个人综合素质的体现，写好材料既需要有较高的文字表达水平，也要有较高的政治水平、思想水平，更需要吃透情况、熟悉工作，这就要求办公室人员注意研究工作，研究形势，研究实际问题，特别是对全局重点工作的跟踪监控，掌握进度，这样写出来的材料才有较强的针对性、指导性和可操作性。
　　2．提高口头表达能力。在办公室工作，口头表达是一项基本功，要做到待人、办事表达准确、非常得体。办公室人员在向领导请示、汇报时，不仅要用“口”说，还要用“脑"说，要对汇报的内容精心筛选，汇报的语言反复演练。既为领导提供有价值的信息，而又不因为汇报过多、过滥，说话罗嗦，表达不准确，为领导。“添乱”，牵扯领导精力。
　　3．提高协调督导能力。协调、督导是办公室工作的重要内容。办公室所从事的协调是一种“无权力协调”，只有协调服务的责任，而没有决策拍板的权利，要求服务到位而不越位。协调中要不断提高政治意识，增强协调的主动性，处理好三个方面的关系。
　　4．提高行政管理能力。行政管理工作内容繁杂，任务繁重，文稿起草、办文办会、值班接待、机要保密、行政后勤、安全保卫等工作，每一个环节都要有相应的制度规范，确保程序畅通，环环相扣，各司其职，密切配合，高效运转。一方面要建章立制。根据新形势、新任务要求，制定并不断充实、完善办公室工作制度。在具体工作中，培养按制度办事的自觉意识，促进办公室工作的制度化、规范化、科学化。另一方面要严加管理。对办公室单位工作中的薄弱环节，建立信息反馈制度、工作报告制度、跟踪检查制度和责任追究制度等，把制度的规范性、程序的严密性和纪律的约束性有机结合起来，调动单位工作人员的积极性，努力提高工作质量和效率。
　　5．提高参谋决策能力。办公室作为政府的“参谋部”、“智囊团”，要发挥其应有作用，必须在“肯谋”、“善谋，上下功夫。要广学博采，对古今中外、天文地理、边缘科学、前沿知识等都要有所研究和涉猎，努力成为包罗万象的“百科全书”和方方面面的“百事通”。
　　6．提高处理突发事件能力。针对突发事件，办公室作为单位工作的“中枢"，必须具备快速反应、积极应对的本领。遇到突发事件，要及时通过有关渠道向上级领导及有关部门报告，请求领导指示，请求各方面支持；处理突发性事件，不可能按常规程序层层汇报，事事请示，办公室主任要敢于拍板，果断决策，及时组织力量阻止事态发展，否则，就会贻误战机，酿成恶果。
　　通过强化意识，提高能力，努力打造“五型办公室”，即学习型、效能型、人和型、研究型、勤政型。