做好新形势下行政办公室主任工作的途径
办公室工作与行政整体工作息息相关，是整体工作顺利进行的重要一环。为适应行政工作新形势、新任务的需要，与时俱进为领导、为机关、为基层搞好优质服务，作为办公室主任必须研究新形势、新政治，把握新规律，用先进思想、先进思路指导和推动行政机关办公室工作的建设。
办公室是行政的重要部门，办公室工作与行政整体工作息息相关，是整体工作顺利进行的重要一环。为适应行政工作新形势、新任务的需要，与时俱进为领导、为机关、为基层搞好优质服务，作为办公室主任必须研究新政治，把握新规律，用先进思想、先进思路指导和推动行政机关办公室工作的建设。
一、办公室主任应在作用发挥上尽职尽责，积极主动
第一，明确职责。行政机关为办公室工作千头万绪，但最重要的职责是参与政务、管理事务、搞好服务。首先要对全体人员按照性质和繁简程度合理分工，人人心里有责任，人人肩上有任务，毛泽东同志说过：“领导者的责任，归纳起来，主要是出主意、用干部两件事”。所以，知人善任最重要的领导艺术。各司其职，团结协作，形成精干、高效、创新、团结战斗集体。对临时性工作切忌同时交给两个人，即使不得已需要两位或多位同志负责统一工作时，也要查明责任，明确谁牵头，谁配合。其次，要量化责任。要建立岗位目标责任制，从办公室领导所应承担的责任到每个工作人员头上的任务，都要科学合理的设置，尽量做到细化、量化、操作性强。对事务性的工作。如办公、收支、接待等不宜量化的环节和岗位，制定规范目标；对文字综合工作，调研工作，制定成果目标。第三，要强化责任意识和时效观念。对领导、上级交办的任务要：“热心办、马上办、办得好”，绝对不能拖延。要切记：“办公室无小事”，每一件事都牵涉大局，关乎全员政治影响，必须讲效率、求质量。
第二，完善职能。在新形势下，办公室工作在履行职能上普遍存在“四多四少”现象。即办具体事务多，抓大事、谋全局、当参谋少；参谋服务多，超出谋划少；被动完成任务多，创造性开展工作少；一般性参谋建议多，有深度的调研少。要想高水平地发挥职能作用，关键是参谋到位。要紧紧围油田党委和公司主营业务开展工作，抓住各个时期油田党委和公司主营业务关注的重点，工作中的难点，群众反映的热点，为领导决策搞好全程服务。如果只注重决策前的调研，而忽视决策后工作的监督、信息的反馈，使决策服务发生“断层”。关键是变被动服务为主动服务。行政机关办公室工作被动性强，能否在被动中求主动，是参谋服务上水平，求突破的要害之举。要有积极主动的精神，充分发挥主观能动性、想在先、跑在前。即想领导之未想，谋领导之未谋，做领导之未做，尽一切可能地满足，适应领导工作的需要，完成领导交办的任务，让领导满意。对于领导交办的事项，在方向和目标上要严格体现领导意图，在途径上要善于发挥创造性，千方百计克服执行中遇到的困难，决不能轻易将问题上交。
第三，慎用职权。办公室工作人员在领导身边工作，往往成为方方面面的焦点，能否行使好职权，关系重大。慎用职权，一要把握限度。严格在权限内活动，不能擅自越权。二要用其该用。要认识到，职权是人民给予的，是代表公司行使权力，不属于个人私有，不能为所欲为。三要积极合理，要用足用好党组赋予的职权，高效率地完成各项任务。绝不能拿令箭当鸡毛，对工作不热心、不用心，不办事，办不成事；更不能拿鸡毛当令箭，打着领导的旗号，发号施令。
第四，强化勤政意识。办公室许多事情要“马上就办”，项项任务要按时完成，不能借故拖延，也不能现失误，出这就需要办公室人员要建立科学规范的办文、办会、办事程序，发挥好综合协调和把关作用，要提高公文处理水平，要把好公文、文字处理的起草关、核稿关、运转关。同时，办公室人员要做到作风严谨，纪律严明，要带头遵守劳动纪律和各项规章制度，求实务实。对企业和工作认真负责，切忌搞形式主义、做表面文章。
二、办公室主任在机关运转上：严格程序，力求规范
第一，遵守规矩。行政机关办公室是上传下达的枢纽，是信息传递的中枢，保持办公室工作高效运转，尤其需要明确程序，严明纪律、令行禁止。要建立健全各项规章制度，靠制度管事管人，约束干部行为；用制度理顺工作关系，提高工作效率。工作中要按程序办事，切忌越级请示或多头请示。越级请示不仅会给被请示领导增加负担，也给被越过的领导工作带来被动；多头请示，如领导意见不一，就会使请示者无所适从，贻误工作。要做到逐级请示，按程序办事，严禁“倒流”。
第二，探索规律，办公室工作看似无序，但其背后也是有规律可循的。认真探索并抓住这些规律，就会实现由无序向有序转化，收到事半功倍的效果，办公室工作的运转大致有两类：一是确定性的，二是非确定性的。就某一个具体事来说，具有非确定性，就某一方面的工作来说，有其确定的规律性。微观上是非确定性的，宏观上是确定性的，上级检查、领导调研、例行公务活动等，都有相对稳定的办理方式和程序。对这类确定性的工作只要在总结经验的基础上，做好临时交办的任务、应急的事件和突发事件的处理等，除加强预见性外，更重要的是要有灵活应变能力，做到“三巧”：巧筹划、巧运时、巧用兵。巧筹划，即工作上分清轻重缓急，把重点放在抓大事、急事上；巧运时，就是合理运筹时间，就是合理的运筹时间，既保证按时完成任务，又做到忙而不乱；巧用兵，就是运用分权，分责等办法，调动大家的积极性。这样工作再重、再急、再难，也可做到井然有序。
第三，力求规范。提高办公室工作效率和服务质量，必须把加强制度建设，强化内部管理，大力推进办公自动化放在突出位置，将各项工作纳入规范化轨道。一是行为规范。建立健全各项规章制度，对各个岗位什么能做、什么不能做、怎么做、做到什么程度都要有明确规定，做到有章可循。二是工作规范。对办公室各项工作应遵循的程序和注意的环节，制定严格标准，使各项工作程序化。三是机制规范。在办公室内部建立良好的选人、用人机制。在选人上，要严把“入口关”，严格考察考试，真正将那些政治理论素质高，热爱办公室工作的有志青年，充实到办公室队伍；在用人上，引入竞争机制，真正将那些埋头苦干，业务精通，群众信得过，领导满意度高的同志选拔上来。与此同时，还要切实帮助干部职工解决工作、生活中的难题，做到用事业留人，用情感留人，用适当的待遇留人。
总之，要真正做好行政办公室主任还应考虑如何改善人际关系，处理好办公室工作动与静的关系，工作的条理性等等。
（作者单位：大庆钻探工程公司运输一公司运输三分公司）
