谈新时期如何做好国企办公室行政管理工作

　　摘 要：随着我国经济的飞速发展，社会主义市场经济模式之下，政府为了鼓励企业发展，放松了许多限制，体现在国营企业中就是给予了国企更多自由。国有企业办公室工作的内容复杂多样，多元并进的经营发展模式是当前国企经营中饱受欢迎的一种模式，该模式的存在增加了办公室工作管理的难度，如何做好新时期的国企办公室行政管理工作也成为了社会中广受关注的问题。当前精细化管理是办公室工作的一个发展趋势，无论是在私营企业、合资企业的办公室办公中都得到了应用，要想提高国有企业办公室工作办公效率，就需要我们从精细化管理方向入手。结合当前国企办公室行政管理实际办公中面临的一些问题，提出了具体的国企办公室行政管理工作改革方案。
　　关键词：国企办公室 行政管理 精细化
　　一、引言
　　伴随着我国经济的日益繁荣和现代化的企业管理体制的不断完善与发展，办公室行政管理工作作为一个保证企业事业单位正常运转的综合、全面的办事机构理所当然在新时期的办公室改革工作中被推到了风口浪尖。国企作为各大企业中的领头羊，工作繁多，更应该对不同部门之间的合作加以精细化管理，明确各部门职能，协调各部门之间的联系。新时期的国企办公室行政方面存在很多问题，主要包括：国企办公室行政效率低、行政管理人员素质低，懈怠工作、纸质文档保存不规范，文献资料整理任务量重等，根据国企办公室的办公现状，提出了国企办公室行政管理的改革方向。
　　二、新时期国企办公室行政管理现状
　　1.国企办公室行政效率低。近年来，国企在经济上的发展有目共睹，为我国经济的发展做出了巨大的贡献，但是目前国有企业行政管理制度存在着很多的问题，主要表现为国有企业办公室行政效率低下，严重限制了国有企业的发展。造成国有企业办公室行政管理效率较低的主要原因有两个：一是由于缺乏规章体系的建立，岗位职责不明确造成的办公流程复杂化，二是由于忽视规章制度建立，完全凭自己的主观意愿开展工作。企业没有完整可依的规章制度，工作没有具体流程解释，导致实际办公中，岗位职责不明确，使办公程序复杂化。国企之中官僚主义风气盛行，一些领导往往忽视公司的本身实际需求，追求形式主义，导致公司员工对待工作积极性下降，办公室行政管理工作效率低。
　　2.行政管理人员素质低，懈怠工作。国企办公室行政管理工作特殊性，对办公室职员的素质提出了极高的要求。国有企业中，公司职员应该努力树立两个学习意识，不断提升自身素质增强服务水平。树立理论学习意识，加强政治学习，我们不难注意到在政府公务员考试中，政治考试分数占比非常重要，因此对于国企办公室职员的理论素质学习应该有一个严格的标准，注重马克思主义、列宁主义、毛泽东思想的灌输。树立业务学习意识，国企办公室行政管理的出发点是为人民服务，由于许多国企办公室的行政管理人员业务素质较低，并没有落实到位，因此积极加强办公室职员对于国企内部工作的了解，及时与其他部门进行亲密无间的沟通，是我们当前应该给予关注的。当前由于行政管理人员素质低下，对工作积极性不高导致了平时工作的懈怠情况，在业务实际操作中给人们留下了不好的印象，影响了国企的形象。
　　3.纸质文档保存不规范，文献资料整理任务量重。办公室的文档管理是办公室工作中重要的一环，许多工作内容以及文件最终都会以纸质文档的形式下达或保存，然后入库管理。国企作为国有的大型企业，保存文档资料是日常工作中必不可少的一环，国企中多设立档案室单独保管文件。然而在实际的国企办公室文档保存中，我们发现，国企的文档管理工作存在极大的纰漏，档案室的建立也多为了应付检查，而没有真正的物尽其用。纸质文档应该按工作部门以及文档内容分类保管，装盒后在显著地方标记，以便日后查阅。在办公室工作中，文档资料管理工作的任务量非常大，因此需要及时分类、清理以免造成混乱，寻求新的管理办法来改善文档资料混乱的现状，而档案员却往往被认为是轻松的工作，可见其在工作中的怠慢程度。
　　三、国企办公室行政管理的改革方向
　　1.明确岗位职责，简化办公流程。我们发现：国企多是国家支持下的大型企业，根据业务领域的不同，开设不同数量的办公部门，由于办公室工作的细节相对繁杂，在具体实施的过程中，体现出了办公流程繁复、费时这样的工作情况。近年来，办公室的行政管理重点向精细化的办公室工作转变，精细化管理作為一种现代化工作理念的体现，能够提高办公室行政管理的效率，最大化地节约办公管理成本。在精细化管理理念的指导下，我们应该注意的是明确岗位职责，尽可能的简化办公流程，缩短办公时间，尽可能为更多的人服务。在科学、合理的管理制度指导下，对不同办公室管理的业务进行明确划分、避免出现问题使各个部门之间相互推卸责任，也能够保障工作细节处理到位，还能够最大化提高工作的效率。
　　2.建立健全的管理制度，提高行政管理人员素质。办公室工作人员的素质水平直接关系到各项工作的落实情况，由于当今的国企办公人员选拔多以公务员的形式进行，在这个过程中，选拔多根据笔试成绩进行，再后来的面试环节中放松了选拔标准，因此造成了办公室职员的理论知识充足，但实际操作能力差。因为国企办公部门多而复杂，因此相关的行政管理人员应该向全方位的人才发展，对各个领域都有所了解，才能更好的为人民服务。建立健全的管理制度，注重明确的岗位职责制度建立，在改善企业办公人员的选拔标准后，注重办公室工作人员的实际工作能力以及在日常办公中所得到的提高。岗前的实际工作技能培训非常重要，可以让办公室行政管理人员提前一步了解日常办公，提高责任感和对办公设备的了解，以便日后工作中能够熟练使用办公设备，以饱满的工作热情为人民服务。
　　3.信息化技术在办公室行政管理中的应用。随着经济快速发展随之而来的是市场经济下企业间竞争的加剧，信息化技术的出现加速了企业的发展和竞争力，因此企业对信息化技术的依赖度也越来越高。在国企办公室的行政管理工作中，不同于以往的是信息化管理系统的应用程度越来越高，这在新时期的国企办公室行政改革工作中形成了压倒性的优势。不同于传统的办公方法，建立企业内部的管理信息系统，提高行政组织结构的灵活性和有效性。企业决策者可以从多方位有效掌握信息，根据市场需求，灵活应变。对于分支的子公司、分公司的经营情况也可以通过公司内部的管理信息系统直接了解，提高了行政效率，简化了办公流程。在前文所提到的文档管理工作中，可以建立电子数据库，存储历年工作资料，方便查找文献，也能够提高文档管理的效率减轻档案管理的压力。
　　四、结语
　　综上所述，我国经济的快速发展给国企带来了极大的繁荣，在企业营业额得到极大增长的背后是办公效率的不匹配，因此新时期对国企办公室的行政管理工作的改革工作尤为重要。国企办公室工作实行精细化管理是现代企业发展的必然趋势，本研究针对当前国企在办公室行政管理中所变现出来的不足结合精细化管理现代企业理念做指导，提出了明确岗位职责，简化办公流程、建立健全的管理制度，提高行政管理人员素质，加大信息化技术在办公室行政管理中的应用程度等科学性的建议，希望能够为新时期的国企办公工作改革做出一定的贡献。虽然建议均来源于笔者多年的国企办公室工作经验，但尚未经过实践检验，难免存在疏漏之处，敬请各位老师学者指导、指出不足之处。
　　参考文献：
　　[1]彭国甫. 回顾与展望：发展中的中国行政管理学. 湘潭大学学报（哲学社会科学版）， 1999， Vol.23： 19-21.
　　[2]李伟民.实施精细化管理提高企业质量标准化水平[C]//第七次煤炭科学技术大会文集（上册）.2011.