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[国开(中央电大)专科《办公室管理》十年期末考试简答题题库]办公室工作的本质

无忧文档网    时间: 2020-06-05 22:44:07     阅读:

国开(中央电大)专科《办公室管理》十年期末考试简答题题库 (电大期末纸质考试必备资料) 说明:1.试卷号:2180;

2.适用专业:行政管理和现代文员专科;

3.资料整理于2019年10月29日,资料收集了中央电大2010年1月至2019年7月期末考试的全部试题及答案。

2019年7月试题及答案 11.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。

答:(1)办公环境或称办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。

(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。

12.简要回答起草请示的“五步棋”。

答:因为什么请示:对于原因、目的的说明。

请示什么问题:提出请示的主题内容。

怎样解决问题:提出解决问题的建议与方案。

请求上级回复:结尾用语的使用。

有无附加需要说明:根据需要确定附件的使用与否。

2019年1月试题及答案 11.简述公文校对工作要求。

答:(1)校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等;

(2)解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题;

(3)进一步审核定稿中的疏漏,发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理;

(4)需要使用标准校对符号;

(5)对于重要的或者大量印制的公文,应实施三校、四校,以确保公文的正本不出差错。

12.衡量会议质量的会前主要标准有哪些? 答:(1)会议是否确有召开的客观必要性;

(2)会议目的和会议风气是否端正;

(3)会议时机是否已经成熟;

(4)会议的议题是否明确,会前的沟通是否到位;

(5)各项准备工作是否已经准备充分,包括软件和硬件。

2018年7月试题及答案 11.简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。

答:第三代时间优先级管理,讲求优先顺序的观念,即把要做的事情区分轻重缓急,又叫ABCD法则。

A.重要且紧急——必须立刻做。

B.紧急但不重要(如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你,有人突然打电话请你吃饭等)——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。

C.重要但不紧急(如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要是没有第一类事的压力,就应该将其当成紧急的事去做,不要拖延。

D.既不紧急也不重要(如娱乐、消遣等)——有闲工夫再说。

12.简述公共关系的三大构成要素及其原则。

答:(1)三大构成要素是:①主体:社会组织;
②客体:公众;
③手段:传播途径。

(2)公共关系原则:公众利益至上;
实事求是;
互惠互利;
双向沟通;
始终如一;
开拓创新;
整体统一。

2018年1月试题及答案 11.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。

答:(1)办公环境或称办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。

(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。

12.谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

答:(1)办公室人员“善谋”要求:能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事务;
要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。

(2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区:一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前;
二是轻易抛出“夹生”想法,强加于领导,于公于己都不利;
三是出“馊主意”,帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。

2017年6月试题及答案 11.简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。

答:(1)剪彩的准备:红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。

(2)剪彩的程序:请来宾就位→宜布仪式正式开始→奏国歌→进行发言→进行剪彩→进行参观。

12.简述制作会议证件的注意事项。

答:(1)重要的大中型会议,会议证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。

(2)重要的、具有保密性质的会议要在会议证件上贴上本人的相片,并加盖大会印章。

(3)会议证件的形式应反映出会议的内容,设计要尽量经济实用、美观大方。

(4)大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的会议证件的样式。

(5)应注意根据单位不同的文化理念设计会议证件和姓名卡片。

2017年1月试题及答案 11.简述常用办公设备使用规范。

答:(1)必须明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作。

(2)必须明确专人专责专管制度,严禁任何人随意使用,除非配置给个人专用或指定公用的。

(3)注意安全,注意节电,注意卫生,注意定期保养,注意每次使用的极限。

(4)未经上司允准,任何人严禁私自使用办公设备,尤其是用于处理私人事务。

(5)办公设备的使用环境温度为5°C~35°C,相对湿度为20%~85%,过低需用加湿器,过高需用除湿器,放在距设备5米左右有效影响距离。

(6)如果不处于工作状态,使用完毕应切断电源。

12.简述办公室调查研究的三个阶段及其主要任务。

答:(1)准备阶段,主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。

(2)实施阶段,主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。

(3)完成阶段,主要是撰写调研报告。

2016年7月试题及答案 21.谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

答:(1)办公室人员“善谋”要求:能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事务;
要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。

(2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区:一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前;
二是轻易抛出“夹生”想法,强加于领导,于公于己都不利;
三是出“馊主意”,帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。

22.简述会务管理中对会务工作人员的要求。

答:(1)会前的最后检查(工作认真负责、细心、耐心);

(2)组织签到和登记(任劳任怨,能连续作战);

(3)做好联络协调(沟通协调能力强);

(4)会议记录与保密(业务素质强,有原则);

(5)会议后勤保障(服从分配,具有协作意识)。

2016年1月试题及答案 21.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。

答:(1)办公环境或称办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。

22.简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。

答:(1)剪彩的准备:红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。

(2)剪彩的程序:请来宾就位→宣布仪式正式开始→奏国歌→进行发言→进行剪彩→进行参观。

2015年7月试题及答案 21.简述办公室的四种含义。

答:(1)广义的:泛指一切办公场所,区别于教室、车间、医疗室、实验室等。

(2)狭义的:是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所,如厂长办公室等。

(3)特指的:党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构,级别高的又称办公厅,如河北省政府办公厅。

(4)专指的:某种专门的独立的工作机构,如国务院台湾事务办公室。

22.会见与会谈的前期准备工作有哪些? 答:(1)确定议题和明确目标。(2)收集信息和分析双方材料。(3)确定参加人员。(4)双方协商时间、地点。(5)布置座位。

2015年1月试题及答案 21.简述文员向上司做请示的注意事项。

答:(1)请示要对口。遵守按上级分工,对口请示的原则。避免多头、越级请示。对涉及多方面的综合性工作,应向主持全面工作的领导人请示,并将有关情况通报其他分管上司。

(2)请示要单一。遵守一文一事的规则,避免将多项事务写在一份请示内,造成上司批复的困难。

22.核稿,是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实,要做到“六查”,请简述六查内容。

答:(1)查是否需要行文,以什么名义行文。

(2)查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。

(3)查要求和措施是否明确具体,切实可行。

(4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。

(5)查行文是否规范,文件格式是否符合规定。

2014年7月试题及答案 21.办公室事务管理的服务性表现在哪三个方面? 答:一是为上司服务,使上司摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要工作上。

二是为组织服务,为组织员工提供一个高效、舒适的工作生活环境。

三是为公众服务,保证组织与外界的信息渠道通畅,密切与社会各界联系。

22.制发文件时加盖机关印章,称为用印,具体要求有哪些? 答:(1)文件用印时,必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据,经核对无误后始得用印。

(2)文件用印要端正、清晰,要端正地盖在成文日期上方,上不压正文,下要骑年盖月。

(3)文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。

(4)要核实用印份数,超过份数的不能盖印。

2014年1月试题及答案 21.简要说明会议纪要有什么作用?有哪两种形式? 答:会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。

可以用于向上级汇报会议情况;
也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。

有两种形式:(1)议决性会议纪要。(2)周知性会议纪要。

22.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 答:有电子提示系统和人工提示系统。

电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。

人工提示系统的做法:
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表。

使用提示性备忘录。

准备约会表。

准备特殊提示卡。

准备交往提示文件。

2013年7月试题及答案 21.什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做? 答:对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。

(1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告;

(2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示;

(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。

22.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项? 答:(1)会议名称;

(2)会议记录人的姓名、盖章;

(3)时间(开始时间、结束时间);

(4)会议地点;

(5)议题;

(6)主持人、主席;

(7)出席者名单;

(8)会议的经过情形及结论;

(9)相关的资料;

(10)下次会议预定日期。

2013年1月试题及答案 21.办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面?请简要说明。

答:一是为上司服务;
二是为组织服务;
三是为公众服务。

22.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 答:有电子提示系统和人工提示系统 电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。

人工提示系统的做法:
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表 使用提示性备忘录 准备约会表 准备特殊提示卡 准备交往提示文件 2012年7月试题及答案 21.简要说明会议纪要有什么作用?有哪两种形式? 答:会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。

可以用于向上级汇报会议情况;
也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。

有两种形式:(1)议决性会议纪要。(2)周知性会议纪要。

22.简要说明文秘人员随上司旅行结束后,要做好哪些工作。

答:(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。

(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。

(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作。

(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。

(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。

2012年1月试题及答案 21.文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么? 答:(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝;

(2)参谋作用;
补缺作用;
增进关系作用;

(3)适事、适时、适地、适度。

22.旅行结束后,文员应主要完成哪些工作,请予以设计。

答:(1)会议名称;

(2)会议记录人的姓名、盖章;

(3)时间(开始时间、结束时间);

(4)会议地点;

(5)议题;

(6)主持人、主席;

(7)出席者名单;

(8)会议的经过情形及结论;

(9)相关的资料;

(10)下次会议预定日期。

2011年7月试题及答案 21.文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划,简要说明制定计划时应注意的几个要点。

答:(1)充分了解即将开始的工作内容;

(2)思考以什么方法进行效率会最佳;

(3)上司分派两项以上工作时,必须为工作排定优先顺序。

22.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 答:有电子提示系统和人工提示系统 电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。

人工提示系统的做法:
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表;

使用提示性备忘录;

准备约会表;

准备特殊提示卡;

准备交往提示文件。

2011年1月试题及答案 21.简要说明会议纪要有什么作用?有哪两种形式? 答:会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。

可以用于向上级汇报会议情况;
也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。

有两种形式:(1)议决性会议纪要。(2)周知性会议纪要。

22.请简单说明提高会议效率的一些基本做法? 答:遵循法律法规;

合理确定会议目标;

确定必要的与会者;

减少会议数量;

缩小会议规模;

简化会议程序;

缩短会议时间控制会议经费;

分析会议成本。

2010年7月试题及答案 1.文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么? 答:(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝;

(2)参谋作用}补缺作用;
增进关系作用;

(3)适事、适时、适地、适度。

2.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项? 答:(1)会议名称;

(2)会议记录人的姓名、盖章;

(3)时间(开始时间、结束时间);

(4)会议地点;

(5)议题;

(6)主持人、主席;

(7)出席者名单;

(8)会议的经过情形及结论;

(9)相关的资料;

(l0)下次会议预定日期。

2010年1月试题及答案 1.简要说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?形式是怎样的? 答:会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成,择要反映会议的精神和情况。

会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。

可以用于向上级汇报会议情况;
也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。

有两种形式:(1)议决性会议纪要。是与会者经过商议,对某些问题作出一致决定,需要共同遵守、执行时写下的文字依据。(2)周知性会议纪要。用于传达会议情况,传播信息、交流经验而作的纪实性文件。

2.什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做? 答:对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。

(1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。

(2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示。

(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。

补充:
1.办公室事务管理的服务性表现在哪三个方面? 答:一是为上司服务,使上司摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要工作上。

二是为组织服务,为组织员工提供一个高效、舒适的工作生活环境。

三是为公众服务,保证组织与外界的信息渠道通畅,密切与社会各界联系。

2.核稿,是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实,要做到“六查”,请简述六查内容。

答:(1)查是否需要行文,以什么名义行文。(2)查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。

(3)查要求和措施是否明确具体,切实可行。(4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。(5)查行文是否规范,文件格式是否符合规定。

3.衡量会议质量的会前基本标准有哪些? 答:会议是否确有召开的客观必要;
会议目的和会议风气是否端正;
会议时机是否已经成熟;
会议的议题是否明确,会前的沟通是否到位;
各项准备工作是否已经准备充分,包括软件和硬件。

4.会见与会谈的前期准备工作有哪些? 答:(1)确定议题和明确目标。(2)收集信息和分析双方材料。(3)确定参加人员。(4)双方协商时间、地点。(5)布置座位。

5.简答办公室的主要特点。

答:(1)辅助性;
(2)综合性;
(3)服务性。

6.简答电子公文处理过程的五个环节。

答:创建:根据一定的规则建立电子公文的过程。

办理:通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。

交换:按始发者意图进行跨系统的公文传递。

归档:依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。

销毁:依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。

7.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。

答:(1)办公环境或称办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。

(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。

8.简述办公室的四种含义。

答:(1)广义的:泛指一切办公场所,区别于教室、车间、医疗室、实验室等。

(2)狭义的:是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所,如厂长办公室等。

(3)特指的:党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构,级别高的又称办公厅,如河北省政府办公厅。

(4)专指的:某种专门的独立的工作机构,如国务院台湾事务办公室。

9.简述办公室督查工作的方式。

答:(1)现场督查;
(2)会议督查;
(3)书面督查;
(4)电话督查。

10.简述办公室设备使用规范。简述常用办公设备使用规范。

答:(1)必须明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作。

(2)必须明确专人专责专管制度,严禁任何人随意使用,除非配置给个人专用或指定公用的 (3)注意安全,注意节点,注意卫生,注意定期保养,注意每次使用的极限 (4)未经上司允许,任何人严禁私自使用办公设备,尤其是用于处理私人事务。

(5)办公设备的使用环境温度为5℃至35℃,相对湿度为20%至85%,过低需用加湿器,过高需用除湿器,放在距设备5米左右有效影响距离。

(6)如果不处于工作状态,使用完毕应切断电源。

11.简述办公室调查研究的三个阶段及其主要任务。

答:(1)准备阶段,主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。

(2)实施阶段,主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。

(3)完成阶段,主要是撰写调研报告。

13.简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。

答:第三代时间优先级管理,讲求优先顺序的观念,即把要做的事情区分轻重缓急,又叫ABCD法则。

A.重要且紧急----必须立刻做。

B.紧急但不重要(如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你,有人突然打电话请你吃饭等) ----只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。

C.重要但不紧急(如学习、做计划、与人谈心、体检等) ----只要是没有第一类事的压力,就应该将其当成紧急的事去做,不要拖延。

D.既不紧急也不重要(如娱乐、消遣等) ----有闲工夫再说。

14.简述公共关系的三大构成要素及其原则。

答:(1)三大构成要素是:①主体:社会组织;
②客体:公众;
③手段:传播途径。

(2)公共关系原则:公众利益至上;
实事求是;
互惠互利;
双向沟通;
始终如一;
开拓创新;
整体统一。

15.简述公文校对工作要求。

答:(1)校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等;

(2)解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题;

(3)进一步审核定稿中的疏漏,发现问题及时提交有关领导人或者撰稿人处理;

(4)需要使用标准校对符号;

(5)对于重要的或者大量印制的公文,应实施三校、四校,以确保公文的正本不出差错。

16.简述会务管理的要求。

答:(1)会前的最后检查:工作认真负责、细心、耐心;

(2)组织签到和登记:任劳任怨能连续作战;

(3)做好联络协调:沟通协调能力强;

(4)会议记录与保密:业务素质与原则性;

(5)会议后勤保障:服从分配协作意识好。

17.简述会务管理中对会务工作人员的要求。

答:(1)会前的最后检查(工作认真负责、细心、耐心);

(2)组织签到和登记(任劳任怨,能连续作战);

(3)做好联络协调(沟通协调能力强);

(4)会议记录与保密(业务素质强,有原则);

(5)会议后勤保障(服从分配,具有协作意识)。

18.简述会议的积极作用。

答:(1)交流信息,互通情报;

(2)发扬民主,科学决策;

(3)增强友谊,促进团结;

(4)统一认识,协调行动;

(5)带动消费,促进经济。

19.简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。

答:(1)剪彩的准备:红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。

(2)剪彩的程序:请来宾就位→宣布仪式正式开始→奏国歌→进行发言→进行剪彩→进行参观。

20.简述调查研究的三个阶段及其主要任务。

答:(1)准备阶段,主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。

(2)实施阶段,主要包括确定调查方法、搜集整理资料,分析材料和综合提炼调研成果。

(3)完成阶段,主要撰写调研报告。

21.简述文员向上司做请示的注意事项。

答:(1)请示要对口。遵守按上级分工,对口请示的原则。避免多头、越级请示。对涉及多方面的综合性工作,应向主持全面工作的领导人请示,并将有关情况通报其他分管上司。

(2)请示要单一。遵守一文一事的规则,避免将多项事务写在一份请示内,造成上司批复的困难。

22.简述信访工作中网络来信的处理要求。

答:(1)定时打开信箱,及时处理电子邮件。

(2)重要信访,及时报请。

(3)转办信访,跟踪督办。

(4)网络保密,脱机阅读。

23.简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

答:(1)储藏间或者物品柜要上锁,保证安全。

(2)储藏需要的面积取决于单位的大小 (3)合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品,必须清楚地加标签,以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方,新物品置于旧物品的下面或后面等。

(4)储藏办公用品应有良好的照明,以便容易找到。

(5)办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中,将导致纸张不能正常的送人打印机或复印机中。

24.简述制作会议证件的注意事项。

答:(1)重要的大中型会议,会议证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。

(2)重要的、具有保密性质的会议要在会议证件上贴上本人的相片,并加盖大会印章。

(3)会议证件的形式应反映出会议的内容,设计要尽量经济实用、美观大方。

(4)大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的会议证件的样式。

(5)应注意根据单位不同的文化理念设计会议证件和姓名卡片。

25.简要回答公文写作的五部曲。

答:第一步,领悟领导意图。要求:准确、全面、提炼、增加贴近度。

第二步,站在领导角度考虑问题。

第三步,把握常用思维方法:模式化思维,对象化思维,辩证思维,散点思维,求同存异思维。

第四步,牢记拟写公文要素及要求。

第五步,符合国家公文格式标准。

26.简要回答起草请示的“五步棋”。

答:因为什么请示:对于原因、目的的说明。

请示什么问题:提出请示的主题内容。

怎样解决问题:提出解决问题的建议与方案。

请求上级回复:结尾用语的使用。

有无附加需要说明:根据需要确定附件的使用与否。

27.简要说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?形式是怎样的? 简要说明会议纪要有什么作用?有哪两种形式? 答:(1)会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成,择要反映会议的精神和情况。

(2)会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用;
可以用于向上级汇报会议情况;
也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。

(3)有两种形式:A.议决性会议纪要。是与会者经过商议,对某些问题作出一致决定,需要共同遵守、执行时写下的文字依据。B.周知性会议纪要。用于传达会议情况,传播信息、交流经验而作的纪实性文件。

29.简要说明文秘人员随上司旅行结束后,要做好哪些工作。

答:(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。

(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。

(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作。

(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。

(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。

30.旅行结束后,文员应主要完成哪些工作,请予以设计。

答:(1)整理好旅行过程中所有的单据,凭证,送上司审阅,签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用;

(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报.如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。

(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完的工作。

(4)把在出差时结识的有关人士,单位等情况做好记录,以便将来有用。

(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。

31.请简单说明提高会议效率的一些基本做法? 答:遵循法律法规;
合理确定会议目标;
确定必要的与会者;
减少会议数量;
缩小会议规模;
简化会议程序;
缩短会议时间控制会议经费;
分析会议成本。

32.什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做? 答:对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。

(1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告;

(2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示;

(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。

33.谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

答:(1)办公室人员“善谋”要求:能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事务;
要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。

(2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区:一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前;
二是轻易抛出“夹生”想法,强加于领导,于公于己都不利;
三是出“馊主意”,帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。

34.文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么? 答:(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝;

(2)参谋作用;
补缺作用;
增进关系作用;

(3)适事、适时、适地、适度。

35.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 答:有电子提示系统和人工提示系统。

电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。

人工提示系统的做法:设置基本办公日程表、固定活动日期一览表;
使用提示性备忘录;
准备约会表;
准备特殊提示卡;
准备交往提示文件。

36.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项? 答:(1)会议名称;
(2)会议记录人的姓名、盖章;
(3)时间(开始时间、结束时间);
(4)会议地点;
(5)议题;
(6)主持人、主席;
(7)出席者名单;
(8)会议的经过情形及结论;
(9)相关的资料;
(10)下次会议预定日期。

37.文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划,简要说明制定计划时应注意的几个要点。

答:(1)充分了解即将开始的工作内容;
(2)思考以什么方法进行效率会最佳;
(3)上司分派两项以上工作时,必须为工作排定优先顺序。

38.制发文件时加盖机关印章,称为用印,具体要求有哪些? 答:(1)文件用印时,必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据,经核对无误后始得用印。

(2)文件用印要端正、清晰,要端正地盖在成文日期上方,上不压正文,下要骑年盖月。

(3)文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。

(4)要核实用印份数,超过份数的不能盖印。

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