新媒体背景下教务秘书在教学管理中的作用
摘要：教务秘书岗位在高校教学管理工作中承担着不可或缺的作用，然而，在新媒体背景下，教务秘书的工作存在着不少问题。本文旨在探讨新媒体背景下教务秘书在教学管理中的作用，以及改进的措施。
关键词：新媒体；教务秘书；教学管理
一、新媒体的含义及特点
新媒体，相对于报纸报、杂志、广播、电视等传统媒体而言，是指利用数字技术、网络技术的方式，向受众提供交互式信息和娱乐服务，以此获取经济利益的信息传播介质。
新媒体具备以下特点：
1、开放性，新媒体对信息的传播，使所有人都得到了发言的机会，文化更趋大众化。在参与性方面，新媒体比以往任何媒体都有优势。不论是博客、微博、SNS还是微信、陌陌都有进入门槛低、民众广泛参与的特征。可以预见，这种趋势必然会持续下去，并且新媒体的覆盖面会越来越广。
2、互动性，新媒体实现了时空压缩，人们通过即时通信（IM）可以实现即时的互动，直接进行语音交流。新媒体是一种以人际关系为传播路径的即时性裂变式多级信息传播网络，使任何人通过一定的新媒体设备都可以相互对话。
3、个人化，意味着新媒体可以针对每一个人的特点和兴趣爱好为其私人订制一些信息。中国的现代化进程中，多种价值观、文化表现形式涌现出来，人们在公共领域中的自我意识被唤醒。每个人都可以在法律法规许可的条件下传播信息、展现自我的个性。
二、教务秘书的具体作用及现状分析
一直以来，人们对教务秘书工作存在片面认识，认为平时就是排排课、收收材料、发发通知、订订教材，甚至认为什么人都能胜任。然而，教务秘书应该是教学管理工作中的管理者、服务者、协调者、反馈者，承担着不可或缺的作用。
（一）助手作用
助手作用主要体现在协助学院领导和上级教学管理部分处理相关教务管理工作，主要包含以下几个方面：1.课务的安排与落实、排课、教材的征订；2. 教学计划的入库，即根据新生人才培养方案，分专业将每学期的课程导入系统；3.组织教师和学生参加各种考试，主要包含学生考试报名、准考证的领取与发放、组织教师进行部分考试的监考等任务。4. 期中教学质量检查。主要是认真阅读期中教学质量检查的文件，明确检查内容，按照检查内容来准备材料。5. 期末考试工作，主要包括考试时间、地点和监考老师的安排，考试秩序的维持等。6. 毕业论文工作。主要是毕业论文系统的维护、优秀毕业论文的整理归档等工作。
（二）枢纽服务作用
教务秘书的日常工作内容最重要的一项就是充当枢纽，处理学校各种关系，包括人与人之间的关系、人与制度之间的关系、与上级主管部门之间的关系，经常需要平衡學院领导与教师、教师与学生、学院工作与学校教务职能部门之间的关系，并且在这些关系中充当枢纽作用。
同时，教务秘书在充当枢纽的过程中也在为学院领导、老师以及学生提供服务：为学院领导出谋划策，为期决策提供参考数据；为教师进行优质教学创造条件；为学生学习提供方便。教学秘书要为院系各部门服务，为教师和学生服务，保证院系教学任务的顺利完成。
（三）反馈作用
教学秘书一方面从属于院系教学院长，另一方面要接受学校教务管理部门的安排，受双重领导。教务秘书工作，一方面直接参与二级学院的教学管理工作，直接与二级学院的师生接触，能够接收到第一手信息和资料，便于向上级教务管理部门进行信息反馈，便于上级教务管理部门政策的确定和调整；另一方面，与上级教务管理部门对接，及时接收上级教务管理部门的通知和指示，并向二级学院及教学院长进行反馈，以便更好地开展院系教学工作。
（四）监督管理作用
教务秘书的监督管理作用主要体现在：1、协助教学院长检查上课情况；2、协助教务管理部门以及二级学院进行中期教学质量检查；3、协助上级教学管理部门进行师生互评工作；4、跟踪学院教师听课工作；5、协助教学院长和上级教学管理部门组织好监考工作。教务秘书的监督工作，有助于教学管理工作行良性有效运行。
教务秘书岗位在高校教学管理工作中承担着至关重要的作用，但其在现实工作中却存在着诸多问题。
1、从业人员多为年轻人，他们处于工作、生活和学习的初始阶段，缺乏相关工作经验，同时面对多方压力缺乏相应的措施，同时他们大多不是教育管理专业出身，也缺乏教育学、管理学以及秘书学背景，导致业务能力欠缺，心理起伏比较大，直接影响工作的开展。
2、教务秘书工作繁重，工作的重要性得不到认可，缺乏相应的考核激励评估机制，工作实绩不被承认，使得工作积极性不高。
3、教学秘书岗位职称晋升困难，工资待遇较低，队伍稳定性差，对高校正常教学管理秩序产生影响。
4、教无秘书处于教学管理工作的最前线，与多方进行沟通，工作开展困难重重，得不到相应的理解，工作压力较大，对教务秘书造成一定的心理影响。
针对上述问题，高校应该重视教学管理队伍的建设。
三、新媒体背景下加强教务秘书作用的对策分析
1、自我提升，与时俱进
教务秘书应不断进行自我提升，通过自身学习不断补充岗位所需的信息与知识：掌握教务秘书工作常识，熟练掌握教学管理相关知识，不断总结高校教学管理工作的相关规律，主动提高自身管理水平，能够得心应手地安排各类教学相关会议，提高沟通协调能力、统筹管理能力、协同合作能力、创新能力。
新媒体时代，对教学秘书综合素质提出了更多更高的要求。教务秘书应跟上时代潮流，提高信息意识，认真参加网络知识培训，充分利用公共媒体平台和自媒体手段加强信息交流与共享，掌握先进的管理方法和技能，拓宽信息采集范围和渠道，熟练使用教务教学管理系统、论文管理系统、数据库、各种办公系统等现代管理软件，真正把信息化建设视为提供获取更多资源、协调工作、不断完善自己的有效途径。
