日本独立行政法人国立公文书馆运行机制研究*

无忧文档网    时间: 2019-09-28 06:18:51     阅读:次

　　摘  要：本文对日本独立行政法人国立公文书馆运行机制进行研究。以国内研究综述为切入点，并对日本国立公文书馆整体概况作出分析，重点阐述公文书馆内部运行机制，包括组织机构设置和人员分工、制度规范和业务流程等，从整体的角度介绍日本独立行政法人改革后国立公文书馆的外部运行机制。
　　关键词：国立公文书馆;独立行政法人;公文书;组织机构;制度规范
　　本文从整体角度对日本国立公文书馆的状况作具体分析，从运行机制角度为切入点，分析日本国立公文书馆实行独立行政法人化改革之后的最新状况。

1 组织沿革简介

　　日本从明治以来，一直采取将各省的公文书保存在各自机关内部的方法。但二战之后，为防止公文书的散失以及便于公开利用，人们意识到急需建立一个公共机构以集中保存公文书。昭和34年（1959年）11月，日本学术会议会长向内阁总理大臣提出设立国立公文书馆的建议，并希望政府能采取有效措施解决当前公文书的管理现状。昭和46年（1971年）7月在东京都内设立了国立公文书馆[1]。
　　国立公文书馆设立之初就合并了内阁文库。内阁文库原名太政官文库，由太政官于明治6年（1873年）所设立，是一个图书保存机构。1971年，内阁文库与同为总理府所管理的国立公文书馆相合并，并在日本东京北之丸公园建址。目前内阁文库藏书大概49万册，其中有日文书籍大约28万册、中文书籍大约18万册以及一些西洋书籍[2] 。2001年在国立公文书馆实行独立行政法人化改革之时，内阁文库所收藏的资料仍于国立公文书馆中继续保存下来，这可谓是日本国立公文书馆的一大特色。
　　除为各机关保存纸质公文书外，日本政府决定建设一个国家级的数字档案馆，将传统珍贵纸质档案数字化。平成6年（1994年）8月31日，日本首相村山富市发表了关于《和平友好交流计划》的谈话，该计划中提到“将研究设立一个人们很早就指出其必要性的亚洲历史资料中心的问题”[3]。1999年11月30日内阁会议作出决定，作为“整理和公开亚洲历史资料事业”的一环，通过互联网提供日本政府有关机构所保管和公开的“亚洲历史资料”，经过2年的筹备，亚洲历史资料中心作为国立公文书馆的一个部门，于2001年11月30日成立。亚洲历史资料中心是通过互联网，在计算机上提供日本政府有關机构所保管的亚洲历史资料（原资料）的电子资料中心，是由国立公文书馆所运营的。这里所说的亚洲历史资料是指关于近、现代时期的日本与亚洲近邻各国关系的历史资料，包括十分重要的公文档案及其他记录。资料主要来源于公文档案的收藏机构——国立公文书馆、外务省外交史料馆、防卫厅防卫研究所图书馆收藏的从明治初期到太平洋战争结束为止的有关亚洲的资料，并对其进行数字化，通过互联网提供利用。至平成28年（2016年）3月，已经公开了大约206万件资料，2985万幅字画[4]。
　　平成10年（1998年）7月，日本政府决定在茨城县筑波市内设立筑波分馆，以扩充公文书库，后建立的筑波分馆占地面积达25000平方米，是东京本馆占地面积的6倍多[5]。平成13年（2001年）4月，作为国家行政改革的重要一环，国立公文书馆正式改称为独立行政法人国立公文书馆。现阶段，内阁文库、国立公文书馆东京本馆、国立公文书馆筑波分馆、亚洲历史资料中心构成了独立行政法人国立公文书馆的主要部分。

2 独立行政法人国立公文书馆内部运行机制介绍

　　2.1 组织机构设置与人员分工。独立行政法人国立公文书馆自成立以来就以通过对特定历史公文书等和历史公文书等的保存及提供利用为目的，《国立公文书馆法》第11条明确规定了其业务范围：[6]①对特定历史公文书等的保存及提供一般利用;②接受行政机关的委托，为其保存行政文书;③与历史公文书等的保存及利用相关的情报收集、整理工作;④与历史公文书等的保存及利用相关的专门技术协助;⑤与历史公文书等的保存及利用相关的调查研究;⑥与历史公文书等的保存及利用相关的编研工作;⑦与前面各项相关的附加业务;⑧在内阁总理大臣认为有必要的情况下，关于行政机关行政档案的管理作保管状况报告、资料征收和实地调查。
　　独立行政法人国立公文书馆为保证以上业务的顺利开展，根据公文书馆自身的实际情况设立了一套精简统一的组织机构。其中馆长和理事起统领作用，由大臣任命，馆长任期四年，理事任期两年，馆长和理事之下设立了监事和法律顾问，负责提供建议、解答疑惑。监事和法律顾问相当于监督部门，但独立于各部门之外，其成员基本都是兼职人员，监事由公认会计师担任，监事每年都要对公文书馆东京本馆和筑波分馆的业务进行实地检查。在监事和理事之下，首先于东京本馆设立了次长，次长之下设立了总务科长、业务科长、统括公文书专门官和筑波分馆长。另外在亚洲历史资料中心设立了亚洲历史资料中心长，负责统领中心的档案数字化业务，亚洲历史资料中心长下也设立了次长。独立行政法人国立公文书馆根据《国家公务员法》第34条，对各职员的职务作出了相应的规定，其中次长的任务主要是发挥指导能力统率部下取得成果。在公文书馆具体事务方面次长可以决定如下事务：[7]①公文书馆内部部分规章制度的制定和改废;②负责与内阁府等机构间的部分照会、协议、联络等事项;③与外部团体间的合作交流、援助、合同缔结等事项;④内部部分员工的任免、更换以及事务派遣;⑤决定公文书馆的收入支出事务以及一千万元以内的相关业务;⑥公文书馆内部各种会议的召开;⑦公文书馆内特定历史公文书等的借出利用事务。另外，总务科长和业务科长分别管理整个科的具体事宜，而企画官起出谋划策的作用。总务科长最主要负责馆内的行政综合类事务。业务科长最主要负责公文书从接收入馆到提供利用之间的各种事项。业务科是独立行政法人国立公文书馆馆内组织机构的核心部分，其科内设立了十个系，其中重要的有：保存系、修复系、目录系、利用系，分别负责公文书的公文书的保存、修复、编目、提供利用工作，另外还设立了数字公文书系和电子公文书系，负责电子公文书和数字公文书的相关事务。公文书馆中的在职人员除了馆长和理事属于役员外其他都为职员。