高校教务档案管理常见问题与对策研究

　　摘 要：近些年，我国高校的教务档案管理工作得到越来越多的重视，并取得一定的成果。严格意义上来讲，教务档案其实就是指现阶段的教学管理部门在开展教学活动时，对于直接或者积累而形成的一些文字以及图表还有相片等资料，它是教学内容、教学方法、教学途径以及教学效果的一个真实记录，也是文件集合体，同时它还是具有一定保存、查证、参考特点的信息资源。从某种方面来说，教务档案工作是当前高校教学管理过程中的基础性工作，更是一项能够连接过去、现在、未来的重要性工作。因此这就要求我们应切实做好教学档案的管理工作。本文结合高校教务档案，对档案管理存在的问题与现状进行了详细的分析与研究。
　　关键词：常见问题；教务档案；档案管理；高校；教学管理部门
　　在现阶段的高校管理过程中，由于部分基层单位自身的档案管理意识不强，因此使得在日常的档案管理运行过程中暴露出来诸多问题与缺陷，给高校管理工作带来一定的负面影响。因此这就要求我们在现阶段的教学管理过程中一定要做好档案自身的收集以及整理工作。同时也要充分有效地发挥教务档案在现阶段教学管理以及教学研究中的有效作用。本文就结合高校教务档案，对档案管理存在的问题与现状进行详细的分析与研究。
　　一、档案管理过程中存在的问题
　　1.教务档案管理意识相对比较薄弱
　　在现阶段的档案管理过程中，由于相应的管理人员认为对于自身的档案工作认识不到位，以至于部分档案管理人员认为当前高校教务部门的最主要工作就是做好教务管理工作，档案管理应由其他一些专门的机构去做，还有些人认为虽然归档作业过程中所需要的一些材料比较重要，但由于其在工作过程中经常会使用到，再加上归档会给其他的日常工作带来一些不方便，因此可能会对归档工作产生一些消极对待。另外还有一些人认为当前的教务档案是可有可无的，因此根本没有归档的必要，因而使得相关的档案管理人员在进行档案管理过程汇总时缺乏一定的责任心，不仅使得档案管理工作效率比较低下，同时也拖慢了整个档案工作的开展速度。
　　2.档案管理知识相对比较匮乏
　　当前部分高校从事档案管理的一些工作人员由于自身缺乏一些专业的培训和教育，使得他们对档案管理的一些专业知识掌握得很少，甚至在这些档案管理人员中，有很多人员只是兼职，因此根本没有多余的时间去学习以及掌握相应的档案管理知识。他们自认为掌握的知识，其实只是那些基础的存档，根本没有一定的理论作为支持。
　　3.档案管理相对比较混乱
　　在现阶段的教务档案管理过程中，依据其相应的载体以及档案内容，可以将档案管理工作具体划分为四类：学籍档案管理、教学管理档案、声像档案以及相应的教师业务档案。而其相应的主要内容一般都包括教学计划、教学大纲、执行细则、教学进度表、教学日历、相应的听课记录、工作量统计、教材的使用情况、相应的试题库、测试、考试安排、试卷分析以及相应的实验实习材料，等等。而学籍的档案管理则主要包含入学登记表、每次测试学生的成绩单、学生的学籍变动、学生奖惩材料等。相反，当前的教师业务档案其主要内容包含教师自身简介、实际的教学情况、具体的科研成果以及进修成果，等等。而声像档案的主要内容则包括磁盘、光盘、碟片等诸多形式。在当前这个阶段，档案管理主要从档案的实际整理、收集、保管等方面呈现出来。但由于受种种原因的影响，导致档案管理又存在着以下一些问题：
　　（1）收集材料不够及时。应该说，教学档案是在整个高校教学活动中以及相应的教学管理过程中逐渐演变而来的，而其教学活动中以及档案管理过程中所使用到的各种文件以及材料都是从传统的资料收集中不断转变而来的。由于它自身不同于一般性的文献材料，所以这就要求我们在第一时间就要做好相应的资料整理工作；同时对收集而来的资料予以安全的保存以及保管。
　　（2）资料不系统、不完整。现阶段的教学档案因其自身的信息数据相对比较复杂，是当前高校管理过程中的真实轨迹，因此对于其他类型的一些信息来源说，具有相当高的可靠性以及权威性。但是在一些基层部门的工作规划以及制定的制度当中鲜有涉及档案管理以及收集性的政策，因此使得档案收集以及整理相对比较困难。此外在一些方面由于档案资料相对比较单薄，也缺乏对陈述材料的有利支撑，因而使得一些资料虽然从表面来看，比较齐全，但从其内容来看却比较陈旧。
　　（3）对分类的标准不够统一。当前的档案管理过程中，对于教务档案根本没有制定统一、合理的分类标准，而且对于档案的存放都是按照自己的习惯来存放，以至于在档案管理过程中经常出现一些重复档案或者是档案死角。
　　（4）载体相对比较单一，而且落后。我国现阶段高校的一些教务档案仍然使用一些纸质的档案载体，但由于纸张的规格不统一，再加上注册标准相对比较零散，因此使得档案载体标准难以统一化。虽然经过一段时间的发展，一些高校已经开始使用一些先进的现代化手段，但由于其自身内容不够完整，以及技术标准相对较低，既不方便对电子档案进行全方位的维护保存，同时也无法对其进行及时有效的更新。
　　4.档案管理体制自身存在着较大的弊端
　　事实上，我国在教务档案这一块，使用率是相当高的。经常能够见到高校毕业生来索取自己的成绩以及公证处来核实学生学历。另外在教学过程中的教学评估以及相应的学位和管理工作的评估等都需要使用专业教务档案中的一些教学计划以及专业设置的数据。因此如果单从其自身的管理体制上来说，如果将教务档案全部移交到现阶段的高校档案管理部门，这势必会带来诸多不便。此外，在档案管理过程中，档案中一些数据也经常发生不相符合的情况。
　　5.信息化程度相对较低
　　当前部分高校的档案管理工作，一般都还是遵循传统、陈旧的管理模式，再加上其检索工具不健全以及检索方法相对较落后，致使其效率相对比较低下。
　　二、做好档案管理工作的有效对策和方法
　　1.增强工作人员的档案管理意识