浅谈如何做好高职院校行政秘书工作

　　摘要：高校规模的不断扩张，管理幅度的不断增强，高职院校管理工作的难度也在不断加大，对高校行政管理人员尤其是行政秘书的能力要求也随之提高。本文将从三个方面对如何做好高职院校行政秘书工作进行探究。
　　关键词：高职院校；行政秘书；意识；精神；维度
　　中图分类号：G712 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）003-000-01
　　高等职业技术教育是我们现代高等教育不可或缺的重要组成部分，教育、科研及行政管理可以说是高职院校的三大功能要素。而在高校行政管理体系中最能体现其岗位性质的就是行政秘书了。本文将从秘书自身角度探讨如何做好高职院校的行政秘书工作，认为，高职院校行政秘书必须树立三种意识，推崇三种精神，达到四个维度。
　　一、树立三种意识
　　（一）学习意识
　　作为一名高校行政秘书，需要草拟分院部门行政工作报告、总结、规划和决议等综合性文字材料文件，这就要求我们熟悉常用的应用文类型、格式以及语言的组织，要求我们树立学习求知的意识，开拓自己的知识面，努力提高听、说、读、写、用的能力。当然，还应通过各种途径深入科研和行政管理第一线，在工作的同时，不忘学习提升自己的科研能力。此外，还要学习与人交流、沟通的能力，作为一名秘书，不免要接触不同岗位不同身份的人员，要学会与人相处，广结良缘，为工作的顺利开展实施奠定基础。
　　（二）规则意识
　　规则意识，并不意味着要固守成规，按部就班，一成不变。无论从事何种职业，都有一定的职场规则，作为高校行政秘书，首先要遵守一定的职业道德，要有保密意识，秘书往往需要参加重要会议，领取行政机要文件，保密部门机要文件资料，为维护学校部门的利益，秘书人员需要掌握一定保密方法，遵守职业操守。其次，秘书在工作中要保持严明的纪律，要明白秘书不是领导，在工作中要做到不该听的不听，不该看的不看，不该说的不说。
　　（三）服务意识
　　服务，并不意味着包揽全部大小事务，也并不意味着低人一等，当前高校的行政秘书人员基本都是本科及其以上学历，文化、素质高，因而服务他人也应有所创新。要心怀宽容之心，学会换位思考。
　　二、推崇发扬三种精神
　　（一）一丝不苟的精神
　　秘书工作繁杂，涉及到的工作更是方方面面。作为秘书，首先就要明确自己的工作职责，包括工作目标、内容、分工、步骤、方式方法、完成时间等。要清楚工作的轻重缓急，明白“秘书无小事”的道理。作为高职院校的行政秘书，文书工作就是其中一项最重要、最大量的日常工作。所谓文书工作，主要包括文件的起草、校对、印制、传递以及文件资料的立卷与归档。这一系列的工作，都要求秘书具有一丝不苟的精神。一丝不苟不仅要体现在具体的工作中，也应体现在我们的言行举止上，行政秘书要根据不同的工作对象、不同的工作环境采取恰当的行为方式。
　　（二）锲而不舍的精神
　　前面说过，秘书工作繁杂，要接触处理的事务也大小不一，在日常工作中，难免会遇到困难。这就要求我们行政秘书人员要有良好的心理素质，要具备一定的心理承受力，要锲而不舍。锲而不舍，不仅要表现在工作上，还要表现在对自己的认知上，受传统因素影响，秘书的角色与作用一直未能被高校重视，这就需要我们秘书自身正确认知，积极应对，锲而不舍。在做好日常工作之余，不断提高自身业务素质和专业素养，以寻求高校的重视以及自身发展。
　　（三）团结协作的精神
　　秘书工作，是一个需要多方协作配合方能做好的工作，这不仅包括不同分院部门秘书等相关行政职务人员之间的团结凝聚，还包括与相关老师、学生之间协作。高职院校行政秘书队伍的团结力度关系到秘书工作绩效和学校管理目标的实现，如何激发行政秘书队伍的团结力，一方面需要建立相关的工作制度，另一方面还是与我们作为行政秘书自身的处世方式与态度息息相关。
　　三、力求达到四个维度
　　（一）高度
　　行政秘书应心怀大局意识，大事要考虑，想领导所想，急领导所急；小事更需做到位，避免重复反复。俗话说“站得高，方能望的远”，秘书工作可大可小，只有达到一定高度，摆正自己的心态位置，才会有一番作为与成就。
　　（二）速度
　　这里所说的速度，即做事要有效率，要用有效的时间完成一定工作。行政秘书工作千头万绪，尤其是在高职院校，往往还会身兼他职，这就要求我们在工作中必须达到速度，要在有限的时间内完成各项工作，且避免重复劳动。
　　（三）力度
　　力度，即要达到效果。前面我们提到行政秘书在工作中要有速度，但仅有速度也不够，还需达到力度，要尽量用最短的时间完成规定的工作，且要保证质量与效果，力求避免重复反复，避免出错。高校行政秘书工作往往不是某一个部门的事情，而是有着牵一发而动全身的作用，某个环节出错或拖拉，势必会影响事情的整体效率，这就要求我们不仅要有速度，还要有力度。
　　（四）热度
　　保有工作的热情与激情，是做好一份工作的先决条件之一。俗话说“兴趣是最好的老师”，对一份工作有兴趣，才会有激情，才能做好做长。高职院校行政秘书工作具有一定特殊性，这就要求我们秘书人员要有良好的心理调适能力，不断发掘工作动力，保有积极的工作态度。拥有工作的热度也需要上级领导对我们的关心与支持。上级的表扬，老师学生的肯定，将会是对我们行政秘书人员工作的巨大支持，将更能激发我们的工作激情。
　　时代的发展，要求高职院校对行政秘书人员的管理越发的关心与重视，作为高职院校行政秘书，不能消极倦怠，应当从提高自身素养开始，树立学习、规则、服务三种意识，推崇一丝不苟、锲而不舍、团结协作的三种精神，以及达到高度、速度、力度和热度这四个维度。此外也还需具备一定的能力，如应变能力，表达能力，协调交际能力，心理调节能力等。只有这样，才能满足日新月异的时代要求，才能在工作中游刃有余，才能成为一名真正合格的行政秘书。
　　参考文献：
　　[1]薛庆文.浅谈高校行政秘书工作意识和素质[J].职业时空（综合版），2006（07）.
　　[2]章葵.高校秘书队伍建设研究[D].华中师范大学，2002.
　　[3]余明江.高效行政秘书倦怠情绪探析[J].四川民族学院学报，2010，10.
　　作者简介：鄢 彬（1990-），义乌工商职业技术学院，实习研究员，研究方向：语言学。