对外事档案收集工作的思考与建议

　　[摘 要] 随着互联网技术的快速发展，社会各个领域间的交流合作不断加强，在这一大环境下，高校的对外交流合作日益频繁。目前，对外交流合作不但是教育科研机构提高教学质量、加强人才引进与输出的重要组成部分，同时也在加强学科建设、扩大机构知名度方面起着不可替代的作用。作为真实记录这一工作的外事档案管理工作，也就越来越受到社会各界的重视。其中，收集工作是外事档案管理工作的起点，这一环节质量的高低直接影响着日后对外事档案信息资源的开发与利用。因此，探讨如何做好外事档案的收集工作对于教育科研机构未来的发展有着非常重要的作用。本文论述了外事档案的含义与内容，分析了外事档案的发展趋势，阐述了当前外事档案收集工作存在的一些问题，并从5个方面，就如何加强外事档案收集工作，提出了若干建议。
　　[关键词] 外事档案； 收集工作； 管理doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 010. 055
　　[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）010- 0094- 02
　　随着我国市场经济的快速发展，各项事业蒸蒸日上，社会领域之间的交流与合作不断加强。教育科研机构作为人才培养的基地，在提升科研、教学水平的同时，也日益与社会其他领域之间有交流与合作，管理的国际化、信息化已经成为其长期发展的战略目标之一。现阶段，我国对外交流形式、服务对象日益多样化，交流合作的领域也在不断拓展，外事工作已然成为教育科研机构扩大知名度，加强人才培养，整合国内外智力资源的重要举措。外事档案管理是翔实记录对外事务的一项重要工作，其重要性日益受到普遍关注。想要提高外事档案管理工作水平，就必须从收集工作入手，因为收集工作是外事档案管理工作的起点，它不仅影响日后外事档案管理工作能否顺利展开，同时也关系这些档案资源的开发与利用。因此，我们必须要对收集工作进行认真思考，寻找切实可行的管理方法，努力做好外事档案管理工作。
　　1 外事档案的含义与内容
　　外事档案指的是与国外团体、个人在学术、科研、人才等方面的交流合作的过程中所形成的有保存价值的文字、图表以及其他影音视频资料。目前，我国教育科研机构外事档案的内容主要包括以下几个方面：① 在接待国外来访人员的过程中所形成的往来信件、日程安排、照片、影音视频资料以及相互赠送的礼品等等；② 在招聘、管理长期外籍人员工作的過程中所形成的相关文件，比如上报给外国专家局的文件、公安机关的出入境文件以及颁发的证书、证件以及签署的合同等等；③ 在举办国际学术交流会议的过程中，上报给教育部、国外专家局的学位的文件、人员信息以及批复等等；④ 执行员工出国考察、科研交流的过程中上报给省外办、教育部等部门的文件、批复以及其他相关资料；⑤ 执行国际科研合作项目工作中上报教育部、科技部及外国专家局等部门的文件及批复、项目执行总结材料等；⑥ 对留学生进行管理工作时，向国家留学基金委员会、公安机关上报告的文件、批复以及留学生申请入学材料等等。综上所述，教育科研机构的外事工作正朝着工作量大、业务繁杂、领域宽泛等方向发展，这一过程中所产生的外事档案，其数量日益增长，想要加强外事工作，就必须对外事档案管理工作重新认识。提高外事档案管理水平，不只关系到日后对外交流与合作，同时也体现了教育科研单位的整体素质与竞争力。
　　2 外事档案的发展趋势
　　2.1 数量日益扩大化、规模化
　　随着我国经济体制改革的不断深入，教育科研机构体制改革的进程正不断推进。高等院校的办学规模日趋扩大，各高校之间的竞争也日趋激烈。一些高等院校，特别是那些研究型、综合型大学为增强自身的竞争力，扩大知名度，提高学校的国际排名，都开始重视对外的交流与合作，外事工作力度前所未有的加强，这就迫使高校外事档案的数量大幅度增长，并已形成了一定的规模效应。
　　2.2 载体日益多样化
　　目前，我国的外事档案除了纸质档案之外，还有相片、胶片、光盘影碟、电子文档、影音视频等等，甚至还有证书、纪念品、礼品等等，其载体日趋多元化，这些档案资料在高校未来的外事活动中扮演越来越重要的角色，因此必须要保证这些载体的完好无损。那么如何及时、稳妥地将这些多元化的档案收集进馆，就成为了现阶段我国高校档案管理部门的工作重点。
　　2.3 内容日益多元化
　　随着全球经济一体化的趋势不断加强，我国教育科研单位与国外团体、个人在学术、科研、人才等方面的交流合作日益频繁，其层次与形式也日益多样，而这一过程中所形成的带有记录性的资料的内容也呈现也多元化的趋势。比如本校外事档案的内容有国外政要、企业家、活动家、团体负责人的访问记录；校领导的出国访问；外聘专家、学者的出国访问、深造；高校举办的学术交流活动；与国外知名大学的合作、研究；共同开发、共同研究的项目；联合对研究生进行培养；学者、社团的相互访问等等，从上述的这些外事活动我们就可以看出，其内容日趋多元化，做好这一过程中所产生的外事档案管理工作也日趋艰巨。
　　2.4 来源日益复杂化
　　我国教育科研机构在相当长的时间里，外事档案多是来自于院校的外事管理部门。随着我国经济的快速发展，高等院校体制的进程不断推进，一方面，教师出国访问的数量在不断增加，学生出国留学的规模在不断壮大；另一方面，高校的管理重心在不断下移，院、系级的外事活动数量也在不断增多，这直接导致学校外事档案的来源日益复杂化、多元化。因此，我国现阶段高等院校的外事档案来源除了学校的外事管理部门之外，还包括各院、系、教务处以及出国访问、考察、学习的师生个人。值得注意的是目前国内的很多高校对院、系一级以及教师、学生个人的外事档案收集工作还疏于管理，其必然会影响着学校外事档案管理的整体工作，这一点必须要引起高校相关负责人的注意。
　　3 外事档案收集工作存在的问题