独立学院教学秘书在教务管理中的作用

　　【摘要】教务管理是一所学校的灵魂，尤其是在独立学院，独立学院近几年在转设评估背景下，面临的机遇和挑战也是前所未有的。教学秘书作为连接学院和教务处教学管理的纽带，其作用是非常重要的，本文从几个方面论述了教学秘书在教务管理中的重要作用。
　　【关键词】教学秘书；教务管理；独立学院
　　1.引言
　　独立学院，开启了我国高等教育领域一块新的天地，具有鲜明的中国特色和时代特点，经过这十几年的发展，其取得的成就也是巨大的，为我国的高等教育事业做出了重大的贡献。这几年来，独立学院的发展速度惊人，同时也让更多的目光注视到独立学院的发展中来，赞扬声和质疑声此起彼伏，在这种形势下，教育部的转设评估，无非是对独立学院的一次重大考验。因此在这种环境下，独立学院必须要加强内部的教务管理，这不仅要从大方面入手，同时也要注意细节。教学秘书作为教务管理中的一小部分，也起到不可或缺的作用。在独立学院里，教学秘书既是分院的一份子，同时也是学校教务管理工作的最前沿，时刻起到连接分院和学校教务管理的纽带作用。
　　2.教学秘书需要具备的能力
　　2.1 组织协调能力
　　教学秘书所处的工作地位，要求必须具有一定的住址协调能力，作为分院和学校教务管理的纽带，如何处理好这二者之前的关系，是对教学秘书的重大考验。作为教学秘书需要将学校教务管理制度和最新动态第一时间传达到分院，对一些重大决策和变革性的文件和通知，确保分院完全理解并坚决贯彻执行。同时，如分院有执行上的困难，也要第一时间反馈给学校，将最前沿的信息反馈给学校。这样才能确保所有事情执行起来畅通无阻。
　　2.2 服务管理能力
　　教学秘书是一个特殊的岗位，每天要面对很多教师和学生，既不像教师一样承担着教书育人的责任，也不像辅导员担负着管理学生的日常生活。但是作为教学秘书，却是与教师和学生无法分开的。作为教学秘书，要明确自身的职责，有一定的服务和管理能力，在教师和学生遇到问题时，给予细心的讲解和行之有效的解决方法。日常教学工作无小事，每个出现在教学秘书面前的教师和学生所遇到的问题都有可能影响这整个教学运行，这需要在充分理解后，给予第一时间的帮助。
　　2.3 辩证洞察能力
　　作为一名教学秘书，要用辩证的思想去看待事物，同时对事物还要有敏锐的洞察能力。教学秘书要在第一时间，领会学校和领导的意图，把握住事情的本质，用最短的时间思考出最有效率和最合理的解决问题的办法。在配合学校教务管理和分院领导的工作中，也要时刻保有清晰的思路，高质量、高效率的完成各项工作。
　　3.独立学院教学秘书工作现状
　　3.1 教学秘书工作重视程度欠缺
　　教学秘书的工作内容虽然庞杂，涉及到教务管理的方方面面，但是大多数都是事务性工作，这些工作虽然复杂，却没有较强的专业性，虽然重要，却最容易被忽视。教学秘书工作本身，并没有什么显著的成果，最大的成果就是教学运行平稳有序，没有任何纰漏和教学事故。由于对教学秘书工作重视程度的欠缺，也相应的忽视了该项工作的难度。多数的獨立学院，教学秘书岗位只设一人，却要承担相应行政秘书、科研秘书、办公室主任等应由多人承担的工作。这就加大了教学秘书的工作难度和工作压力。
　　3.2 教学秘书工作与课堂脱离
　　由于日常工作的庞杂和琐碎，是教学秘书无法深入课堂，掌握第一手的教学资料，与教学环节脱节，作为教务管理系统中不可缺少的一个环节，教学秘书应当对教学工作有所了解，这样才能更好的应用到工作中去。随着高校高学历人才的引进和教师的自我深造，许多教学秘书都是拥有硕士学历的人才，也可以发挥自身的专业优势，深入课堂，了解最新的教育教学动态，系统了解教学规律和进程，更加完备的做好教务管理工作。
　　3.3 教学培训进修机会少
　　由于缺乏对教学秘书工作的重视，很多院校都会把外出培训的机会给予相关教师，而且针对教务管理方面的培训又相对较少，导致教学秘书本身培训和自我提升机会较少，无法得到更进一步的学习。这些都严重制约着教学秘书的进步和工作能力的提高。
　　4.教学秘书在教务管理中的作用
　　4.1 组织安排各项教学工作
　　教学秘书首先要传达学校教务管理工作的具体安排，并将分院的具体情况反馈给学校，合理的安排各项教学工作，确保分院教学运行平稳有序。每个学期中，针对不同时间的工作安排，都要采取有效的方式，认真细致完成各项工作，认真对待每一项教学工作，确保每一件都能够平稳进行，不出差错。
　　4.2 建立和管理教学档案
　　建立学院教学档案室，并把和教学相关的材料，按照相关顺序合理的进行保存，教学档案指的是所有在教学运行中产生的需要保存的所有文件，包括学生的试卷，实习实训指导书，毕业论文和涉及，教师的教案和教学日历等。并通过合理的管理，使教学档案系统化、规范化。教学档案必须条理清晰，并能反应出完成的教学进程。
　　4.3 做好领导的助手和参谋
　　教学秘书要将学校的各项制度和决策及时传达给学院领导，协助学院领导完成具体的工作安排，在安排工作时，要当好助手和参谋，积极去协调和落实各项工作，并将工作安排中遇到的问题反馈给领导，为领导的决策提供更多的参考建议，让领导时刻了解到教学运行的各种情况，对教学运行中遇到的问题第一时间向领导汇报，确保学院的教学质量。
　　5.结论
　　教务管理离不开教学秘书，教学秘书的业务能力和管理水平，对教务管理的质量高低起着重大的作用，尽管教学秘书的工作十分繁杂，但是要有不怕困难的决心和积极的态度，不断地迎难而上。在每天的教学管理中，不断地学习和充实自己，提升业务素质。加强对各项先进技术的掌握，加强理论学习，不断地总结经验，丰富自己，当好领导的参谋和助手，确保教学运行和教务管理的正常运转。心系学校、心系教务、心系师生，为了能为社会提供更多更好的优质人才尽自己全部的能力。
　　参考文献
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