浅析校外教育教务管理信息化建设

　　摘 要：随着信息技术的飞速发展和应用，信息化管理在教务工作中的重要性也日趋明显。教务管理信息化已经成为校外教育机构适应未来生存之需。教务管理信息化是校外教育机构利用现代信息技术，通过对信息资源的深化开发和广泛利用，不断提高教务工作管理、决策的效率和水平。现在的信息化系统已不再是单纯的计算机软件，而是一套蕴含了一定管理思想在内的软、硬件结合体。
　　关键词：教务管理；信息化；校外教育
　　随着社会的发展，校外教育在儿童成长中发挥的作用越来越受到全社会的肯定。特别是随着2013年教育部《小学生减负十条规定（征求意见稿）》的颁布，越来越多的家长和学员涌入了校外教育机构，参加校外兴趣小组活动成了名副其实的“教育时尚”。与规模小、制度体系成熟、教务管理相对单纯的学校教育相比，校外教育规模大、活动项目多、制度体系不健全，教务管理工作内容庞杂、任务繁重。对此，如何科学、优质、高效地管理成为当务之急，教务管理信息化也显得尤为重要。
　　一、教务管理信息化的优势
　　教务管理是校外教育管理的主要部分，具有重要的作用。教务管理是管理者遵循教育教学规律和管理规律，通过一定的管理手段使教学活动有序进行，并顺利达到既定目标的全过程。教务管理信息化的主要优势有：
　　1.科学高效
　　科学设置的学员卡号、班级编号（一班一号，一人一号），便于查询、统计，有效避免了重名现象。根据不同人群设定相应的权限，保证了系统的安全性。通过网站、短信、手机报等现有通信手段，有效传输各种教务管理信息，及时发布通知公告、反馈意见，快速查询学员信息、实时调班，使各项管理工作得以快速、方便、准确、规范、安全地实现。
　　2.公开透明
　　收费标准及构成公开透明。课程设置由教务处统一进行，部门在系统中开设班级前由教务处对每一项目的时长、收费标准等进行设置，开班结束后系统自动计算收费金额及费用构成，有效避免了一些不必要的人为因素。
　　3.实时跟进
　　在招生及课程实施过程中，对于报名人数、剩余名额、收入情况等可以随时查询并得到反馈，保证信息的及时、准确，为下一步的工作安排提供支持。
　　4.资源共享
　　领导、部门、教师、家长、学员可根据自身权限、需求随时查询学员库、师资库、总课程表、招生进度、课程进度、收费标准、收入情况等信息，掌握进度，共享资源。根据总课程表可以直观地看到所有教室的使用情况，有利于各最大限度地使用教室，提高了教室利用率。
　　5.个性多样
　　无论是课程设置、班级开设、收费退费均是最大程度地满足各部门、家长、学员的需求，是集体特色交集、意见整合的结晶，保证了服务的优质、高效、贴心。
　　6.节约环保
　　系统实行网上申请审批的无纸化办公，不仅节约了原来购买纸张、打印机耗材的办公经费，节省了时间成本、人力成本，而且干净、环保。
　　7.与时俱进
　　随着未来信息水平的提高及自身发展的需求，不断对教务管理系统进行及时再开发，提供对口服务。
　　二、教务管理信息化的建设
　　1.管理理念的更新——新理念
　　管理是组织中的管理者通过计划、组织、指挥、协调和控制，运用一定的管理职能和管理方法对组织中的人、财、物、信息四大资源进行整合和协调，从而实现组织目标的过程。管理理念更新是指管理者不断根据市场和社会变化用新思维创设新机制并借助新技术、新方法，创造一种新的、更有效的资源组合范式，以使调整后的四大资源的协作关系能最大限度地发挥他们的整合作用，达到以尽可能少的投入获得尽可能多的综合效益的目的。
　　管理理念更新与信息化是相辅相成的关系，管理理念更新需要以信息化为支撑，信息化推动着管理理念更新走向深入。信息化的实施需要以更新的管理理念为先导，管理理念更新推动着信息化的实施与应用。只有将信息化系统的功能与整个教务管理活动有效地结合起来，才能达到管理出效益的目的。
　　（1）由“手动”到“自动”的转变
　　引进教务管理系统：教务管理系统（英文简称EMIS）是信息管理系统在教务管理上的应用。这种系统实际上是一个基于Web网络的巨型数据库，数据库中采集并存储了大量与教学相关的数据，使用者可以运用程序将这些数据进行共享、关联、筛选、统计，从而得到所需的结果。系统涉及校教育教务管理各个环节，包括公共信息发布、申请审批、课程管理（开设班级、开设活动）。作为一种办公工具，系统能够极大提高管理效率、提升工作质量，使繁杂琐碎的教务工作变得有序、快捷。
　　（2）由“管理”到“服务”的转变
　　传统的教务管理中管理、指导的意味更重，服务意识不足。当今的市场竞争已由过去的“商品竞争”演变成“服务竞争”。而今，“为教学服务、为家长服务、为学员服务”应成为所有教务工作者的宗旨。良好的服务意识包含了端正的服务态度、积极的精神状态、高尚的职业觉悟及良好的观察分析能力、判断推理能力和服务执行能力。无论是教务管理系统，还是日常的教务工作都应是设身处地的为教学服务，急家长之所急，想学员之所想，最大限度地满足并合理协调各方需求，竭尽全力为他们提供更加优质、贴心的服务。
　　（3）由“传统”到“创新”的转变
　　传统管理以手工操作为主，进行科目、班级设置、招生、调班、退费、查询等，工作量大、速度慢，工作效率低且错误率高。这种旧模式不仅不能适应现代教务管理（人数庞大、科目众多、要求花样、手段翻新）的要求，而且还阻碍了教务管理现代化的进程。为此，教务管理信息化被提上了日程。
　　（4）由“部分”到“全面”的转变
　　教务管理信息化是一个全方位、立体式的管理工作，它涵盖了教学工作的全过程。主要包括：学员管理（咨询与招生、学籍档案、安全与服务、评价与激励、学习效果追踪），教师管理（聘请师资、评价与激励、继续教育、教学研究、专业发展），课程管理（设置课程、安排课程、监控课程、优化课程、研发课程、教学评价）。另外，还包括各种基础信息的统计及基于统计数字的策略支持。