行政事业单位档案管理工作之我见

　　摘 要 行政事业单位的档案管理工作，是行政事业单位本身自我革新的重要模块之一，对于一个行政事业单位来说，档案管理工作做到位，就可以实现工作有条理、有节奏、有效率。这篇文章用自己的观点去进行评析，找出其中存在的误区，针对这些误区提出了具有建议性的措施，希望能够帮助行政事业单位把档案管理工作做到更好、更完善。
　　关键词 行政事业单位 档案管理工作 误区 措施
　　中图分类号：G271 文献标识码：A
　　行政事业单位档案管理工作，是行政事业单位的基础工作。档案管理工作是否做到位，就直接关系着行政事业单位运作的境况，因此，有必要对行政事业单位档案管理工作的现状进行分析、探索和完善，以便更好地发挥档案管理工作在行政事业单位管理中的作用。
　　1 行政事业单位档案管理工作的误区
　　行政事业单位档案管理工作中的误区，主要表现在两个层面，即心理意识层面的误区和操作层面上的误区，心理意识层面的误区能够直接引发操作层面上的误区，这些误区的具体表现形式是多种多样的。
　　首先，行政事业单位当中，对档案管理工作的重要性认识有所欠缺。在我国，行政事业单位的工资待遇都来自于行政拨款，在这个过程当中，单位中的人都能够享受到固定工资的待遇，没有任何风险，因此，这让行政事业单位的人员形成了一股懒散的作风，即能简单处理，就简单处理，这种思维模式应用到档案管理工作当中，就形成了对档案管理工作不重视的风气，尽管档案管理工作很重要，但是，在日常的工作中，简单的档案管理工作，并没有引发太多的问题，因此，得过且过，也能够将工作推进。
　　其次，行政事业单位的档案管理工作中，存在制度和程序上的漏洞。其中，制度上的漏洞，是指行政事业单位的档案管理工作中，对于档案管理的标准和相关环节等都缺乏明确的管理制度，或者说这些管理制度在细节上存在欠缺性；程序上的漏洞，则是指行政事业单位的档案管理中，在程序执行过程中，存在轨道偏离，区别于标准的规范程序，并对档案管理工作具有或大或小的影响，例如，在档案的借还管理过程中，部分人员凭借私人交情，未能及时对档案的借还进行登记，在这个过程中，所引发的档案破损等，也将无从追寻，档案信息的完整性也无法得到保障，这些漏洞的存在，自然无法离开意识误区的原因，更是无法离开管理层对档案管理工作制度和程序制定中知识欠缺的原因。
　　第三，行政事业单位的档案管理工作中，工作人员的整体素质偏低，无法保证档案管理工作的质量和效率。行政事业单位的档案管理工作，是一项具有专业性和行业性的工作，需要具有档案管理专业技能和素养，兼具行政性质的管理人才，但是，在行政事业单位当中，工作人员上岗的凭证是关系，而不是按照能力来获得的，在这种情况之下所形成的单位团队，所具备的的整体素质便可想而知，就算在后期的工作中，经过不断的学习和历练，让自己的素质有所提升了，其所提升的素质更多的是行政职业方面的素养，而针对档案管理方面的素质仍旧处于偏低的状态，而档案管理的工作人员是档案管理的直接操作人员，每个档案的进出、归类、摆放等等，都是由档案管理人员操作的，如果档案管理工作人员的素质偏低，则有可能导致档案进出记录不明确、分类不正确、摆放出位等等问题，最终就会影响档案的完整性和安全性。
　　最后，行政事业单位档案管理工作中，管理的手段需要进一步提升。在现代的行政事业单位当中，依旧存在一些仅仅依靠人力来进行档案管理的现状，特别是一些偏远地区，这样的现象是普遍存在的，而在相对较好的地区，行政事业单位能够根据时代的变化，对档案管理的手段进行革新，采用现代计算机技术，实行档案管理的电子化，就行政事业单位的自我革新速度，是相对比较落后的，就其运用的档案管理电子化系统，都是属于相对比较落后的系统，整体管理的效率都非常低下，还无法较大幅度地取代人工管理，相反，在行政事业单位这样的电子化档案管理中，人工管理的比例还是超过了百分之五十，人工管理处于相对重要的地位，可以说，行政事业单位的档案管理手段，依旧是以人工管理方式为主，电子系统管理为辅，这远远滞后时代发展的步伐，降低了行政事业单位档案管理工作的质量和效率。
　　2 行政事业单位档案管理工作的策略
　　行政事业单位档案管理工作中存在的误区，是历史积累的必然情况，进入了高速信息时代，随着政府职能的导向变化，许多行政事业单位也在不断改进自身的档案管理工作。但是，其改进的效果是不太理想的，这些误区并没有得到彻底的改进，因此，有必要继续针对这些存在的误区，探讨改进的策略。
　　首先，要促使行政事业单位档案管理工作的进一步改进，必须要从思想意识上入手，加强行政事业单位人员对于档案管理工作的重视程度，这是因为，人的行动都是由思想意识所指导和控制的，如果在意识上出现对档案管理工作的不重视，必然会带动行为上对档案管理相关工作的怠慢，才会导致档案管理工作制度和程序上出现漏洞，因此，必须要做好行政事业单位相关人员在档案管理工作上的思想意识的转变工作，那么，又要如何入手去转变这些工作人员的思想意识呢？具体来说，要转变行政事业单位相关工作人员的思想意识，还必须要相关政府部门参与，因为行政事业单位都属于政府机构的一部分，不同于一般民间组织。因此，政府必须要能够从宏观上，不断完善档案管理工作相关法律，以法律的形式来增加行政事业单位相关人员的紧迫感，迫使他们能够从法律层面来意识到档案管理的重要性，与此同时，政府有必要确定档案管理评定机制，用有效的评估和奖励机制，促使行政事业单位相关人员的意识转变。
　　其次，针对行政事业单位档案管理工作中存在制度和程序上的漏洞，相关单位领导人必须要能够承担自身的责任，履行自身的职责义务，在法律允许的范围之内，在上级政府的许可范围之内，在保证人民利益的基础之上，着手档案管理工作的制度和程序的建设和完善；在制度方面，相关单位领导人必须要能够做好细节规划，特别是档案管理过程中的保养和保护问题，必须要能够细化的保养的基本标准、中级标准和高级标准，明确规定各个标准情况下，档案保存的完整度，而针对档案的流动性，单位领导人则要将所有流动的可能性和方向性以图案的形式给予确定，对于借用的时间段和保存的时间段等都要进行数字化的规定；在程序方面，单位领导人必须要能够从全局的角度来分析，将程序中的漏洞进行汇总分析，罗列出常规性的程序漏洞，根据这些漏洞可能存在的因素，进行猜想性的分析，并针对这些可能存在的风险，制定应对策略，尽量减少已经存在的漏洞；除此之外，单位领导人要确定单位档案管理的监督机制，除了自身不定时对档案借阅等程序进行抽查之外，有必要让单位所有员工甚至部分民众也能够参与到监督当中，实现监督的全面性和过程化，从而进一步巩固制度的执行力。