高校教务管理系统的合一性研究

　　摘 要：本文结合某高校实际，从使用者角度出发，分析了教务管理系统在教学运行中存在的一些问题，提出应借鉴全社会进行的“三网合一”应用技术整合学校现有的各管理信息系统和各种教学资源，以方便系统用户、提高工作效率。
　　关键词：教务管理系统；整合；改进策略
　　随着计算机的日益普及，网络的快速发展和数据库的广泛应用，使得利用校园Internet进行教务管理已成为可能。不但可以减少工作量、提高办公效率，而且使目前分散的教务信息得到集中管理。由此各高校相继使用了数字化校园的核心应用系统——教务管理系统。该系统涵盖了高校日常教学运行的大部分功能，例如选修课程、排课、安排考试与补考、查询与统计教学信息等。教务管理是教学工作的重点内容，也是学校运作的枢纽。 当然，从计算机诞生的那个时代到依照摩尔定律飞速前进的今天，关于教务管理信息系统的研究也有几十年的历史，但不是一劳永逸。技术的发展、环境的变化、时代的要求，都带来了新的挑战和新的问题。
　　一、目前教务管理系统存在的问题分析
　　现在高校由于教学对象、教学管理部门、教学特点的差异，往往多套教务管理系统并行，例如有本科学分制系统、研究生信息管理系统、体育选课管理系统、MBA专用管理信息系统，等等，加之高校经过合并，大多拥有两个或多个校区，地域分散，这些都对系统用户造成了一些困扰，影响了教务管理系统的使用成效。我们通过对学校各院系数十名教师、教务工作人员以及学生干部进行的访谈调查，归集了以下几点反映较普遍的问题。
　　问题1：任课教师要上多套系统查询自己上课的时间地点，以防出现同一时间课程冲突或同一时间段跨校区课程因时间间隔太短无法按时到达等问题。如果已经出现这类情况，按目前管理要求，需教师本人在多部门进行协调沟通以调整上课时间。一旦相关管理部门为教师进行了课程调整，又有可能影响到其他教师和学生的上课时间造成新的冲突。任何的调整还要及时向相关教师和学生进行通告，否则可能造成安排落空。
　　问题2：教师面对的问题对学生同样存在。学生要上多套系统查询自己上课的时间地点，以防上课时间冲突。同时需注意各课程间教学场地之间的距离。如在选课时间段发现问题要进行调整，需要学生上多个系统进行退选和重选操作；如错过了选课时间，则要本人到多部门办相关手续才能进行退选和重选操作。
　　问题3：为了防止排课出现冲突，学校采取先排数据量比较大的本科课程，然后再安排研究生的课程。管理研究生排课的操作人员为预防排课冲突，会先将本科排课结果下载下来，作为研究生排课的依据进行下一步工作。这样就对下载之后本科排课进行的调整就不能及时掌握并反映在研究生课程的安排中。而一些突发和临时性的教学安排无法顾及多个方面，出现一定范围的调课，还得各级管理人员想办法通知相关教师和学生。
　　问题4：任课老师要经常性登录本科、研究生等多个管理系统关注自己下个时段的课程安排，然后才能根据排课结果对自己上课、科研、会议等做出安排。各院级教务人员在一些日常教学工作分派如安排某位教师参加监考，也要面对同样的情况，系统操作处理比较烦琐。
　　二、整合教务管理系统的意义
　　由于现有的教务管理系统多系统并行，造成管理工作过于烦琐，部分工作不能共享系统内的数据，而需要单独处理编辑，不能保证教学实施的时效，整合教务系统就显得十分必要。
　　1.整合教务管理系统方便了系统用户
　　“实现教务管理信息化也是教育现代化 、规范化 、科学化的基础 ”。对学校而言，教师、学生、教室等教学资源是固定的。之前提到的问题占用了很多师生的宝贵时间，降低了工作效率，从现状和信息处理水平来看，要解决这些问题，行之有效的途径就是建立一套完整的教务信息管理系统，整合目前使用的多套信息管理系统的数据和功能。如此既可以避免教学安排的相互冲突，又在一定程度上提高了教室等教学资源的利用效率，大大地方便了学生、教师以及系统管理人员，尽可能地将学生的上课时间安排在利于吸收知识的时间段，符合多网合一的社会需求和技术发展方向。对于优化学校的教学资源利用效率，更好的服务学生和教师是一个好的选择。
　　2.整合教务管理系统能够实现信息共享，提高工作效率
　　整合之后解决了现有的存在各套系统之间不通用、信息不能共享的问题，方便广大师生工作和学习，使得学校的教务管理系统水平再上一个台阶。整合之后教务管理系统就成了近似实时的管理系统，能够减轻管理和操作人员的劳动强度，提高教学工作安排的效能。
　　3.整合教务管理系统可优化系统管理维护人员配置
　　原有的各套教务系统都有各自的系统编程升级人员、数据备份管理人员和日常维护人员。整合之后系统用户将达到一定的数量和规模，可对原有人员进行精简与合并，培养专业人员集中管理操作，既降低运营成本，又提高了系统工作效率。
　　三、整合教务管理系统需要解决的问题
　　1.资源的分配问题
　　资源包括场地、时间、馆藏等，其中场地资源是最便于分配的，但是时间资源的划分就不那么容易了。学校要对不同性质、不同办学形式的课程所占用资源的时段，作出相对明确的规定，有个全局性的统一安排。另外，为了贯彻效率优先的原则，针对排课的先后顺序进行制度性规定。例如，数量占绝大多数的本科生的教学任务应当最先安排，而数量最少的教学任务可以放到最后去协调解决。
　　2.信息交互反馈及时性问题
　　整合后的系统要实现高水平的信息资源共享和跨平台的信息资源访问，要解决不同的资源子网的信息共享，提高信息资源共享的利用率。根据高校多校区和教学资源分散的特点，考虑教师、学生的时间等因素，合理地排课并分配教室资源。当发生调整时及时提示操作人员，重新运行自动排课，也可手工进行调整。
　　3.抵御风险问题
　　合一的教务管理系统应做到“系统、全面、有效地抵御各类不利于教务系统正常运行的风险”。可以建立多个不同用途和内容的数据库，各套教务信息管理系统都以这些数据库为基础。对于查询成绩、上课时间和教室等相关操作应只对镜像数据进行。而对各种数据的录入操作分层、分级、分类管理：如上课时间和教室安排可采取指定人员操作；培养计划和考试安排采用各学院专人录入镜像备用库；学校相应管理人员经批准后再放入录入正式库；关键性数据如成绩等可由教师录入——提交备用库——成绩管理人员批准后再放入正式库和镜像库。为了加强数据安全，防范工作还可采用多重加密和专用口令等途径。
　　4.人员与经费问题
　　原有多套教务系统分别归属不同的部门，分别有经费、人员、编制的相应管理办法。如果整合建立一套完整的教务信息管理系统，学校就要解决相应的部门、人员和资金的相关管理流程的重新划分和落实。
　　新的教务系统由学校自己组织教务管理系统的开发或招标，要提出完整合理的功能要求。并能借机锻炼相关学科的教师队伍，同时也对以后的系统完善和升级做人才和技术准备。
　　参考文献：
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