企业公文管理制度 [公文管理制度word]

公文管理制度编号：第一条 总则本制度主要对本公司各职能部门的公文管理事务进行规定。第二条 职责行政人事部是本公司公文事务归口管理的职能部门。第三条 公文概念本制度所定义的公文是指本公司所属各部门之间以及其与外部组织之间为处理本公司事务而形成的各种记录文本。第四条 通用公文本公司主要使用以下公文文种：（一） 决定、决议：对重要事项或重大运作做出安排，用“决定” 。经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议” 。（二） 公告：向社会公众发布公司重大事项用“公告” 。（三） 通知：发布规章制度，转发政府机构、行业机构以及批转下级机构的公文，要求下级机构办理和需要周知的共同执行事项，用“通知” 。（四） 通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报” 。（五） 章程、制度、规定、条例：企业设立人或发起人制定的、载明机构的设立、职责以及运作程序等内容的文本用“章程” ；
对企业工作事务进行原则性的规范和约束用“制度”或“规定” 、 “条例” 。一般而言，原则性的规范用“制度” ，实施细则和具体管理措施用“规定”或“条例” 。（六） 报告、请示：向上级机构汇报工作，反映情况，提出建议，不需要明确答复的，用“报告” 。向上级机构请求指示、批准，需要明确答复的，用“请示” 。（七） 批复：答复请示事项，用“批复” 。（八） 函：相互商洽工作，询问或答复问题，以及向相关政府机构和行业机构请求批准等，用“函” 。（九） 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求相关部门共同遵守、执行的，用“会议纪要” 。（十） 工作志、工作简报、大事记：记录日、周、月工作情况者用“工作志” ；
记录并传播、发布阶段性工作情况者用“工作简报” ；
记载年度发生的重大事项用“大事记” 。第五条 常用名词简称和其它约定为规范行文，对一些常用名词的使用和其它事项约定如下：在公司制度和其它公文中可直接使用以下名词简称和其它约定，不必另作解释。（一） 本公司：是有限公司的简称。（二） 各部门：指公司属下各职能部门。（三） 公司领导：指本公司董事长、总经理、副总经理。（四） 中层干部：指经本公司正式任命的中层管理人员，包括职能部门经理、主管等。（五） 基层管理人员：包含本公司管理人员，各部门业务员、现场管理等。（六） 员工：包含公司签订劳动合同的合同制固定工和计时工（即临时工） 。（七） 其它简称：行政人事部简称行政部，物业管理部简称物业部。（八） 数据和其它跨度：一般情况下，在制度和其它公文中，涉及至数据跨度的，如无特别说明，均包含下线，不含上线。如 10（人、元、个等）以上，100（人、元、个等）以下，即包含 10，而不含 100。在公文中还常常涉及学历、职称、职务等其它跨度，也是含下线，不含上线。如大专以上，硕士以下人员，即是含大专，不含硕士。（九） 其它事项：一般情况下，公文标题用宋体或黑体，正文用小 4 号宋体。第六条 公文格式本公司公文格式分为六类，即公司文件、公司公文、部门公文、公函、会议纪要和传真件。（一） 公司文件适用范围：主要用于印发公司重要规章、公告、通报、通知、请示、报告、批复、决定、决议等。一般情况下，制度、规定，重要工作计划，机构和人事变动，对外信息发布，国家和行业主管机构的有关政策、规定转发，以及有关本公司权益结构、资产重组等事项的决定，均用公司文件。

（格式见附件一） 。（二） 公司公文适用范围：主要用于以本公司名义发出的普通通知、通报等文本。

（格式见附件二） 。（三） 部门公文适用范围：主要用于以本公司各部门名义发出的公文。一般情况下，在已得到本公司批准的工作计划、财务预算和审批权限范围内部署相关工作的，应使用部门公文。

（格式见附件三） 。（四） 公函适用范围：以本公司所辖部门名义向本公司以外的单位发出的商洽有关事项，通报有关信息的文本用此格式。

（格式见附件四） 。（五） 《会议纪要》适用范围：用于涉及本公司经营或生产工作会议。

（格式见附件五） 。（六） 《传真件》适用范围：用于本公司商务往来传真件的封面。

（格式见附件六） 。第七条 处理公文的表格（一） 《发文稿纸》：用于制发本公司文件。

（格式见附件七） 。（二） 《公文审批表》：用于处理各部门向公司领导报送的请示或请示性公文（如需报批的方案、计划等） 。

（格式见附件八） 。（三） 《文件审批（传阅）笺》：用于各部门对收悉的公文（除例行公文、拟发文件、和请示性公文外）的处理。

（格式见附件九） 。第八条 公文密级：本公司起草和来往的部分公文在一定期限内需要保密。秘密公文分为“秘密” 、 “机密” 、 “绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门提出，经行政人事部审核确定。第九条 公文紧急程度：根据处理时限，本公司公文分为普通公文和紧急公文。普通公文是指对处理时限无特殊规定，只需在通常工作周期内处理完成的公文。紧急公文分为：“急” 、 “特急”两级。因工作需要，要求有关部门或人员自公文送达之时起半个工作日内处理或知晓的公文标“急” ，在一个小时内处理或知晓的标“特急” 。公文紧急程度由拟办部门拟定，经行政人事部审核确定。第十条 本公司公文处理程序一般分为公文签发、公文分送、公文阅处、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。相关人员在工作中，应高效优质地处理公文事务，严守公文秘密。第十一条 公文签发（一） 签发权限：本公司副总经理以上领导在分管范围内可以签发以本公司名义制发的公文；
各部门正职或得到其授权的副职有权签发以本部门名义制发的公文。（二） 签发方式：除公司文件和对外行文外，所有内部公文（包括本制度未规定的内部公文、表格等资料）均采用直接签发方式，不再加盖公章。1、 公司文件的签发：拟办部门按本制度规定流程传递签发后，由行政人事部制作成正式文本并盖章印发。2、 公司公文的签发：有两种形式，一种是盖章，所有对外公文均按前述红头文件的签发流程签发后，盖章发出。另一种是对内部的公文，按前述流程传递后，由签发人直接签发，不需盖章，正式文本中签发人一栏用其签名。3、 各部门公文的签发：各职能部门公文由其部门负责人直接签发，不必盖本公司公章，正式文本中签发人一栏用其签名，但主送一份行政人事部备案。4、 公函的签发：如以各部门名义行文，则由部门负责人同意后盖部门公章，如以公司名义行文的，则依管理职责，由相应副总经理或以上领导同意后，盖相应公章发出。5、 会议纪要的签发：经营性会议纪要由总经理（或会议主持人）审定后，盖章发出。

6、 传真件的签发：有关当事人直接签发传真件，但如双方有约定或对方要求，可在“发件单位”处同时加盖公章（须经本公司正职或具有相应权限的副职同意） 。第十二条 公文印发范围公文印发范围由拟办部门拟定，行政人事部审核，公文签发人或审批人确定。各部门公文的印发范围自行确定。第十三条 公文分送（一） 本公司公文分送主要采用签收、传真、电报、邮递、电子邮件等分送方式。一般情况下，分送公文应采取签收方式，对秘密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人专送。采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。（二） 收件工作人员应对公文进行信封、文件、文号、秘字等的核定。如其中一项不对口，应立即通知发文机构，并登记出错文件。对封口被撕的公文应拒绝签收。第十四条 公司领导收到公文后，根据《发文稿纸》 、 《公文审批表》或《文件审批（传阅） 》的提示作出处理意见（一般每人用时不宜超过两个工作日，如确需延迟处理，应及时知会相关部门。对“急”和“特急”件，一般应按规定期限处理） 。第十五条 公文反馈与跟踪行政人事部文员接到公司领导批示后，应及时将批示件和原件反馈给拟办部门（一般不超过半个工作日，同时保存批示件及原件的复印件。

）第十六条 公文清理、存档和销毁（一） 各部门文员或相关工作人员应对收发的公文每周进行一次整理，对有存档价值的公文应按《档案管理制度》规定期限向档案管理部门整理移交；
对各部门公文存档价值的确定由本部门正职或具有相应权限的副职按《档案管理制度》规定确认。（二） 各部门在每年第一季度内，须对上年度形成的公文进行清理，有存档价值的须及时送档案管理部门保存，对不具存档价值的公文经本部门正职或具有相应权限的副职确认后，用碎纸机或其它方式彻底销毁。第十七条 公文处理一般流程（一） 公文处理的四种方式1、 对例行公文的处理：各部门月度工作报告（填写表格用《部门月度工作报告》格式见附十）等例行公文，由各部门按规定期限交行政人事部分流。2、 对拟发文件的处理流程：（1） 拟发公司文件（含公司文件和公司公文）时，首先由拟办部门拟好文稿、填写《发文稿纸》 ，经本部门负责人审核后（如需部门会签，则送各相关部门会签） ，按职责权限送相关领导签发或会签后送总经理签发，或直接送总经理签发（如超越总经理权限，则在总经理签发后送董事长签发） ，最后由行政人事部制作下发。（2） 拟发部门文件，由拟办部门自行制作发出。3、 对请示性公文的处理流程：（1） 各部门请示性公文由经办人填写《公文审批表》 ，经本部门负责人审核后，按职责权限送相关领导审核审批。（2） 审批后的请示性公文如需以公司文件形式印发，且请示的主要内容（人员、金额等）得到公司领导同意，可直接交行政人事部制成公司文件后发出；
如请示的主要内容与领导批示相差较大，应由拟办部门按批示意见修改后按拟发文件的流程重新上报。审批后的请示性公文如需以部门文件形式印发，则参照本项流程，由拟办部门制作发出。4、 对其它来文（除例行公文、拟发文件和请示性公文外）的处理流程：行政人事部或各部门文员收到公文后，应及时填写《文件审批（传阅）笺》 ，送本部门负责人阅处，再由文员根据阅处意见分送。（二） 公文处理流程图表1、 例行公文的处理流程：（1） 例行公文报送流程表：填写部门 例行公文 报送时间及接收部门 备 注各部门 月度工作报告 每月第 1 个工作日内送行政人事部（2） 例行公文分流表：例行公文 分流处理 部门 处理方式 时 间 备 注月度工作报告 除 2、4、10 月外每月第 4 个工作日内季度工作报告行政人事部行政人事部保存，复印件送相关公司领导 4 月和 10 月 11 日内员工情况月报表 行政人事 部 原件行政人事部保存，复 印件送相关公司领导 每月第 4 个工作日内财务报表 队建设 财务部 原件财务部保存，复印件 送相关公司领导 每季度首月 17 日内注：半年和年度工作报告的上交时间临时通知。2、 拟发公司文件处理流程：
3、请示性公文处理流程：拟稿部门负责人审核后的拟文稿，附《发文稿纸》如需部门会签，则先会签经拟办部门负责人签名的请示，附《公文审批表》如需部门审核，则先会审行政人事部经理核稿相关领导相关副总会签总经理 总经理会签董事长董事长行政人事部文员保存正本行政人事部印发（三） 其它来文（除例行公文、拟发文件和请示性公文外）处理流程：其它来文行政人事部文员或各部门文员填写《文件审批（传阅）笺》部门负责人阅处文员根据阅处意见分送第十八条 罚则（一） 对不按规定程序传递公文，或超出规定时限传递公文，又不能作出合理解释者，罚款 50 元—100 元。（二） 对处理公文不注意保密，致使公司秘密泄露或透露者，罚款 100 元—500 元，并作相应的行政处分。（三） 对违反本制度其它规定，而使公司管理工作受到影响者，罚款 100 元—200 元。第十九条 本制度由行政人事部负责解释和修改。第二十条 本制度自 2006 年 7 月 1 日起执行。拟办部门